Počas svojej kariéry na voľnej nohe zistíte, že budete žonglovať s niekoľkými úlohami. Áno, zarobíte viac, ak budete viac pracovať. A hoci by to bolo skvelé, keby ste splnili svoje ciele v oblasti príjmu, príliš veľa zodpovednosti prinesie zanedbateľné výsledky. Skončíte len vyčerpaní.
Ak chcete uvoľniť svoj nabitý program, poďme preskúmať, ktoré úlohy môžete presunúť na automatizačné nástroje. Týmto spôsobom budete mať viac času a energie sústrediť sa na kritické oblasti vášho podnikania na voľnej nohe.
1. Správa e-mailov
Ako väčšina pracujúcich dospelých pravdepodobne pravidelne dostávate stovky e-mailov. Čítanie správ a odpovedanie na ne si nevyžaduje intenzívne sústredenie, no zaberie kus vášho pracovného dňa. An Správa spoločnosti Adobe dokonca uvádza, že ľudia strávia viac ako päť hodín denne kontrolovaním e-mailov.
Navyše nemôžete úplne prestať odpovedať na e-maily. Rôzne strany, od medzinárodných klientov na voľnej nohe až po federálne agentúry, vás budú kontaktovať prostredníctvom e-mailu. V niektorých prípadoch možno budete musieť reagovať rýchlo.
Namiesto bezohľadného ignorovania e-mailov zvážte investíciu robustné nástroje na správu e-mailov. Nájdite platformu, ktorá vyhovuje vašim potrebám. Budú sa špecializovať buď na organizáciu vašej doručenej pošty, alebo na zefektívnenie hromadného doručovania e-mailov. Napríklad Help Scout odvádza skvelú prácu pri odosielaní celofiremných oznámení, zatiaľ čo SaneBox presne triedi prichádzajúce správy.
2. Plánovanie príspevkov na sociálnych sieťach
Uverejňovanie príspevkov na sociálnych sieťach je rozhodujúce pre úspech digitálneho marketingu. Pravidelná komunikácia s klientmi a kolegami na diaľku vám pomôže vybudovať si solídnu online prítomnosť ako nezávislého pracovníka.
Rovnako ako správa e-mailov, uverejňovanie príspevkov na sociálnych sieťach nie je kognitívne náročné. Môžete nahrávať plánovaný obsah, odpovedať na komentáre a čítať priame správy bez vynaloženia prílišného úsilia.
Väčšina ľudí klasifikuje uverejňovanie príspevkov na sociálnych sieťach ako plytkú prácu. Stále to však trvá veľa času, najmä ak sa vaša sledovanosť rozrastá. Zistíte, že trávite hodiny len kontrolou doručenej pošty.
Ak chcete skrátiť čas, ktorý strávite správou účtov na sociálnych sieťach, zvážte automatizáciu rôznych funkcií. Vyskúšajte rôzne nástroje, ktoré môžu vyhovovať vašim potrebám. Napríklad, aplikácie kalendára obsahu umožňujú vám naplánovať príspevky vopred, zatiaľ čo analytické nástroje kvantifikujú váš celkový výkon na sociálnych médiách.
3. Registrácia klienta
Nástup klienta udáva tón každému projektu na voľnej nohe. Vy a váš klient si v tejto fáze naplánujete termíny, prehodnotíte očakávania, pridelíte úlohy a zdôrazníte ciele. Unáhlený proces vytvára nejasné, nerealizovateľné ciele. Prípadne nadmerná analýza triviálnych detailov a opakované odpovedanie na rovnaké otázky bráni produktivite.
Najúčinnejším a časovo úsporným prístupom je automatizácia niekoľkých oblastí procesu registrácie klienta. Povedzme, že svojim novým klientom kladiete podobné otázky. Namiesto toho, aby ste ich prešli na každom stretnutí, môžete vytvoriť dotazník alebo nahrať krátke vysvetľujúce video. Len sa uistite, že potom úplne rozumiete potrebám svojho klienta.
4. Hľadanie klientov
Mnoho freelancerov nerado hľadá nových klientov. Medzi kontaktovaním potenciálnych zákazníkov a účasťou na úvodných konzultáciách ľahko strávite desiatky hodín týždenne hľadaním. Najhoršie je, že ani neprevediete všetkých svojich potenciálnych zákazníkov. Väčšina času, ktorý strávite lovom a telefonovaním, bude klasifikovaná ako neplatená práca, ktorá mrhá vaším časom a peniazmi.
Pre efektívnejší prístup použite automatizačné nástroje. Odporúčame vám vyskúšať rôzne programy podľa toho, ktoré úlohy vyhľadávania chcete automatizovať. Povedzme, že ste spisovateľ. Nástroje na vyhľadávanie e-mailov dokážu sledovať redaktorov a správcov rôznych webových stránok, ktorí spolupracujú s autormi obsahu a hosťujúcimi blogermi.
