Ako lepšie sledovať a spravovať svoje projekty pomocou platformy Podio

Reklama

Keď si ľudia myslia nástroje pre riadenie projektov Intellinote: Dajte svoje úlohy, súbory, správy a stretnutia online na jednom miesteIntellinote uľahčuje správu, spoluprácu a lepšiu komunikáciu so svojím tímom, kolegami a klientov s komplexnou kombináciou zdieľania súborov, organizácie a videa a textu v reálnom čase rozprávanie. Čítaj viac , zvyčajne sa vám vybaví softvér ako Microsoft Project. Teraz je, samozrejme, úžasný nástroj, ktorý môžete použiť na riadenie úloh, časových harmonogramov, výstupov a zdrojov projektu. Ale na čo slúžiš sledovanie viacerých projektov?

Či už ste zamestnancami jedného alebo desiatich, nástroj, ktorý dokáže sledovať stavy a stretnutia, posielať pripomenutia a dokonca uchovávať všetky dokumenty projektu, je tiež veľmi užitočný. Toto je kde pódiom prichádza, aby vám pomohol so správou viacerých projektov, tímom ostatných alebo jednoducho spôsobom, ako ich sledovať. Tu je niekoľko tipov a tipov, ako čo najlepšie využiť Podio na sledovanie vašich projektov a vášho tímu.

Implementujte aplikácie Podio

Podio je nástroj, ktorý používa „aplikácie“ spravovať rôzne aspekty pracovného priestoru Pódium: Jednotný informačný panel pre správu úloh vašej organizácie Čítaj viac . Aplikácie sú k dispozícii pre jednotlivé funkcie a odvetvia a zahŕňajú veci, ako sú stretnutia, nápady, klienti, nákupné objednávky, faktúry, kontakty a mnoho ďalších. Najlepším spôsobom, ako používať Podio, je získať aplikácie, ktoré potrebujete. Začnite kontrolou Podio App Market a prečítajte si balenia dostupné podľa funkcie alebo odvetvia. Tým získate dobrý štart a jednotlivé aplikácie môžete získať aj neskôr.

Napríklad, ak používate Podio pre funkcie riadenia udalostí, existuje balík obsahujúci aplikácie pre účastníkov, miesta konania, dodávateľov, rečníkov, udalosti a zoznam hostí. Ďalší príklad používa odbytový priemysel a obsahuje balík na správu potenciálnych klientov, ktorý obsahuje aplikácie na predaj, potenciálnych zákazníkov, obchodné stretnutia, komunikáciu a produkty.

Pomocou aplikácií v aplikácii Podio môžete sledovať všetky aspekty svojho projektu, či už veľké alebo malé. Všetko je možné usporiadať na hlavnej obrazovke pracovného priestoru a obsahovať polia, ktoré budete pravdepodobne potrebovať. Ľubovoľnú aplikáciu však môžete upraviť tak, aby ju prispôsobila presne tak, ako chcete. Tieto aplikácie sú chrbtovou kosťou Podia a poskytujú vám veľkú flexibilitu pri sledovaní vašich projektov a ich pohyblivých častí.

Využite výhody pripojených služieb a rozšírení

Užitočnou funkciou Podio je jeho pripojenie k iným službám. Ak máte záujem o pripojenie vášho Kalendár Microsoft Exchange pre export udalostí, GoToMeeting účet na začatie stretnutí priamo z Podio alebo z vášho Evernote Ak chcete priložiť svoje poznámky, účet Podio sa vás týka. Ak chcete sledovať svoje úlohy a držať krok s vašimi projektmi, pripojenie ďalších služieb, ktoré používate, je určite spôsob, ako ísť. Aby ste mohli úspešne využívať Podio, tieto pripojené služby vám umožňujú sťahovať položky, ktoré potrebujete, ktoré môžu existovať niekde inde, ale sú potrebné pre váš projekt.

