Reklama
Dante sa mýlil; existuje desať kruhov pekla, z ktorých najhlbšia je vyhradená pre tých, ktorí páchajú najnápadnejšie hriechy e-mailov. E-mail je tu, aby sme tu zostali, ale sú tu aj hriešnici, ktorí to pre nás ostatných zhoršujú. Dnes sa chystám pozrieť na niektoré z najstrašnejších spôsobov, ako môžu ľudia zneužívať e-maily a zvyšovať nám život.
Nerobte si starosti, aj keď ste hriešnik, nie ste odsúdení na večnosť utrpenia. Prijmite týždenné pokánie, aby ste napravili chybu vo svojich cestách a ľutovali svoj e-mail za hriech a všetko bude odpustené.
Čítajte ďalej a zistite, či ste e-mail svätý 7 pokynov pre netiketu na písanie e-mailov a príspevkov do fóraNetiquette je skratka pre sieťovú alebo internetovú etiketu. Zahŕňa osobitný súbor sociálnych konvencií, ktoré sa nachádzajú v online interakciách. Aj keď je netiketa veľmi podobná dobrému správaniu alebo etikete pri stretnutiach offline, existujú ... Čítaj viac alebo hriešnik.
Odosielanie e-mailov príliš veľkému počtu ľudí
Posielanie e-mailov je neuveriteľne lacné. Jedna osoba môže stráviť päť minút písaním e-mailov a posielať ho tisíckam alebo dokonca stovkám tisíc príjemcov. Všeobecne je tiež veľmi nákladné prijímať. Ak čítanie trvá dve minúty alebo len 30 sekúnd, potom je počet ľudí-minút, ktorý môže jeden e-mail stratiť, obrovský. To predstavuje obrovskú stratu produktívneho času. Aj keď podniknete kroky na minimalizáciu dopadu
zriadenie viacvrstvového komunikačného systému Použite tento trojstupňový komunikačný systém na vydržanie rozptýleniaPotreba neustáleho spojenia je rozptyľujúca. Ak chcete spravovať svoje vzťahy a čas, spravujte aj spôsob komunikácie so svetom. Vytvorte inteligentný trojvrstvový plán. Čítaj viac , stále sa s tým musíte vysporiadať.
Príliš veľa organizácií má zásady, podľa ktorých ktokoľvek, všetci a všetci ostatní majú CC vo všetkých e-mailoch. Každý nemusí dostávať každý e-mail. Ak ste jedným z ľudí, ktorí robia tieto pravidlá, alebo len vytrhávate každého zo zvyku, keď nemusíte, ste hriešnik e-mailu.
Nerobte si starosti, pokánie je jednoduché. Na týždeň posielajte e-maily iba ľuďom, ktorí ich absolútne potrebujú. Ak máte pochybnosti, neposielajte e-mail. Pravdepodobne budete prekvapení, aký malý vplyv to má na to, ako všetko funguje.
Ako bonus, čím viac e-mailov odošlete, tým viac budete pravdepodobne dostávať. Ak teda čelíte svojmu preťaženiu e-mailom, môže to tiež pomôcť.
Preťažovanie Odpovedať všetkým
E-mail je v najlepšom prípade, keď sa používa presne ako list: jedna osoba pošle inej osobe jednu správu a čaká na odpoveď. E-mail funguje aj vtedy, keď jedna osoba odošle jednu správu viacerým ľuďom (pokiaľ tak urobia) všetko potrebovať ho). Aj s skvelé funkcie, ako sú správy s vláknami 7 dôvodov, prečo by ste mali prestať používať e-mailových klientov pre stolné počítačeJe webový e-mailový klient uprednostňovaný pred počítačovým riešením? Pozreli sme sa na rôzne výhody a nevýhody a našli sme pre vás odpoveď. Čítaj viac , e-mail nie je určený na správne spracúvanie viacerých správ.
Problém sa skutočne prejaví pri skupinových e-mailoch. Za najhorší technologický vývoj v 20. storočí ich považujem o niečo vyššie ako jadrová bomba. E-mailové vlákno s odpoveďou od 15 alebo 20 ľudí sa môže rýchlo vymknúť z rúk ak ľudia nebudú opatrní Nenechajte sa nad sebou: Vyvarujte sa 5 skupinových e-mailových správVytvorenie dobrého e-mailu nie je ľahké a je to umenie, ktoré dokáže len málo ľudí zdokonaliť. Skupinové e-maily nie sú o nič jednoduchšie. Tieto tipy by vám mali pomôcť vylepšiť vaše správy. Čítaj viac . Pamätajte, že každá odoslaná správa je niekým ďalším upozornením.
Aj keď prvá správa mohla byť relevantná pre všetkých v organizácii, je pravdepodobné, že odpovede nebudú. Ak váš šéf pošle otázku celému personálu, urobte to svojim spolupracovníkom naozaj potrebuješ vidieť odpoveď? Pri použití tlačidla Odpovedať všetko je jeden z najväčších hriechov e-mailov, ktoré môžete spáchať.
Pokánie je opäť dosť jednoduché. Na týždeň musíte použiť iba tlačidlo odpovede. Ak potrebuje odpoveď vidieť viac ako jedna osoba, manuálne ich CC zmeňte. Tlačidlo Odpovedať všetkým je zlým pokušením, ktorému treba odolať.
