Ako napísať perfektný profesionálny e-mail (podporený údajmi)

Reklama

Písanie efektívnych e-mailov sa zdá byť dosť jednoduché. Ak však chcete, aby vaše e-maily fungovali ešte lepšie, nezabudnite na nasledujúce vedecké pravidlá.

V minulosti sme boli na zozname 12 dôvodov, prečo ľudia stále ignorujú vaše e-maily 12 dôvodov, prečo ľudia STILL ignorujú vaše e-mailyČasto zápasíte s tým, aby ľudia odpovedali na vaše e-maily? Ukážeme vám, prečo ľudia môžu ignorovať vaše e-maily a ako ich prinútiť, aby si všimli a reagovali na vašu správu. Čítaj viac . Dokonca sme vám dali podrobné pokyny týkajúce sa zamestnávať ľudí, aby odpovedali na vaše správy 6 spôsobov, ako zaneprázdniť ľudí, aby odpovedali na vaše e-mailyPokiaľ ide o e-maily, existuje celkom iný súbor pravidiel, ktoré povzbudia alebo odradia osobu, aby klikla na tlačidlo „odpovedať“ a odpovedala vám. Naučte sa pravidlá úspešnosti e-mailu. Čítaj viac . Teraz je však čas podeliť sa o niektoré konkrétnejšie tipy, na ktoré je možné sa obrátiť - založené na údajoch.

Každý z týchto tipov nezlepšuje len šancu na prečítanie vašich e-mailov, ale aj pozitívnu reakciu na tieto e-maily. Je to dôležité, pretože e-mail je stále hlavnou formou komunikácie v obchodnom svete. Tým, že viete, ako vytvoriť efektívne e-maily, dávate si určitú výhodu oproti svojim kolegom.

1. Získajte podmienky pre krstné meno

Znie to jasne, ale ak skutočne chcete, aby ľudia pri prijatí e-mailu od vás venovali pozornosť, použite ich meno. A používať ho viackrát.

Výskum uverejnený v roku 2006 ukázali, že niekoľko oblastí mozgu „vykazuje väčšiu aktiváciu pre svoje meno“, čo dokazuje, že „počúvanie vlastného mena má jedinečnú aktiváciu fungovania mozgu“.

Použitie mena príjemcu v predmete e-mailu a telo e-mailu je preto psychologický trik, ktorý môže upútať pozornosť. Záver s „Dúfam, že sa čoskoro ozvem, Stan“ je oveľa efektívnejší ako iba „Dúfam, že sa čoskoro ozvem“.

2. Objavte Haló efekt

Ľudia sú ovplyvnení ľuďmi, ktorým dôverujú. Ak vám manažér odporučí, aby ste sa spojili s riaditeľom vašej spoločnosti, uveďte ho v úvodnom e-maile. Príjem studených e-mailov je strašné. Preukázanie toho, že máte podporu niekoho, komu dôverujete, je preto mimoriadne dôležité.

Je to čiastočne kvôli teórii nazývanej Haló efekt. Toto je druh potvrdenia zaujatosti. V takom prípade by zaujatosť pravdepodobne zlepšila celkový dojem režiséra vy jednoducho kvôli ich priaznivému dojmu manažéra, ktorý vás odporučil.

Nemusíte sa však držať spomínaných nadriadených. Čerpanie z názorov a nápadov odborníkov, zákazníkov, vzájomných priateľov a davov môže tiež posilniť váš e-mail, za predpokladu, že príjemca ohodnotí názory ľudí, ktorých odkazujete.

3. Buď naštvaný alebo šťastný. Ale nikdy neutrálne

Kedy bumerang, popredná aplikácia Gmail, analyzoval svoje údaje, našli niečo neuveriteľne zaujímavé. „Jedným z najdôležitejších faktorov pri určovaní miery odozvy je, aké pozitívne (slová ako veľké) alebo negatívne (slová ako zlé) sú slová v správe“.

Mierne pozitívne a negatívne e-maily dostali o 5–15% viac odpovedí ako neutrálne e-maily. Ako bolo povedané, veľmi nepriateľské e-maily 10 e-mailových tipov na riešenie angry, trollish alebo Rude EmailsJe neuveriteľne frustrujúce skontrolovať e-mailovú schránku a nájsť iba nenávistnú správu. Prečo sa ľudia vo svete správajú takto? S tým by ste sa mali naučiť, ako sa brániť, zatiaľ čo ... Čítaj viac dostal takmer žiadnu odpoveď. Ani príliš lichotivé e-maily tiež neboli lepšie. Inými slovami, prekonajte svoje pocity, ale nepreháňajte sa.

