Ako dávkovať úlohy pomocou Kalendára Google, aby ste zvýšili zameranie a produktivitu

Reklama

Multitaskingový mýtus je všadeprítomný. Bez ohľadu na to, koľko multitaskingového výskumu vidíme, stále si to hovoríme väčšina ľudia nemôžu multitasking, ale my môcť.

Znovu a znovu výskum ukazuje, že keď si myslíme, že vykonávame viac úloh, v skutočnosti nerobíme viac ako jednu vec naraz. Prepíname sa medzi aktivitami a tým javom známym ako „náklady na zmenu”Robí nás menej efektívnymi (a môže nás ohroziť).

Ale…

Existuje jeden konkrétny druh multitaskingu, ktorý by mohol byť efektívnejší. Možno nie je taká účinná ako zameranie sa na jednu úlohu. Ale ak sa jednoducho nemôžete sústrediť na jednu vec dlhšie ako pár minút, môžete mať šťastie.

(Aby som bol spravodlivý, existujú v niektorých prípadoch môže byť multitasking efektívnym spôsobom Single- vs. Multitasking: Čo je najlepšie pre produktivitu?Multitasking je bežná metóda zvyšovania produktivity. Ukázalo sa, že to nemusí byť nevyhnutne strieborná guľka pre produktivitu. Kľúčom je vedieť, kedy multitaskovať. Čítaj viac .)

Úvod do dávkovania úloh

Rôzni guru produktivity definovali dávkovanie úloh trochu odlišným spôsobom. Čo sa však týka, je toto:

„Dávkovanie úloh je prax zoskupovania podobných úloh.“

Môžete mať napríklad zoznam úloh „kódovania“, „ladenia“, „dokumentovania“ a „plánovania“. Vo svojom živote by som pravdepodobne dávkové úlohy písal, upravoval, skúmal, nadhadzoval a podobne.

Ako je to užitočné?

Dávkovanie úloh vám pomáha stať sa produktívnejšími tým, že vás povzbudzuje k tomu, aby ste sa držali podobnej skupiny úloh a znížili náklady na prepínanie, keď sa medzi nimi pohybujete. Prechod od úpravy fotografií k správe e-mailu je veľkým prepínačom a váš mozog sa môže snažiť o zmenu prevodového stupňa.

Prechod z úpravy fotografií na povedzme uverejňovanie fotografií na weboch s fotografickými fotografiami môže spôsobiť menšie náklady na zmenu. Alebo si predstavte, že prechádzate z volania potenciálnych klientov pomocou predajných ihrísk na volanie existujúcich klientov na prihlásenie. Bolo by to jednoduchšie ako prejsť od telefonátov k ihriskám a vytvárať štvrťročné správy.

A nižšie náklady na prepínanie vedú k zvýšenému zameraniu.

Spôsob zadávania úloh do šarží je len na vás - dôležité je, že sú si podobné. Ak je pre vás ťažké prepínať medzi dvoma úlohami, nepatria k rovnakej dávke. Môžete mať veľké množstvo alebo menšie množstvo, v závislosti od typu vecí, ktoré musíte urobiť.

Po zoskupení úloh môžete každej dávke venovať čas.

Naplánovanie šarží

Toto je miesto, kde je dávkovanie úloh naozaj užitočné. Keď ty označiť konkrétny časový blok Ako blokovať čas v Kalendári Google na produktívny pracovný deňBojujete s časovým manažmentom? Ukážeme vám, ako blokovať čas v Kalendári Google, aby ste zvýšili zameranie, znížili stres a zvýšili produktivitu. Čítaj viac na konkrétnu dávku, môžete prepínať medzi úlohami v rámci tejto dávky. Čo je skvelé pre tých z nás, ktorí sa veľmi radi pohybujú medzi projektmi.

Pokiaľ neprechádzate na úlohu zvonka z tejto šarže budete efektívnejší. Náklady na kognitívne prepínanie budú nižšie a dosiahnete viac.

