Reklama
Možno ste na vedúcej pozícii nováčikom alebo jednoducho zápasíte s prácou delegácie. Ako vodca je potrebné delegovať úlohy na iných, ale môže to byť náročné. Ak ste nedávno získal svoj vlastný tím Aký je rozdiel medzi šéfom a vodcom? Čítaj viac alebo potrebujete len trochu pomôcť s delegáciou, tu je niekoľko užitočných rád.
Najlepším spôsobom, ako opísať, ako delegovať, je päť W: Kto, čo, kedy, kde a prečo. Aby sme nakreslili jasný obraz, začneme s tým, prečo.
Prečo je delegácia potrebná?
Delegácia má veľa výhod pre vás ako vedúceho, ako aj pre vašu organizáciu a váš tím. Mnoho osôb má však problémy s delegovaním úloh.
Niektorí by si mohli myslieť, že je ľahšie vykonávať úlohy samy, než ich delegovať. Iní môžu cítiť zmysel len riešením úloh. Ešte viac by mohlo byť neskúsených pri delegovaní.
Harvard Business Review online uvádza:
Delegácia využíva výhody manažérov, priame správy a organizácie. Napriek tomu zostáva jednou z najviac nevyužitých a nedostatočne rozvinutých riadiacich schopností.
A ďalej, štúdia časového manažmentu uvedený Harvard Business Review dospel k záveru, že:
332 opýtaných spoločností sa obávalo delegovacích schopností svojich zamestnancov. Zároveň iba 28 percent z týchto spoločností ponúklo školenie na túto tému.
Výhody pre vás ako vodcu
- Svoju pozornosť môžete nasmerovať na ďalšie položky.
- Môžete si naplánovať svoj čas efektívne.
- Počas pracovného dňa môžete dosiahnuť viac.
Výhody pre členov vášho tímu
- Môžu sa učiť nové alebo rozširovať súčasné zručnosti.
- Cítia sa súčasťou dôveryhodného tímu a prostredia.
- Môžu zlepšiť svoje sebavedomie a motiváciu.
Výhody pre vašu organizáciu
- Môže získať vyššiu produktivitu.
- Môže ponúknuť úspešné procesy pre klientov a zákazníkov.
- Môže vytvárať prepojenú kultúru pre všetkých zamestnancov.
Ako vidíte, výhody delegácie sa dotýkajú nielen vodcu. Ak ste sa zdržiavali, ovplyvňujete aj svoju spoločnosť a tím.
Čo by ste mali delegovať?
Teraz, keď viete dôležitosť delegovania ako vedúceho, ďalším krokom je rozhodnúť, čo by ste mali delegovať.
V mnohých prípadoch nie je delegovanie určitých úloh nevyhnutné. Napríklad by ste obchodnému spoločníkovi nepriradili programovaciu úlohu. Pokiaľ však ide o vaše vlastné úlohy, môže byť zložitejšie rozhodnúť sa, ktoré oprávnenie bude potrebné delegovať.
Položte si tieto otázky:
- Je to úloha, ktorú mám len vedieť?
- Vyhýbam sa zadaniu tejto úlohy, pretože nikto iný nemá čas?
- Vydržím úlohy, pretože chcem „urobiť všetko“ sám?
- Je to opakovaná alebo rutinná úloha?
- Som skutočne zodpovedný za túto úlohu?
Projekt Štátnej univerzity v Severnej Karolíne to uvádza vo svojom zozname typov úloh, ktoré by sa mali delegovať:
Ľudia si často udržiavajú úlohy, ktoré sa im najviac páčia, aj keď nie je za ich zodpovednosť. Tieto úlohy nie sú najlepším spôsobom, ako stráviť čas a energiu.
Keď sa rozhodnete, čo delegovať, držte sa tohto rozhodnutia. potom zariadte si rozvrh a zoznam úloh 9 najlepších nástrojov na správu času, aby ste zostali organizovaníTu uvedené nástroje na správu času vám pomôžu čo najlepšie využiť vaše dni. Vhodný pre akúkoľvek obchodnú alebo osobnú situáciu. Toto je čas zorganizovať svoj život! Čítaj viac na ubytovanie ďalších dôležitých vecí, ktoré by ste mali navštíviť.
Kto je správna osoba pre túto úlohu?
Po určení, ktoré položky by sa mali delegovať, je logickým krokom rozhodnutie, kto by mal úlohu riešiť. Keď ste vodcom, či už ide o malú stálu skupinu alebo o flexibilný projektový tím, poznať členov vášho tímu 5 najlepších tipov na riadenie projektov pre začiatočníkovAk vykonávate úlohu manažéra projektu prvýkrát, tu je len päť tipov na riadenie projektu, ktoré vám pomôžu začať. Čítaj viac je kľúč.
Takže keď príde čas na delegovanie úloh, musíte samozrejme uznať zručnosti každého človeka. Zároveň by ste však mali vedieť, ako dobre fungujú a aké sú ich záznamy o zodpovednosti. Na úspešné dokončenie úlohy je dôležité priradiť úlohu niekomu, komu môžete dôverovať.
