Ako používať Evernote na správu vašich stretnutí

Reklama

Vedeli ste, že najnovšie nástroje, ktoré poskytuje spoločnosť Evernote, z nej robia veľmi užitočnú aplikáciu na správu stretnutí?

Organizácia a riadenie stretnutí Online Sprievodca stretnutím: Softvér a stratégiaModerné videokonferenčné služby sa ľahko používajú a sú dostupné takmer každému s počítačom alebo smartfónom. Schopnosť spojiť sa a stretnúť sa s ľuďmi online znamená, že už nie sme obmedzení geografickou polohou. Čítaj viac je únavná, ale dôležitá súčasť realizácie vecí, a ja som si neuvedomil, aké užitočné by mohlo byť Evernote užitočné na vytváranie programov schôdzí a vytváranie zápisníc až donedávna. najnovšie funkcie 8 Evernote Vylepšenia, o ktorých by ste mali vedieťZdá sa, že Evernote dostáva ďalšie vylepšenia ako každý druhý mesiac. Niektoré z nich sú vydávané potichu, zatiaľ čo iné sú vysoko očakávané ťažkými používateľmi Evernote. Odkedy som písal svoj posledný článok o novom dizajne Evernote a ... Čítaj viac Vďaka pridávaniu zoznamov úloh, vytváraniu tabuliek, zdieľaniu poznámok a poznámkových blokov a priloženiu dokumentov je Evernote ideálnym nástrojom na správu stretnutí.

Ak ste novým v spoločnosti Evernote, stiahnite si našu bezplatnú verziu neoficiálna príručka Evernote Ako používať Evernote: Neoficiálny manuálNaučiť sa, ako používať Evernote samostatne, trvá dlho. Z tohto dôvodu sme zostavili túto príručku, aby sme vám ukázali, ako naplno využiť najdôležitejšie funkcie Evernote. Čítaj viac vstať a bežať v žiadnom momente.

Vytvorte šablónu

Všetky tímy, výbory a organizácie majú jedinečné potreby a účely, ale pokiaľ ide o vytvorenie programu schôdzky, existujú niektoré štandardné položky, ktoré pravdepodobne zahrniete pre každé stretnutie. Pred ďalšou schôdzou si vytvorte šablónu poznámky, ktorá sa použije pre program a zápisnice z vašej schôdze.

Radšej používam funkciu tabuliek Evernote pre agendu a minúty, pretože pri pridávaní obsahu sa automaticky zmení veľkosť. Stĺpce a riadky sa nedajú pridať ani odstrániť, ale keďže tabuľku používam ako šablónu, nejde o problém. Pridanie mien pravidelných účastníkov uľahčuje overenie, kto sa zúčastnil na schôdzi.

Dátum a čas stretnutia uchovávam v titulnej časti poznámky, aby som uľahčil sebe a ostatným členom tímu identifikáciu týchto informácií. Ďalším atraktívnym prvkom formátovania programu je položka ponuky Evernote pre špeciálne horizontálne pravidlá (Formát> Vložiť horizontálne pravidlo).

Duplikujte svoju agendu a vyskúšajte ju pri najbližšej schôdzi, aby ste zistili, čo je potrebné revidovať. Ak ste s výsledkami spokojní, môžete duplikovať šablónu pre budúce stretnutia a všetky svoje poznámky o schôdzke si samozrejme môžete ponechať v určenom poznámkovom bloku. Môžete tiež exportovať (Súbor> Exportovať poznámku) so šablónou do priečinka s dokumentmi alebo do účtu Dropbox a podľa potreby znova naimportujte kópiu.

Odkaz na ďalšie poznámky

Pri príprave programu schôdzky môžete alebo nemusíte vedieť, že k položkám v poznámke k schôdzke sa môžu pridať externé odkazy a odkazy na poznámky. Ak chcete pridať externý odkaz, vyberte položku v poznámke a kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte položku Odkaz> Pridať odkaz… a vložte externú adresu URL.

Ak chcete v Evernote prepojiť na inú poznámku, kliknite pravým tlačidlom myši na poznámku v zobrazení úryvkov, kariet alebo zoznamu a vyberte Kopírovať odkaz na odkaz. Vložte odkaz rovnako ako akýkoľvek externý odkaz, ktorý chcete prepojiť s poznámkou. Je to veľmi užitočné na pridanie výsledkov minulých stretnutí do vášho aktuálneho programu alebo na prerokovanie položiek ponuky, pre ktoré máte v Evernote ďalšie materiály.