Spolu s týmito službami môžete ľahko prepojiť Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync a Dropbox. Pripojenie je jednoduché; stačí kliknúť na Nastavenia účtu z hlavnej navigácie a potom služby. Každá služba má svoje vlastné tlačidlo pripojenia a po prihlásení uvidíte, ako sa posúvajú hore v zozname, kde sú pripravené na použitie.

Okrem pripojenia služieb môžete využívať aj výhody Rozšírenia pódia ktoré sa integrujú s mnohými vývojármi tretích strán. Integrácie s aplikáciami MailChimp, Mapy Google a Xero vám umožňujú ešte viac vylepšiť vaše skúsenosti s Podiom. Napríklad existuje rozšírenie QuickBooks, ktoré vám umožňuje importovať informácie o zákazníkoch a účtoch do platformy Podio, kde potom môžete nastaviť automatickú fakturáciu medzi systémami.

Ako Podio v porovnaní s Trello

Ak ste ešte neskúšali iné nástroje, ako napríklad Podio na sledovanie a správu projektov, dá sa ľahko porovnať s Trello Trello - Unikátny, jednoduchý a výkonný systém riadenia projektov z dobrého domovaZnamená pre vás niečo meno Joel Spolsky? Ak áno, budete si chcieť prečítať tento príspevok, pretože predstavuje najnovší a najväčší projekt Spolského. A ak nie, mali by ste vedieť, že je to ... Čítaj viac , čo je ďalší skvelý nástroj. Ak ste vyskúšali obidve tieto možnosti, pravdepodobne máte prednosť alebo ich môžete použiť oboje, ale na iné veci. Obaja ponúkajú základy na sledovanie projektov, úloh a ľudí spolu s užitočnými upozorneniami, pripomienkami a prispôsobenými možnosťami formátovania týchto nástrojov. Takže, kde sa líšia?

Workspace

Zatiaľ čo Podio aj Trello majú úhľadne organizované pracovné priestory, Trello by sa musel zaradiť do kategórie „ľahšie nastavenie“. Príprava na použitie systému Podio trvá trochu dlhšie. Po získaní aplikácií, ktoré potrebujete, môžete pomocou nich nakonfigurovať dlaždice alebo widgety pre svoj hlavný pracovný priestor a usporiadať ich tak, aby vyzerali dobre. S Trello uvidíte svoje dosky okamžite a po výbere jednej uvidíte svoje karty. Áno, je tu aj nejaký čas na nastavenie s Trellom, ale ten čas je strávený nastavenie vašich projektov a úloh radšej než nastavenie nástrojov, ktoré pre ne potrebujete ako v Podiu. Ak vám však nevadí venovať sa trochu času vytvoreniu skutočne prispôsobeného pracovného priestoru, Podio to umožňuje tam, kde to Trello nemá.

Pripojené služby

Pokiaľ ide o pripojenie kalendárov, softvér na stretnutie 6 najlepších bezplatných nástrojov na online stretnutie, ktoré spolupracujú s vaším tímomMalé tímy na spoluprácu nepotrebujú drahé podnikové aplikácie. Tu je šesť fantastických nástrojov, pomocou ktorých môžete spravovať údaje svojho tímu, komunikáciu a ďalšie. Zadarmo. Čítaj viac , správcovia súborov a zapisovatelia poznámok, Podio má jednoducho viac možností. K kartám v Trello môžete pripojiť súbory a fotografie z miest ako Disk Google, Dropbox, Box a OneDrive (nižšie). Môžete tiež pripojiť Trello k iCal a prezerať si svoje karty alebo dokonca Sunrise Calendar, ak je to vaša voľba plánovania. Celkovo má však Podio väčšiu flexibilitu s možnosťami pripojených služieb.