Je to také jednoduché.

Akonáhle začnete s dávaním úloh do svojho kalendára, takže budete mať nastavený čas na ich prácu, začnete vidieť nárast produktivity. Pretože vaše náklady na prepínanie sú nižšie, budete tráviť menej času prispôsobovaním sa každej úlohe. Stanovenie času na konkrétne šarže vám pomôže znížiť rozptýlenie (ktoré má a obrovský náklady na prepínanie).

Použitie systému riadenia času, ako je Pomodoro technika Ako jednoduchý časovač Pomodoro zlepšil môj životTechnika Pomodoro je jedným z najjednoduchších hackerov na správu času. Prelomte rozptýlenie pomocou 25 minútových kúskov a časovača. Môže to byť rutinná zmena meniaca sa život, ak vám to vyhovuje. Čítaj viac alebo niečo podobné ešte viac zvýši vašu produktivitu.

Ak ste pripravení vyskúšať dávkovanie úloh, postupujte takto:

Dávkové úlohy s Kalendárom Google

Najprv musíte vytvoriť dávky úloh. Keďže každý bude mať rôzne súbory úloh a rôzne metódy dávkovania, spôsob, akým prejdete týmto procesom, je úplne na vás. Ako som už spomenul, môže byť dobré začať s tromi alebo štyrmi kategóriami. Na účely nášho príkladu použijeme „plánovanie“, „budova“, „preskúmanie“ a „podávanie správ“.

Tieto dávky spojíme s konceptom blokovanie času Blokovanie času - tajná zbraň pre lepšie zameranieHľadáte efektívnejší spôsob usporiadania pracovných dní? Vyskúšajte blokovanie času. Táto taktika riadenia času vám pomôže udržať vás na správnej ceste a zároveň udržať rozptýlenie, odkladanie a neproduktívne multitasking na uzde. Čítaj viac . Jednoducho odložte bloky času v službe Kalendár Google pre konkrétne dávky.

Tu som pridal udalosti, ktoré mi hovoria, kedy by som mal pracovať na konkrétnych dávkach:

Pridal som tiež pripomienku, aby som sa ubezpečil, že viem, kedy sa začína blok hlásenia:

Teraz dostanem pripomenutie, kedy je čas pracovať na mojich úlohách týkajúcich sa tvorby prehľadov. Počas tejto doby by som mohol použiť Pomodoro technika Najlepšie aplikácie časovača Pomodoro na zvýšenie produktivityAk po niekoľkých hodinách práce často narazíte na stenu produktivity, časovač Pomodoro vám môže pomôcť sústrediť sa. Tento výber časovačov má možnosť pre každú platformu. Čítaj viac riadiť svoj čas rôznymi úlohami. Alebo by som to mohol nechať prirodzenejšie, keď sa kedykoľvek chcem presúvať medzi úlohami. Táto časť je na vás.

Získate nápad. Teraz jednoducho vložte ďalšie dávky do svojho kalendára! Nezabudnite však, že stále potrebujete odblokovaný čas. Potrebujete niekoľko minút, aby ste mohli spravovať e-maily, doháňať hovory, chatovať s ľuďmi v kancelárii alebo len chvíľu nechať svoju myseľ odpočívať.

Jedna otázka, ktorú by ste práve teraz mohli položiť: Ako si môžem zvoliť, kedy naplánovať každú dávku? Na to neexistuje správna odpoveď. Ak máte konkrétny typ úlohy, ktorú robíte najlepšie ráno, naplánujte si to čoskoro. Ak máte radi popoludní menej kognitívne intenzívne úlohy, naplánujte ich tam. Pri zmene úloh dávate prednosť prepnutiu na niečo úplne iné? Môžete to urobiť tiež.