Zdieľanie a spolupráca

Aj keď existuje niekoľko dobrých aplikácie agendy a zápisnice dostupné pre iPad MinuteTaker a stretnutia vám pomáhajú vytvárať profesionálne správy o minútach iPaduV mojom bezplatnom online sprievodcovi stretnutím MakeUseOf, kde som uviedol niekoľko tipov na plánovanie a organizovanie stretnutí na webe, som sa zmienil aj o aplikácii na niekoľko minút. Aj keď veľmi málo z nás ... Čítaj viac , Dávam prednosť používaniu Evernote z dôvodu jeho funkcií zdieľania a spolupráce. Tieto uľahčujú zdieľanie programov a stretnutí online alebo e-mailom s vaším tímom a ostatnými účastníkmi stretnutia.

Ďalšou výhodou tohto typu zdieľania je, že odkazy na vaše poznámky k schôdzkam budú vždy obsahovať zmeny a aktualizácie poznámok a že rozloženie poznámok Evernote je na webovej stránke profesionálne.

Ak používate prémiový účet Evernote, môžete zdieľať poznámky s ostatnými používateľmi Evernote, najmä na účely spolupráce. Zdieľané poznámky je možné nastaviť na prístup len na čítanie alebo na čítanie a úpravu. Spoločnosť Evernote sleduje, kto modifikoval poznámky, a ak dôjde ku konfliktom systému, spoločnosť Evernote automaticky vytvorí duplikát vašej konfliktnej poznámky, aby sa problém mohol vyriešiť.

pripomenutie

Ďalšou užitočnou funkciou v Evernote je schopnosť nastavovať pripomenutia. Osobne prikladám k programu schôdzky pripomenutie, ktoré mi pripomína, aby som pár dní pred schôdzou zaslal zápisnicu účastníkom. Pripomienky Evernote sa zobrazia na všetkých vašich zariadeniach, ktoré majú nainštalovanú aplikáciu Evernote.

Počas stretnutia

Aj keď je program Evernote samozrejme užitočný na zaznamenávanie zápisov, veľa verzií obsahuje prezentačnú funkciu na zobrazenie program schôdzky a ďalšie poznámky prostredníctvom obrazovky projektora, ako aj vstavaný nástroj na zvýraznenie zvýraznenia Obsah.

Prezentačný nástroj obsahuje položku ponuky na prezentáciu poznámky na inej obrazovke, budete však musieť kliknúť alebo klepnúť na ikonu tlačidlo prezentácie na paneli nástrojov zakaždým, keď zmeníte inú poznámku, preto nezabudnite precvičiť používanie prezentácie režim pred vaše stretnutie! Prezentačná funkcia by sa tiež mohla použiť ako digitálna „tabuľa“ na brainstormingové nápady.

Nástroj na nahrávanie zvuku je vhodný aj na nahrávanie častí schôdzky, ktorú chcete skontrolovať neskôr. Možno budete potrebovať externý mikrofón, namiesto interného mikrofónu na počítači Mac alebo PC, aby ste získali kvalitný záznam miestnosti plnej ľudí.

Spoločnosť Evernote v súčasnosti neumožňuje dvom alebo viacerým ľuďom spolupracovať živo na poznámkach, ale posledná aktualizácia služby online LiveMinutes umožňuje živú spoluprácu pomocou poznámok Evernote.

Post-Meeting

Rovnako ako v prípade agendy, Evernote umožňuje pohodlne zdieľať zápisnice z vašej schôdze takmer okamžite po ukončení schôdzky. Spolupracovníci tímu môžu vykonať akékoľvek potrebné úpravy zápisníc a zápisnice sa môžu použiť na prípravu programu nasledujúcej schôdze.

Krása používania Evernote spočíva v tom, že všetky vaše minúty sú uložené v notebooku, aby ste k nim mali jednoduchý prístup. Po nahromadení množstva minútových poznámok ich môžete vybrať všetky a zlúčiť ich do jednej veľkej poznámky alebo ich exportovať na miestny disk (Súbor> Exportovať poznámky), kde ich môžete získať, ak ich potrebujete znova.

Všimnite si tiež, že ak je v notebooku vybratých viac poznámok, je možné pre túto kolekciu vytvoriť obsah. TOC je vytvorený ako nota a je to vynikajúci spôsob, ako zdieľať zoznam dokončených minút v priebehu času.

Prispôsobuje sa vašim potrebám

Efektívne používanie Evernote na pomoc pri organizovaní a organizovaní stretnutí si vyžaduje, aby ste boli oboznámení s mnohými pokročilými funkciami služby. Ak službu používajú aj vaši členovia tímu, môže to uľahčiť organizovanie, spoluprácu a zdieľanie materiálov na schôdzky, čo znamená, že pomocou niekoľkých menších aplikácií dosiahnete výsledky.

Dajte nám vedieť, ak používate Evernote na prípravu a usporiadanie stretnutí v komentároch nižšie.