Forbes ich ponúka dve užitočné rady týkajúce sa delegovania:
Spolu s dôverou musíte tiež dať ľuďom, na ktorých delegujete, šancu urobiť si prácu.
Delegujte zodpovednosť a autoritu, nielen úlohu.
Pamätajte, že akonáhle delegujete úlohu, ten člen tímu by za ňu mal byť zodpovedný. To neznamená, že by ste mali odísť, ale musí sa nechať ujať vedenia váš tím.
Kedy by ste mali delegovať úlohy?
Takže viete, čo delegujete a na koho, ale kedy odovzdáte tieto vlády? Nájdete tu veľa premenných, s ktorými by sa mala úloha delegovať. Musíte zohľadniť prinajmenšom dátum splatnosti, prioritu a úsilie.
Napríklad naliehavé úlohy a spadnutie do súboru zručností člena tímu by sa malo samozrejme delegovať hneď od začiatku. Ale tie, ktoré majú nízku prioritu alebo s ktorými môžu manipulovať rôzni ľudia, môžu čakať.
Užitočným spôsobom, ako urobiť toto rozhodnutie, je použitie metódy uprednostňovania úloh. Jedna taká technika, nazývaná Eisenhowerova matica, vám pomôže rýchlo určiť priority. Pomocou tejto metódy môžete svoje úlohy rozdeliť do štyroch kvadrantov pre Prvé kroky, Rozvrh, Delegovať a Nerobiť.
Keď kontrolujete skupiny pre Prvé kroky a Plán, úlohy môžete ľahko presunúť do sekcie Delegát. Je to tiež užitočná metóda na určenie tých úloh, ktoré môžu spadať do kvadrantu nerobiť.
Kde by ste mali riadiť delegované úlohy?
Úloha bola delegovaná a teraz je čas, aby ste pokračovali... takmer. Úlohu musíte sledovať a sledovať, kým sa nedokončí.
Pravdepodobne používate niekoľko aplikácií a nástroje vo vašej pozícii Staňte sa viac organizovaným a produktívnym lídrom spoločnosti WrikeČi už pracujete v rámci jedného projektu alebo riadite malú spoločnosť, každá z týchto úloh si vyžaduje extrémnu organizáciu a plánovanie. Pri tradičnom plánovači alebo plánovači to nie je vždy možné. Zadajte Wrike, ... Čítaj viac . Ak máte spoľahlivý mechanizmus sledovania, nezabudnite zahrnúť úlohy, ktoré delegujete. Ale ak potrebujete niekoľko návrhov, tu je päť úžasných možností.
- výhľad vám umožňuje priradiť úlohy a ponechať si kópiu vo vašom vlastnom zozname.
- Google ponúka funkcie Ušetrite čas pomocou 10 nedostatočne využívaných funkcií GoogleNástroje a služby spoločnosti Google robia všetko pre nás. Existuje však veľa funkcií, ktoré sú nedostatočne využívané. Ušetrite niekoľko sekúnd a urobte viac s nástrojmi Google, ktoré používate každý deň. Čítaj viac na delegovanie e-mailov a úloh kalendára pomocou Gmail a Kalendár Google.
- Trelly používa metódu Kanban na riadenie projektov s funkciami na priradenie úloh iným.
- pódiom poskytuje čistú štruktúru komentárov pre delegované úlohy, aby boli všetci aktualizovaní.
- Meistertask umožňuje ľahko priradiť a prijímať oznámenia o zmenách stavu úlohy.
Nezabúdajte, že nástroj, ktorý používate, by nemal poskytnúť iba možnosť priradiť úlohy. Mali by ste používať funkciu, ktorá ponúka funkcie, ako sú upozornenia, metódy sledovania a pripomienky.
Zdroje odbornej prípravy pre delegácie
Ak sa domnievate, že vy alebo vaša organizácia by ste mohli mať úžitok z výcvikového programu delegácií, prečítajte si niekoľko zdrojov.
- Podnikateľské školenia
- Dale Carnegie Training
- Americká asociácia manažmentu
- Učenie CRM
Ako dobre delegujete?
Schopnosť delegovať na iných je dôležitá zručnosť pre každého vodcu 5 tipov na riadenie času, vďaka ktorým sa môžete stať lídrom v živote a práciČi už si to uvedomujete alebo nie, ste vodca. Aj keď to znamená byť vodcom vlastného života. Tieto tipy vám pomôžu stať sa ešte lepším. Čítaj viac . A ako ste si tu prečítali, výhody sa týkajú nielen vás, ale aj vašej organizácie a vášho tímu. Vďaka tomu je situácia win-win-win.
Máte pocit, že máte solídne delegovacie schopnosti? Alebo bojujete spoločne s úlohou delegovania? V komentároch sa môžete podeliť o svoje myšlienky na túto tému.
Kredity obrázkov: Duncan Andison / Shutterstock
So svojím BS v oblasti informačných technológií Sandy pracovala mnoho rokov v IT priemysle ako projektová manažérka, riaditeľka oddelenia a vedúca PMO. Potom sa rozhodla nasledovať svoj sen a teraz píše o technológii na plný úväzok.