4. Drž to krátke (Ale ako krátke?)

Ja viem, ja viem. Výnimky z toho budú. Jeden z moje obľúbené mozgové stránky Prečítajte si inteligentnejší obsah v roku 2016 na týchto 35 stránkachVšetci by sme mali čítať týchto 35 stránok častejšie. Ak ste unavení z nemého obsahu, môžete si tento nadchádzajúci rok s týmto super zoznamom trochu premyslieť. Čítaj viac , Výber mozgu posiela neuveriteľne dlhé e-maily, ktoré sa tešia prečítaniu. Celkovo však tieto údaje naznačujú, že by ste sa mali vyhnúť zdĺhavým e-mailom.

V skutočnosti, spolu s informáciami o typoch slov, ktoré by ste mali používať vo svojich správach, Boomerang tiež našiel „ideálnu“ dĺžku e-mailu. Na základe svojej analýzy 40 miliónov e-mailov zistili, že tie, ktoré neobsahujú viac ako 50–175 slov, mali najväčšiu šancu na odpoveď (49–50%). Toto potvrdzujú aj zistenia a Štúdia MIT za rok 2010.

Toto je šalvia, ale nie vždy to je praktické. Poučenie je však, aby vaše e-maily boli stručné. Jedným zo spôsobov, ako to dosiahnuť, je prihlásiť sa na odber Päť viet filozofie a nikdy neposielajte e-maily s dĺžkou viac ako päť viet. Ako investor a autor Guy Kawasaki povedal Entrepreneur.com„Menej ako päť viet je často náhlych a hrubých, viac ako päť viet stráca čas.“

5. Použite slovo „Pretože“

Ak máte odvahu požiadať niekoho, aby pre vás niečo urobil, aspoň mu to povedzte prečo. Toto sme vedeli už od 70. rokov, keď bol profesor psychológie na Harvardskej univerzite, Ellen Langer uverejnila štúdiu zdôrazňujúc dôležitosť slova „pretože“.

Príliš často dostávame e-maily, ktoré len požadujú niečo („Môžete mi poslať túto správu do 14:00?“) Bez vysvetlenia prečo. Ale zavedením slova „pretože“ do našej žiadosti („Môžete mi poslať túto správu do 14:00, pretože je potrebné ju upraviť do 17:00), sa zvyšuje pravdepodobnosť dodržiavania predpisov.

Podľa tejto štúdie by to mohlo byť preto, že „ľudia pokračujú v„ automatickom “správaní... ako forma heuristického alebo skráteného. A počúvanie slova „pretože“, za ktorým nasleduje dôvod (bez ohľadu na to, aký je dôvod obviňovať), nás vedie k dodržiavaniu. “

6. Neponúkajte viac ako 3 možnosti

Voľba paradoxu je miesto, kde máme také množstvo možností, že sme ochrnutí. Ak sa chcete uistiť, že vaše e-mailové správy nevedú k výberu paradoxu, skúste neponúkať viac ako tri možnosti.

Ľudská myseľ miluje kúzlo troch. Preto dávame na olympiáde tri medaily. Analyzujeme veci z hľadiska optimistických, realistických a pesimistických (alebo vysokých, stredných a nízkych). A to je dôvod, prečo sa na hospodárskych trhoch často dospelo len s tromi hlavnými konkurentmi.

Pokiaľ ide o rozhodovanie, radi sa spoliehame na tri dôvody alebo tri možnosti. Toto sa ukázalo prostredníctvom prieskumu s názvom Keď tri kúzla, ale štyri budíky, ktorú vedú dvaja vedci v oblasti správania. Ak organizujete schôdzku alebo hovor, vzťahuje sa na e-mail, skúste zadať iba tri možnosti dátumu a času. Prípadne môžete použiť nástroj na plánovanie schôdzok, ako je napríklad čmáranice, ktoré máme preskúmaná 5 Nástroje na správu a plánovanie kalendára na rokMajte prehľad o všetkom, čo je v pláne. Tu je päť bezplatných nástrojov, ktoré môžu byť obzvlášť užitočné pri udržiavaní poriadku kalendára. Čítaj viac v minulosti.