Viete ako a keď pracujete najlepšie Ako zostať produktívnym, či ste ranná osoba alebo nočná sovaNesnažte sa vstávať skoro alebo zostať neskoro. Namiesto toho optimalizujte systémy tak, aby ste mohli zvládnuť fázu nízkej produktivity. Tu je niekoľko inteligentných stratégií. Čítaj viac a tieto znalosti môžete vložiť do dávkového rozvrhu.

Akonáhle budete mať svoje dávky v kalendári, ste pripravení ísť! Teraz musíte len začať pracovať.

Pomocou služby Kalendár Google môžete zvýšiť svoju produktivitu

Naplánovanie dávkových úloh v Kalendári Google môže stačiť na úplnú revolúciu vašej produktivity. Ak však potrebujete trochu viac podpory, môžete použiť ďalšie úžasné funkcie služby Kalendár Google.

Napríklad môžete synchronizujte svoj zoznam úloh s Kalendárom Google Ako synchronizovať kalendár Google so zoznamom úlohPri organizovaní vášho života sú nevyhnutné dva nástroje: kalendár a zoznam úloh. Väčšina riešení pre správu úloh však tieto dve veci udržiava oddelené. Ukážeme vám, ako ich skombinovať. Čítaj viac a uvidíte svoje dôležité úlohy spolu s vašim dávkovým plánom. To vám môže pomôcť určiť priority medzi úlohami v každej dávke.

Alebo môžete použiť aktualizované zobrazenie viacerých kalendárov 5 nových funkcií Kalendára Google, ktoré musíte vyskúšať!Kalendár Google sa stal ešte fantastickejším. Google konečne aktualizoval svoj kalendár. Ukážeme vám, ako získať nový dizajn a aké nové funkcie musíte vyskúšať. Čítaj viac aby vaše dávkové plánovanie zostalo oddelené od ostatných plánovaných činností.

Môžete dokonca označte svoje záznamy v kalendári Ako vyťažiť maximum z Kalendára Google pomocou 7 a viac nových nástrojovPomocou Kalendára Google ušetríte čas a vyťažíte maximum zo svojho pracovného dňa. Tieto nové nástroje a služby Kalendára Google ponúkajú niekoľko ďalších trikov v oblasti produktivity. Čítaj viac aby ste videli, kam ide váš čas a ako môžete zlepšiť správu času.

Existuje veľa funkcií a nástrojov, vďaka ktorým môžete pomocou Kalendára Google robiť takmer všetko, čo chcete.

Dlhodobé dávkovanie dávok

Samozrejme, nikdy to nie je také jednoduché. Vždy existuje údržba. Napríklad by ste mali pravidelne vyčleniť niekoľko minút na preskúmanie vašich šarží. Ak máte pocit, že určitá úloha nepreteká s ostatnými v jej dávke, môžete vytvoriť novú dávku, aby ste znížili náklady na zmenu.

A možno zistíte, že vaše plánovanie nie je optimálne. Možno budete potrebovať viac času medzi šaržami alebo potrebujete celý deň bez plánovaných aktivít, aby ste dohnali veci.

Aj keď nájdete dokonalý systém produktivity Ako vytvoriť posledný dokonalý systém riadenia času, ktorý budete niekedy používaťProduktivita je neustále hľadanie väčšej organizácie s menšou prácou. Spôsob, ako dosiahnuť všetko, čo snívate, bez toho, aby ste prišli o spánok. Môže tento automatizovaný systém riadenia času urobiť všetko? Čítaj viac , vždy musíte vykonať nejakú údržbu, ktorú musíte vykonať. Dávkové úlohy nie sú výnimkou.

Keď však svoje úlohy úspešne spojíte a integrujete do Kalendára Google, budete mať takmer automatizovaný systém správy času. A nie je to o nič lepšie!

Skúsili ste dávkovanie úloh? Čo robíte, aby ste minimalizovali čas a úsilie potrebné na zmenu úloh? Podeľte sa o svoje rady v komentároch nižšie!

Obrázok Kredit: photographee.eu/depositphotos