Staňte sa šéfom na e-maile: Nenechajte to trvať celý deň

Reklama

182 900 000 000 e-mailov.

182,9 miliárd.

To je viac ako 25 e-mailov na každú ľudskú myseľ na tejto planéte.

A je to tak čo pošleme za jeden deň (PDF).

Vzhľadom na šialené množstvo e-mailov, ktoré sa odosielajú a prijímajú každý deň, niet divu, že táto elektronická komunikácia je pre tak veľa z nás príliš náročná. Ale nebojte sa, tu sú niektoré tajomstvá produktivity, ktoré vám môžu pomôcť skrotiť zviera.

Použite vopred pripravené odpovede

Nemôžem zdôrazniť dôležitosť tohto. Šanca je, že na mnoho e-mailov odpoviete rovnakým spôsobom, či už ide o odmietnutie odoslania, uznanie úsilia kolegu alebo jednoduchý pozdrav. Jediné, čo musíte urobiť, je vytvoriť vopred pripravené odpovede na vaše najčastejšie používané e-maily.

Je to naozaj ľahké nastaviť vopred pripravené odpovede v Gmaile Rýchlejšie posielanie e-mailov a lepšie odpovede v konzerváchNemáte čas variť obed? Žiadny problém, chyťte plechovku. Potrebujete nejakú kempingovú čau, ktorá nebude zlá? Ľahké, získajte nejaké konzervy. Už vás nebaví zadávať rovnaké e-mailové odpovede? Vyskúšajte konzervované e-maily! Myslieť si...

Čítaj viac alebo iného e-mailového klienta. Bez ohľadu na to, ako rýchlo ste pisár, nie ste rýchlejší ako dve kliknutia myši, však? Ušetrite si čas a urobte to hneď teraz.

Nastavte filtre a štítky / priečinky

Najlepší spôsob riešenia preťaženia je najprv to vyriešiť. To znamená použitie filtrov a štítkov / priečinkov v doručených. Program Outlook obsahuje priečinky, Gmail obsahuje štítky a oba filtre môžete nastaviť tak, aby automaticky smerovali váš e-mail do týchto priečinkov a štítkov. Môžete nastaviť rozšírené filtre 5 filtrov Gmail, ktoré vám pomôžu uprednostniť a usporiadať priečinok doručenej poštyAké filtre by mala mať každá osoba vo svojom arzenáli, aby ich doručená pošta bola rovnako usporiadaná ako moja? Som tu, aby som vám pomohol začať s nastavením prvých piatich filtrov, alebo ... Čítaj viac v Gmaile podľa vašich vlastných potrieb. Služba Gmail ponúka automaticky prineste si do svojho e-mailu nejakú objednávku 6 spôsobov, ako získať späť e-mailovú schránkuExistuje ešte niečo, čo je rovnako užitočné, prevládajúce a frustrujúce ako e-mailová schránka? Bolo to navždy a my ho stále používame a pokiaľ ho budeme naďalej používať, ľudia ako ja ... Čítaj viac s novou prioritnou poštou.

Trvá nejaký čas, kým sa dobre nastavia a kategorizujú, a prvý mesiac od vás vyžaduje neustály vstup. Ale z dlhodobého hľadiska to stojí za to. Neukladajte veci rýchlo pod štítky a filtre, premýšľajte o nich a dobre ich kategorizujte, pretože ide o automatizáciu, ktorú vaša doručená pošta použije po zvyšok vášho života.

Považujem za najlepšie urobiť trojstupňovú kontrolu pred filtrovaním e-mailu:

1. Opýtajte sa sami seba, aký najlepší názov / názov priečinka (či už existuje alebo nie) by bol pre túto správu.
2. Skontrolujte, či už tento názov existuje, a ak nie, vytvorte ho.
3. Spýtajte sa sami seba, či by toto meno malo byť samostatnou entitou alebo by malo byť zaradené do niektorej z existujúcich zložiek.

Urobte to pravidelne a vaša doručená pošta bude magicky čistejšia.

Vezmite si zoznam úloh inde

Povedzte to so mnou, priatelia: „Váš priečinok doručenej pošty nie je váš zoznam úloh.“ Vivek Haldar spoločnosti Google o tom pred chvíľou písal a nemohol som viac súhlasiť. Tu je Haldar:

E-mail je hrozným miestom pre zoznam úloh. Naozaj nechápem, ako sa dá niekto na GTD obrátiť na e-mail. E-mail nie je možné napadnúť. Po prečítaní a pochopení toho môžete skončiť s jasnou akciou, ale vaša doručená pošta nie je miestom, kam ju dať.