7. Píšte na úrovni tretieho stupňa

Úroveň vašich e-mailov na úrovni čítania môže mať obrovský vplyv na mieru odpovedí. Podľa Boomerang, e-maily napísané na úrovni čítania na vysokej škole mali mieru odpovedí iba 39%. Najefektívnejším stupňom čítania bol tretí stupeň, ktorý dosiahol 53% mieru odozvy.

Úroveň čítania je zistená hlavne pri pohľade na „počet slabík vo vašich slovách a počet slová vo vašich vetách. “ Ak chcete zlepšiť mieru odozvy, ponechajte si svoje vety aj slová krátky. Ak chcete skontrolovať stupeň čítania svojich vlastných e-mailov, skopírujte ich a vložte do nástrojov, ako sú napr Čitateľnosť-Scorealebo Hemingway Editor.

8. Korektúry textu

V prípade dlhších e-mailov je to samozrejmé, ale v prípade kratších e-mailov je korektúra často prehliadaná. To je zlý nápad.

V Štúdia 2001Larry Beason ukázal, že chyby v písaní (vrátane pravopisných a gramatických chýb, ako aj logických chýb) majú niekoľko negatívnych účinkov na vnímanie spisovateľa.

Keď si čitateľ všimne chybu, automaticky vytvorí predpoklady o autorovi. V tejto štúdii najbežnejšie predpoklady boli, že autor bol chybný mysliteľ, nie podrobný človek, chudobný komunikátor a / alebo zle vzdelaný.

To sú niektoré veľmi škodlivé atribúty, ktorým môžete zabrániť, aby ste ich jednoducho videli korektúra Grammarly Lite - rozšírenie prehliadača pre všetky vaše potreby korektúry [Chrome, Firefox, Safari]Ako v súčasnosti korigujete, čo píšete na počítači? Zadajte ho do Google? Vložte ho do aplikácie Word? Alebo používate korektúrnu webovú stránku, do ktorej vložíte svoj text? Som určite ... Čítaj viac každý z vašich e-mailov.

9. Zobraziť čísla ako číslice

Ak čísla, ako sú štatistiky, údaje, dátumy, čas atď. sú dôležité vo vašej správe, namiesto písania ich zobrazujte skôr ako číslice (12 namiesto 12).

Štúdie zamerané na sledovanie očí ukázali, že oči čitateľa všeobecne skenujú text, zatiaľ čo „číslice často zastavujú putovanie oka“. Je to preto, že „čísla predstavujú fakty“. Čísla sú tvrdé údaje, ktoré myseľ dokáže rýchlo vybrať. Čitateľova myseľ predpokladá, že tieto čísla sú dôležitou súčasťou správy.

Pri tvorbe vlastných e-mailov je potrebné pamätať na to. Ak sú čísla dôležitou súčasťou vašej správy, zobrazte ich ako číslice, aby čitateľ mohol filtrovať dôležité informácie od nepodstatných.

Vytvorenie e-mailu pre vás

Vo väčšine pracovných miest sú e-maily zásadnou súčasťou komunikácie s našimi kolegami. Či už posielate 10 alebo 100 e-mailov za deň, vedieť, ako vytvoriť efektívne správy, je zručnosť, ktorú sa musíte naučiť.

Ako vidíte zhora, nie je to ťažké. Malé zmeny, ako napríklad vylepšenie e-mailov, korektúry alebo zmena emócie vášho písania, môžu mať veľký vplyv. A s bezplatné nástroje na vylepšenie e-mailu 5 nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť písať lepšie e-mailyKaždý sa stále snaží vyriešiť problém s e-mailom. Hovorme teda aj o najzákladnejších zvykoch všetkých - o umení písania lepších e-mailov. S pomocou niekoľkých skvelých nástrojov. Čítaj viac nie je ospravedlnenie.

Tieto šance môžu nielen zvýšiť pravdepodobnosť, že si vaše e-maily všimnú a budú na ne reagovať, ale tiež pomôžu kultivovať vylepšený profesionálny imidž seba samých.

Aké zmeny ste urobili v spôsobe písania e-mailov, ktoré zlepšili ich účinnosť? Radi by sme počuli!

Kredity obrázkov: objatie autor: Hernán Piñera (Flickr), Otáznik autor: Marco Bellucci (Flickr), Príklad korektúry Volkspider (Flickr), e-mail autor: Dennis Sklay (Flickr)