Sledujte e-maily, telefónne hovory a úlohy pomocou programu Outlook Journal

Reklama

Jednou z najbežnejších sťažností od ľudí s veľmi zaneprázdnenými zamestnaniami je, že sa nezdá byť dosť času na všetko. Jediným spôsobom, ako si urobiť čas, je nejakým spôsobom zmestiť viac úloh do menšieho priestoru.

Znie to nemožne, ale nie je to tak. Mnoho času sa riadi zaznamenávaním času a monitorovaním toho, ako využívate čas, pochopíte, ako by ste mohli strácať čas. Tu na stránke MakeUseOf sme sa zaoberali množstvom nástrojov a tipov, ktoré môžete použiť na sledovanie svojho času počas celého dňa. Môže to zahŕňať inštaláciu softvér ako Klok Zachyťte chýbajúci čas vo vašom pracovnom pláne pomocou sledovania času KlokPočas posledných niekoľkých mesiacov som objavil veľmi zvláštny jav, ktorý sa vplížil do môjho pracovného plánu. Zdá sa, že strácam čas. Ako strácate čas? Je to jednoduchšie, ako si myslíte. Dostanete ... Čítaj viac doslova „hodiny“ každú sekundu dňa, alebo to môže zahŕňať použitie niečoho, ako je pokročilejšie Nástroj Chrometa Efektívne sledujte svoj počítačový čas (a vyúčtujte za to!) Pomocou prehliadača Chrometa Čítaj viac ktorý Dave zakryl.

Ak však pracujete v typickej kancelárii, je pravdepodobné, že máte v počítači nainštalovaný balík Microsoft Office. Pravdepodobnosť je, že softvér balíka Office, ktorý máte, obsahuje program Microsoft Outlook. A ak je tomu tak, verte tomu alebo nie, už máte veľmi dobrú aplikáciu na sledovanie času zabudovanú priamo do sady nástrojov programu Microsoft Outlook.

Keďže program Outlook je na väčšine pracovných počítačov na celom svete približne taký istý ako program Word a Excel, chcel by som sa s vami podeliť o niekoľko tipov, ako môžete používať skutočne skvelý nástroj denníka v aplikácii Microsoft Outlook na sledovanie vášho dňa - vrátane každej úlohy, každého e-mailu, každého telefonátu a všetkého, čo robíte v priebehu deň. Jedná sa o systém na správu času na jedno kliknutie, ktorý takmer bije takmer všetko, čo si môžete zadarmo stiahnuť.

Používanie denníka aplikácie Outlook na prihlásenie sa do denníka

Je úžasné, že veľa ľudí používa program Outlook a nikdy si neuvedomuje, že tento malý nástroj je k dispozícii. Ľudia sú tak zvyknutí používať kalendár, zoznam úloh a e-mailového klienta, že sa ani neobťažujú pozerať nadol v pravom dolnom rohu ľavého navigačného panela. K dispozícii je malá zelená ikona prenosného počítača - to je aplikácia Denník.

Keď otvoríte túto malú aplikáciu, uvedomíte si dosť rýchlo, že to nie je také malé. Ak necháte denník otvorený v jednom rohu obrazovky, môžete ho celý deň používať na sledovanie všetkých svojich aktivít kliknutím na jedno tlačidlo - zápis do denníka.

Keď spustíte nový zápis do denníka, stačí mu dať meno (predmet), zvoliť typ záznamu, ako je telefonát, e-mail alebo úloha, na ktorej pracujete, a potom kliknite na tlačidlo „Čas začiatku“. To je všetko. Len choď do práce. Môžete zadať popis práce, aby ste neskôr pri prezeraní denníka mali podrobný záznam o tom, čo ste urobili v ten deň, ale skutočnou hodnotou tohto nástroja je schopnosť viesť denný záznam o vašich činnostiach s minimálnym úsilím all. Stačí otvoriť a kliknúť.

Z vnútornej strany denníka môžete tiež rýchlo spustiť ktorúkoľvek inú aplikáciu Outlook, napríklad e-mailovú správu, schôdzku, novú úlohu a ďalšie. Inými slovami, vďaka tomu je nástroj Denník tým najlepším centrom riadenia projektov pre každý z projektov, na ktorých by ste vo svojej práci mohli pracovať. Aký lepší spôsob, ako sledovať celkové hodiny, ktoré ste strávili v každom projekte, plus, schopnosť prepojiť všetky vaše aktivity, ako sú úlohy, e-mailové správy a ďalšie, priamo s projektom nahrávať?

Ak chcete zistiť, koľko času ste projektu venovali alebo či váš projekt spadá do predpokladaného rozsahu časovú os pridelenú šéfom, stačí kliknúť na ikonu „Časová os“ a zobrazia sa záznamy žurnálov rozložené v kalendári časová os.

Môžete sa tiež zamerať na časovú os a zobraziť ju podľa hodiny, nielen podľa dňa.

Najlepšie zo všetkého je, že ak sa váš šéf stále pýta, na čom ste pracovali, stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na denník projektu a vybrať možnosť „Zdieľať“. Len zdieľajte denník so svojím šéfom a on alebo ona môže rýchlo sledovať váš pokrok a koľko čas, ktorý sa venujete projektu, bez toho, aby ste vás neustále trápili o tom, čo pracujete ďalej. Dobrý vzťah boss-pracovník sa skutočne scvrkáva na otvorenosť a komunikáciu, takže ponúknutie takejto spolupráce a zviditeľnenie so svojím šéfom by ľahko získalo niektoré veľmi veľké body.

Svoje príspevky samozrejme nemusíte prezerať na dlhej časovej osi. Ak chcete rýchly prehľad o všetkom, na čom ste v poslednej dobe pracovali, môžete jednoducho prepnúť do zobrazenia Zoznam záznamov a zoradiť podľa dátumu.

Akonáhle bude váš zoznam účtovných zápisov obscénne dlhý, nebojte sa - stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na časovú os alebo zoznam záznamov a zvoľte „Choď na dátum ...“ To vám umožní zobraziť všetky záznamy, ktoré ste urobili v určitom deň.

Takže nabudúce váš kolega povie: „Hej, pamätáš si ten projekt, na ktorom sme pracovali minulý február?“ - môžeš stačí otočiť a otvoriť svoju super praktickú aplikáciu Denník, prejsť na tento dátum a z toho si vybaviť všetky svoje poznámky a aktivity Čas. Všetkým sa zbavíte svojej schopnosti zapamätať si všetko, čo ste kedy urobili, a každý projekt, ktorý ste dosiahli.

Toto je teoreticky aplikácia Journal. To, ako ju ľudia skutočne zavádzajú do praxe, je úplne iný príbeh. A ako to uvediete do praxe, je úplne na vás, ale uvedomte si, že tento nástroj existuje, ak by ste ho niekedy potrebovali.

Už ste niekedy využili nástroj Outlook Journal v programe Outlook? Ako to uľahčilo vašu prácu? Podeľte sa o svoje skúsenosti s ním v sekcii komentárov nižšie!

Obrázok Kredit: Kožený zápisník Via Shutterstock