Váš e-mail je o komunikácii, takže nech to tak je. Existuje veľa vynikajúcich aplikácií pre zoznamy úloh a ja by som veľmi odporúčam Any.do alebo Wunderlist Wunderlist - najlepšia aplikácia v zozname úloh pre iPhone [iOS]Wunderlist je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako sledovať, čo musíte urobiť. Má elegantné užívateľské rozhranie, ktoré má zmysel. Ktokoľvek to môže vyzdvihnúť a zistiť, ako ... Čítaj viac .

Zrušiť prihlásenie na odber nevyžiadanej pošty

Neveríte tomu, koľko spravodajcov a iných nevyžiadaných e-mailov upcháva vašu doručenú poštu, a to aj napriek spamovému filtru. Akonáhle sa neporiadok začne budovať, môže sa rýchlo vymknúť spod kontroly. Ak ju chcete zastaviť vo svojich stopách, musíte začať odhlasovať a je tu jeden skutočne jednoduchý trik.

Vo svojom e-mailovom klientovi stačí vyhľadať slovo „zrušiť odber“. Je priložený na konci každého spravodajcu, takže sa vám náhle zobrazí zoznam všetkých hromadných e-mailov v doručených. Teraz ich jednoducho otvorte a odhláste sa. Odporúčam používať službu Gmail Podokno ukážky keď to urobíte, aby ste veci urýchlili.

K dispozícii sú tiež doplnky a služby rýchlo sa odhláste zo zoznamu adries Vymažte priečinok Doručená pošta: Pomocou týchto nástrojov rýchlo zrušte odber viacerých bulletinovZrušenie prihlásenia na odber bulletinov je viac než len spam. Väčšina informačných bulletinov, ktoré zapĺňajú našu doručenú poštu, nepredáva lieky ani neponúka cenové peniaze - sú to pravé informačné letáky od dôveryhodných spoločností, ktoré sme si sami predplatili ... Čítaj viac alebo ich zbalte do e-mailových prehľadov.

Zlatá otázka, ktorú treba položiť každému e-mailu

Toto je biggie a to mi pomohlo udržať si na vrchole môjho preťaženia doručenej pošty za posledný rok. Tom Stafford od BBC Future ponúkol jednu zlatú otázku, ktorú si položíte pri otváraní akejkoľvek správy:

"Keby som tieto informácie nemal v mojej doručenej pošte, šiel by som ich hľadať?"

Ak odpoveď nie je, nezasiahnite odpoveď ani neodstráňte vymazanie bez toho, aby ste ju otvorili. Je to také jednoduché. Nie, nenecháte si ujsť nič obrovské - robím to už rok a skutočne to funguje. Tu je Staffordove vysvetlenie:

Nikde to nie je zrejmejšie ako skupinový e-mail a lavína odpovedí, ktorá vždy nastane. Vráťte sa späť tým, že si pripomeniete, že na všetky e-mailové správy sa nemusí odpovedať, že na mnoho otázok sa budú - a mali by sa - zaoberať iní ľudia. Opýtajte sa sami seba: „Keby som tieto informácie nemal v doručenej pošte, hľadal by som ich?“ Väčšina z čas je pravdepodobne „nie“ a to je znamenie, že vašu kontrolu kontroluje niekto iný pozornosti.

Podeľte sa o svoje e-mailové hacky

Každý má svoje vlastné e-mailové hacky na správu neporiadku a najlepší spôsob, ako sa učiť, je zdieľať ich. Máme tiež svoje vlastné Sprievodca Gmailom pre každého Príručka výkonného používateľa pre GmailTento bezplatný sprievodca Gmailom je určený pre tých z vás, ktorí už Gmail používajú ako e-mailového klienta a chcú maximalizovať výhody svojich mnohých funkcií produktivity. Čítaj viac . Pomáha to, rovnako ako rada od profesionálnych používateľov. Keby Stafford tento článok nenapísal, stále by som sa topil v správach a som mu za to navždy vďačný.

Tak mi povedz, ako si s tým poradíš preťaženie e-mailom 3 tipy na riešenie preťaženia e-mailom v Gmaile [Zobraziť a povedať]Väčšina z nás trpí preťažením informáciami. Zahltenie súkromných e-mailov nemusí byť veľkým problémom a ignorovanie polovice e-mailov je do istej miery prijateľné. V profesionálnom živote však ... Čítaj viac ? Nie sú tu žiadne nesprávne odpovede, ľudia.

Kredity obrázkov: pete, Lars Plougmann