Posielanie e-mailov, keď to nepotrebujete
E-mail je niekedy najlepším spôsobom, ako niekoho osloviť. Niekedy to tak nie je. E-mail je bohužiaľ často považovaný za predvolený. Zasielanie e-mailov, keď to nepotrebujete, je ďalším spôsobom, ako sa dostať priamo do e-mailového pekla.
Niekedy existujú lepšie spôsoby, ako veci dosiahnuť. Ak Tony sedí oproti vám, pokiaľ si nepotrebujete vytvoriť papierovú stopu, prečo kráčať a hovoriť s ním? Podobne, ak niečo bude vyžadovať veľa dozadu a dopredu, osobné stretnutie alebo telefonické stretnutie bude pravdepodobne oveľa efektívnejšie. Týždenná e-mailová diskusia môže trvať 30 minút. Len sa ubezpečte Nedovoľte, aby sa vaše stretnutia zmenili na časové vákuum Už máte dosť neefektívnych stretnutí? Pošlite týchto 8 pravidiel svojmu šéfoviAk je stretnutie dobre organizované, nie je dôvod zvyšovať produktivitu, zmysel pre účel a morálku. Tu je niekoľko pravidiel, ktoré treba dodržiavať pri efektívnych stretnutiach. Čítaj viac .
Váš pokánie je urobiť všetko, aby ste nemohli posielať e-maily na týždeň. Ak Tony pri stole nie je pri stole, zanechajte rukou písanú poznámku. Ak Bob chce niečo zorganizovať, zavolajte mu a kladivo ho vytočte do telefónu. Zistite, ako zmena vašej predvolenej hodnoty z „poslať e-mail“ na „poslať e-mail, ak neexistuje iná možnosť“ ovplyvňuje vašu prácu. Doručená pošta vám všetkým ďakuje.
Posielanie dlhých e-mailov
Rovnako ako odosielanie krátkeho e-mailu príliš veľkému počtu ľudí je hriech, môže byť odosielanie naozaj dlhých e-mailov iba jednej osobe. Ak to, čo sa snažíte povedať, vyžaduje 2000 slovný e-mail, je pravdepodobné, že používate nesprávny komunikačný nástroj. Čím dlhší je váš e-mail, tým viac času je potrebné na prečítanie inej osobe a tým väčšie úsilie je potrebné na odpoveď. Dlhé e-maily môžu naozaj cicať!
„Nemal som čas napísať krátky e-mail, preto som namiesto toho napísal dlhý e-mail.“ - Mark „Marky“ Twain
- Harry Guinness (@ HarryGuinness) 28. apríla 2015
Rastie počet ľudí, ktorí sa zaviazali uschovajte všetky e-maily do piatich viet. Majú pocit, že ak správu nie je možné stručne sprostredkovať, robíte to zle. Ak ste vinní z písania e-mailov, ktoré hraničia s územím Tolstého, musíte sa pokúsiť pridať týždeň k davu piatich viet. Žiadny e-mail, ktorý odošlete, bez ohľadu na to, ako je to potrebné, nemôže bežať dlhšie ako päť - pokiaľ možno krátke - vety. Je to dobrý zvyk dostať sa do vôle aby ste boli produktívnejší 7 tipov týkajúcich sa efektívnosti e-mailu, aby ste mohli rýchlejšie získať viac e-mailovŽivot sa točí okolo komunikácie a bez neho sa doslova nič nedosiahne. E-mail je komunikačný nástroj určený na uľahčenie vášho života. Namiesto toho, aby ste museli písať list alebo sa snažiť niekoho chytiť ... Čítaj viac .
Odpoveď na každú správu
To je hriech, za ktorý som bol najviac vinný, a trvalo mi chvíľu, kým som ho prekonal. Keď dostanete e-mail, prirodzeným impulzom je okamžitá odpoveď. Problém je v tom, že vás to môže priviesť k zbytočným reakčným výmenám a ľudia očakávajú, že budete okamžite k dispozícii na okamžitú odpoveď na e-mail. Okamžitá reakcia na všetky e-maily je iba malým e-mailovým hriechom, zatiaľ čo naopak, očakávanie, že každý okamžite odpovie, je väčší hriech.
Rýchlou reakciou na všetko, čo živíte zviera, ktoré je šéfom, ktorý v sobotu požaduje o 4:00 e-mailové odpovede. Nesmiete putovať k týmto šéfom. Ako pokánie za tento hriech, musíte odpovedať na e-maily a čakať aspoň týždeň, kým čakáte aspoň hodinu. Ak si niečo vyžaduje neodkladnú reakciu, musíte použiť iný spôsob komunikácie.
Choďte teraz v pokoji
Milovať to alebo nenávidieť, e-mail je tu k pobytu. Existujú však spôsoby, ako zlepšiť túto skúsenosť pre všetkých ostatných. Ak ste hrozný e-mailový hriešnik, činte pokánie a implementujte niektoré z týchto jednoduchých riešení. Ľudia vám za to poďakujú. Na druhej strane, ak ste svätým e-mailom, preposielajte tento článok všetkým hriešnikom, ktorých poznáte, a šírte dobré slovo.
Existuje nespočetné množstvo ďalších hriechov e-mailov. Čo si myslíte, že mi chýba? A čo pokánie by ste navrhli?
Kredity obrázkov: xkcd.org.