Mobilný prístup

Obe Podio (iOS, Android) a Trello (iOS, Android) majú k dispozícii bezplatné mobilné aplikácie, ktoré skutočne uľahčujú sledovanie projektu. Pre váš telefón alebo tablet ste ich už zakryli. Ak ste vizuálny človek, ktorý si cení dosky a karty použité v Trello, budete s ich aplikáciou veľmi spokojní. Má elegantné rozhranie a drag and drop je tiež veľmi citlivý. Podobne má Podio dobrú aplikáciu, ak chcete vidieť tabuľky s údajmi, nedávnu aktivitu svojho tímu a aktualizovať položky. V oboch prípadoch vám použitie mobilných možností umožní zostať v kontakte s vašimi projektmi, upozorneniami a tímom, keď ste na cestách.

Tipy na používanie aplikácie Podio

Podio je opäť nástroj na správu projektov, úloh a dokonca aj vášho tímu, ktorý je úplne odlišný od softvéru, ako je Microsoft Project. Poskytuje vám spôsob, ako sledovať, kontrolovať stavy, prideľovať úlohy a udržiavať svoje projekty na tomto starostlivo navrhnutom pláne. Tu je niekoľko rád, ako používať Podio, ak ste na ňom nováčikom alebo ak ste nevyužili všetky jeho vlastnosti.

• Na riadenie tímu použite Mimo kanceláriu app. Každý člen tímu si môže ľahko vybrať dovolenku, diaľku alebo konferenciu, aby opísal typ. Potom môže manažér po zadaní dátumu rýchlo schváliť alebo odmietnuť čas mimo kancelárie. Môžete tiež posielať oznámenia, ktoré poskytujú skvelé pripomenutie, ak niekto z vášho tímu bude preč.
• Vyskúšajte dostupné možnosti Webové formuláre pre vaše stránky. Podio vytvorí pre svoj web formuláre kliknutím na tlačidlo. Potom môžete formulár prispôsobiť a uverejniť odkaz na zdieľanie, ktorý dostanete, alebo vložiť kód na vloženie priamo na svoj web. Ak použijete náš príklad na riadenie udalostí z predchádzajúceho obdobia, mohli by ste ľahko vyplniť formulár pre záujemcov, aby ste mohli požiadať o svoje služby pre svoju udalosť.
• Využite jednoduché exportovať funkciu. Každá používaná aplikácia obsahuje možnosť na export údajov. Toto je veľmi užitočné pri aktualizácii vášho tímu na schôdzke o stave alebo vášho šéfa, keď chce pre váš tím aktualizovať všetky projekty. Funkciu exportu môžete vidieť, keď v aplikácii vyberiete ikonu kľúča.
• Prispôsobte aplikácie pre plnú účinnosť. Každá aplikácia je vybavená základmi, ktoré budete potrebovať. Ale každý môže byť upravené a prispôsobené aby ste v rámci každého z nich mohli použiť presné polia, zoznamy, stavy a ďalšie položky, ktoré potrebujete. Keď ste v aplikácii, kliknite na ikonu kľúča a vyberte položku Upraviť šablónu.

Pódiové plány

Ak ste v službe Podio nováčikom, existuje niekoľko rôznych plánov môžete si vybrať zo zahrnutia a voľná voľba. Ak máte tím až pre päť ľudí, môžete získať všetky funkcie základného plánu, s výnimkou správy používateľov, bezplatne. Ak máte viac ako päť používateľov; existujú plány začínajúce na 9 dolárov mesačne. Môžete mať neobmedzených používateľov s výhodami, ako sú školenia, prioritná podpora a pokročilé nastavenia, v závislosti od vášho plateného plánu.

Používate Podio alebo o tom stále uvažujete?

Ak ste súčasným používateľom služby Podio, aké užitočné tipy musíte zdieľať so čitateľmi? Ak stále uvažujete o použití Podia na sledovanie projektov, aké sú vaše rozhodujúce faktory a čo hľadáte v nástroji? Neváhajte a podeľte sa o svoje myšlienky a skúsenosti v komentároch nižšie!

Obrázok Kredit: Podnikateľ cez Shutterstock, Alphaspirit cez Shutterstock.com