Zarobte zápisnicu: Ako robiť efektívne poznámky počas stretnutia

Reklama

Je to zručnosť, ktorú málokto zdokonalil; perfektné zápisnice zo stretnutia.

Je to známy príbeh v nedokonalom svete. Pracujete na projekte zásadného významu v práci. Toto je medzirezortná záležitosť so všetkými bolestivými medzirezortnou politikou, ktorá s tým prichádza. Keďže konečný termín sa blíži k ukončeniu projektu, naplánujete stretnutie so svojimi kolegami. Po nastavení program rokovania Ľahko vytvárajte programy schôdzí pomocou očakávaní stretnutí [iPad]Aj keď sa nikto z nás nečaká na účasť na stretnutiach, našťastie existuje množstvo užitočných online a mobilných aplikácií, ako napríklad AgreeDo, ktoré uľahčujú plánovanie stretnutí. Všetky úspešné stretnutia sa začínajú ... Čítaj viac a dve hodiny únavnej diskusie skončíte dohodnutým harmonogramom a akčným plánom.

A potom nie je dodržaný dohodnutý harmonogram a dohodnutý plán činnosti sa nevykonáva. Nahnevane zavoláte svojich kolegov - „Čo sa tam sakra deje? To nie je to, na čom sme sa dohodli. “ Sú neúnavní, že robia to, čo sľúbili. Sú presvedčení, že ste ten, kto sa mýli. A bohužiaľ nie je nič proti ich verzii udalostí. Nezabral si ani minútu.

Je smutné, že je to jedna z najdôležitejších zručností potrebných pre moderné pracovisko. Umožňujú vám vytvoriť osvedčený záznam udalostí, na ktorých sa dohodli všetky strany, a ušetria vám tak bolesti hlavy. Tu je návod, ako si na schôdzke vziať efektívne zápisnice.

Nerobte si minúty

Znie to kontraintuitívne, však? Toto je článok o tom, ako si vziať efektívne zápisnice, a hovorím, že by ste ich nemali brať? Aké to je šialenstvo?

Je sakra ťažké robiť dve veci súčasne. Ak sa pokúšate sledovať konverzáciu počas niekoľkých minút, pravdepodobne urobíte zlú prácu aspoň jednej z týchto vecí. A pamätáte si, ako som povedal, že zápisnice majú byť presným znázornením udalostí? Sú to skutočne niečo, čo by ste si nemali nechať.

Keď idete na schôdzku, mali by ste priviesť niekoho, kto sa nezúčastní konverzácie, a požiadať ho, aby si urobil zápisnicu. To vám umožní zamerať sa na konverzáciu, a môžete si byť istí, že poznámky zo stretnutia Spolupracujte a upravujte poznámky k schôdzkam v reálnom čase pomocou synchronizácieKedykoľvek potrebujete pracovať s tímom online, alebo aj keď musíte spolupracovať s inými kolegami, ktorí môžu pracovať na iných vzdialených miestach, schopnosť mať niečo vizuálne na pohľad ... Čítaj viac bude mať dobrú kvalitu. Ak sa zúčastňujete na schôdzke online (napríklad pomocou služieb WebEx alebo Google Hangouts), prečo sa neprihlásite smelosť Nahrávajte zvukové súbory pomocou Audacity Čítaj viac a zaznamenať konverzáciu pre budúce použitie?

Pamätajte na 5 W

Spomeňte si na jednu z vašich hodín angličtiny na základnej škole. Pravdepodobne ste napísali príbeh a vy ste sa naučili „5 W“. Na obnovenie pamäte sú „kto“, „čo“, „kedy“, „prečo“ a „kde“.

Keď o tom premýšľate, tak to je minút. Vytvárajú rozprávanie o niečom, čo sa stalo alebo čo sa stane. A podobne ako pri zostavovaní správy alebo článku musíte doplniť podrobnosti.

Takže, kde by ste mohli mať niečo také.

Inovujte WordPress na 3.7

Mohli by ste mať niečo podobné.

Ben Smith upgraduje WordPress na 3,7 budúci týždeň kvôli bezpečnostným opravám.

Oveľa viac zmysluplné, áno?

... Ale neberte to príliš ďaleko.

Nikto sa nestará o to, že Ben Smith upgraduje WordPress 3.7 budúci týždeň iba preto, lebo tento týždeň je na dovolenke v Barbadose so svojou ženou a jeho dvoma deťmi, ale jeho miláčik Chihuahua Gee-Fee zostáva v miestnych chovateľských staniciach, kým sú preč. Prečo by si to dal do svojich poznámok?

Áno, je dôležité vziať na vedomie všetky dôležité podrobnosti. Byť explicitný je veľmi dôležité. Preto nezachádzajte príliš ďaleko tam, kde zaznamenávate údaje, z ktorých nemá úžitok nikto.

Dohodnite sa na zápisnici

Takže máte trojhodinové stretnutie. Keď to skončí, držať sa v konferenčnej miestnosti bude pravdepodobne dosť málo na zozname vecí, ktoré by ste chceli robiť. Si unavený. Máš smäd. Ľudia opúšťajú kanceláriu a chodia domov na teplé postele a americký Got Talent.