5. Rezervácia termínu
Mnoho nezávislých pracovníkov trávi toľko času plánovaním stretnutí ako ich účasťou. V závislosti od rozdielu medzi vami a časovými pásmami vášho klienta môžete posielať správy tam a späť niekoľko dní.
Vďaka tomu odoslanie e-mailov vyžaduje iba niekoľko kliknutí. Vyčleniť viac ako hodinu alebo dve na plánovanie stretnutí je nerozumné a neproduktívne.
Ak chcete proces zefektívniť, použite aplikáciu na rezerváciu stretnutí. Platformy ako Kalendár Google a Calendly umožňujú používateľom rýchlo plánovať stretnutia a vybrať si preferované dátumy v prispôsobených kalendároch, ktoré môžu hostitelia upraviť. Jednoducho pošlite účastníkom svoj pozývací odkaz a počkajte na ich odpoveď.
6. Riadenie pracovného toku
Freelanceri často podceňujú čas potrebný na dokončenie projektu. Povedzme, že ste autorom obsahu. Aj keď dokážete napísať 500 až 600 slov za hodinu, je nepravdepodobné, že by ste dokončili 5 000 slov za 10-hodinovú zmenu. Koniec koncov, budete musieť vykonať prieskum tém a upraviť návrhy.
Pracovné projekty vždy prichádzajú s drobnými úlohami riadenia. Hoci väčšina môže trvať len niekoľko minút, mali by ste ich obísť a prispôsobiť tomu svoj rozvrh.
Hĺbkové riadenie pracovného toku zaberá veľa času. Namiesto toho ho zautomatizujte pomocou nástroja na riadenie projektov. Populárne aplikácie ako Asana alebo Trello môžu pomôcť s takmer každým aspektom procesu, od stanovenia realizovateľných termínov až po finalizáciu detailov projektu. Týmto spôsobom budete mať viac času a energie sústrediť sa na svoje hlavné povinnosti.
7. Návrh zmluvy
Ako nezávislý pracovník od vás klienti očakávajú, že im poskytnete projektové zmluvy. Pravdepodobne budete musieť načrtnúť svoje sadzby, záruky, zodpovednosti a ciele, ako aj všetky ustanovenia týkajúce sa objednávky klienta.
Spísanie zmluvy od nuly zvyčajne trvá niekoľko hodín. Šablóny si môžete stiahnuť online, no aj tak by ste si mali vyhradiť hodinu alebo dve na úpravu. Koniec koncov, všeobecné dohody ohrozia iba vaše podnikanie na voľnej nohe.
Namiesto kopírovania a prilepovania náhodných návrhov zmlúv ušetríte viac času presunom procesu do automatizačného nástroja. Je ich viacero aplikácie, ktoré vytvárajú prispôsobené návrhy zmlúv. Môžu vytvárať vizuálne príťažlivé zmluvy, ktoré vysvetľujú rozsah, obmedzenia a právne požiadavky vašich projektov na voľnej nohe v priebehu niekoľkých minút.
8. Základné sledovanie financií
S rastom vášho podnikania na voľnej nohe bude sledovanie vašich financií náročnejšie. Budete musieť zaznamenať všetky platby od každého klienta. V závislosti od objemu vašej objednávky môže aj jednoduchá správa financií trvať niekoľko hodín.
Mnoho odborníkov si najme účtovníkov, aby spravovali svoje financie. Aj keď môžete spolupracovať aj s odborníkom na financie, najprv zvážte použitie automatizačných nástrojov. Dokonca nebudete musieť nič platiť. Rýchle vyhľadávanie Google ich odhalí hneď niekoľko jednoduché, bezplatné osobné financie šablóny tabuliek Excel môžete prispôsobiť.
Staňte sa produktívnejším nezávislým pracovníkom vďaka automatizácii úloh
Automatizácia úloh posunie vašu kariéru na voľnej nohe na ďalšiu úroveň. Necíťte sa však nútení spustiť plne funkčný, efektívny automatizovaný systém hneď od začiatku. Automatizácia pracovného toku si vyžaduje čas. Najprv sa zbavte malých, únavných úloh a potom sa postupne prepracujte k automatizácii kritickejších administratívnych povinností.
Tiež nekupujte prémiové automatizačné nástroje náhodne. Na trhu existuje niekoľko bezplatných softvérových programov a mobilných aplikácií. So správnou stratégiou ich už môžete použiť na automatizáciu niekoľkých každodenných funkcií vášho podnikania na voľnej nohe.