Vydávate sa von? Nie! Ak ste ručne napísali svoje minúty, choďte a pracne ich napíšte. Keď ich budete mať vo formáte, ktorý je veľmi užitočný, pošlete ich e-mailom každému účastníkovi. Požiadate ich, aby potvrdili, že prečítali zápisnicu a že s obsahom sú spokojní.

Týmto sa objasňuje úloha, ktorú musí zohrávať každá osoba, ako aj jej povinnosti, a ak má niekto nesúhlas s oficiálnym záznamom udalostí, môže ju napraviť. spoločné stretnutie 6 najlepších bezplatných nástrojov na online stretnutie, ktoré spolupracujú s vaším tímomMalé tímy na spoluprácu nepotrebujú drahé podnikové aplikácie. Tu je šesť fantastických nástrojov, pomocou ktorých môžete spravovať údaje svojho tímu, komunikáciu a ďalšie. Zadarmo. Čítaj viac vďaka tomu sa ukazuje lepšie.

Naučte sa skratku

V závislosti od toho, koho požiadate, je skratka buď skvelý spôsob, ako rýchlo zapísať veci, alebo je to forma šifrovania, ktorá je odolná aj pred zvedavými očami NSA. Aj keď sa o tom cítite, je to užitočné mať vo svojom známom arzenáli.

Aj keď je dosť zastrašujúce sa na to pozerať, skratka nie je príliš ťažká. Nahrádza bežné konštrukcie písania symbolmi a skratkami, čo vám umožňuje písať stovky slov za minútu. To musí urobiť Kim Fletcher, predseda Národnej rady pre vzdelávanie novinárov hovoriť o tom.

Ak máte skrátenú poznámku, cenovú ponuku nájdete veľmi rýchlo. Vstúpite s magnetofónom alebo digitálnym rekordérom a ak ste tam strávili hodinu s rekordérom, musíte prejsť hodinu pásky, čo trvá dosť dlho

Existuje veľa systémov na písanie skratiek, so systémami založenými na abecedách (AlphaHandatď.) medzi najrýchlejšími Predbežné výročie spoločnosti Gregg, Greggovo výročie Zarobte zápisnicu: Ako robiť efektívne poznámky počas stretnutiaJe to zručnosť, ktorú málokto zdokonalil; perfektné zápisnice zo stretnutia. Záznam udalostí vám ušetrí bolesti hlavy po riadku. Tu je návod, ako si na schôdzke vziať efektívne zápisnice. Čítaj viac a Nová éra Pitman je najrýchlejší zo zväzku. Hrajte si s niekoľkými a nájdite ten, ktorý sa vám páči! Zistil som, že táto stránka je nesmierne užitočná pri odstraňovaní rozdielov medzi každou z mnohých metodológií.

Štruktúrujte svoje poznámky

Keď robíte poznámky, vymaľujete si pracovný postup alebo chodíte do režimu Buzzfeed a vložíte ho do zoznamu? Účinnosť vašich poznámok závisí úplne od toho, ako usporiadate informácie, ktoré zaznamenávate.

Zaznamenávate kroky alebo robíte poznámky o akciách, ktoré ľudia v budúcnosti urobia? Tu môžu byť užitočné odrážky. Robíte podrobné záznamy o udalosti, ktorá sa predtým uskutočnila? Možno budete chcieť použiť štýl, ktorý je viac paragrafický.

Cítite sa bohato? Ďalšou technikou, ktorú by ste mohli považovať za užitočnú, je vizuálne zaznamenávanie poznámok. Tu môžete do textu pridať kontext pridaním farieb, grafiky a obrázkov. Pridaním ilustrácií môžete pridať ďalšie informácie bez toho, aby boli vaše poznámky príliš „ťažké“.

Nakoniec budete radi, keď viete, že existujú nástroje, vďaka ktorým je štruktúrovanie vašich poznámok hračkou. Microsoft má veľa Šablóny programu Microsoft Word za zaznamenanie zápisnice na schôdzi. Na upchatom pracovisku typu „košele a kravaty“ by nevyzerali z miesta, ale stále majú nejaké farebné postreky. Tiež som sa rozhodol používať SimpleNote Pohybovať sa po TextEdit, Simplenote je teraz k dispozícii pre MacAk chcete len otvoriť písací nástroj a začať písať bez toho, aby ste rušili zvončeky a píšťalky, Simplenote môže byť práve to, čo hľadáte. Čítaj viac pre moje minúty, vďaka svojej čistej estetike a vstavaným cloudovým zálohám.

záver

Zloženie minút je super jednoduché a je to strategické zručnosti na organizovanie účinných stretnutí Online Sprievodca stretnutím: Softvér a stratégiaModerné videokonferenčné služby sa ľahko používajú a sú dostupné takmer každému s počítačom alebo smartfónom. Schopnosť spojiť sa a stretnúť sa s ľuďmi online znamená, že už nie sme obmedzení geografickou polohou. Čítaj viac všetci by sme mali vládnuť. Máte nejaké užitočné rady na zapisovanie poznámok na schôdzach? Dajte mi vedieť v komentároch nižšie!

Obrázok Kredit: Mark Jensen John Bensondpstyles