Usporiadajte si doručenú poštu Gmail lepšie pomocou ActiveInbox

Reklama

Denne odosielame a prijímame veľa e-mailov. Mnoho správ, ktoré dostávame, sú dôležité správy, ktoré si vyžadujú ďalšiu akciu alebo odpoveď - ale väčšina z týchto e-mailov sú automatické oznámenia a aktualizácie z našich sociálnych sietí a predplatného. Ako dať zmysel všetkému neporiadku? Ako nám v tejto neporiadku nechýbalo niečo skutočne dôležité?

Existuje veľa spôsobov. Napríklad môžete použiť naplánované pripomenutia Nikdy nezabudnite znova odpovedať na e-mail pomocou plánovaných pripomienok Čítaj viac nezabudnúť sa znova spojiť s osobou. Alebo môžete naplánovať e-maily a oneskoriť odpovede v Gmaile Ako naplánovať e-maily a oneskoriť odpovede v službe Gmail pomocou služby Boomerang (400 pozvania) Čítaj viac alebo použitie Prioritná pošta služby Gmail Prioritná pošta v Gmaile rieši problém Bacn Čítaj viac na zníženie neporiadku.

Tento príspevok sa zameriava na jeden taký nástroj, ktorý vám pomôže lepšie usporiadať doručenú poštu v Gmaile (využitím všetkých výhod štítkov v Gmaile).

ActiveInbox, formálne známe ako GTDInbox a GTDGmail, je praktický spoločník v službe Gmail, ktorý správne používa štítky služby Gmail, aby vám pomohol lepšie usporiadať doručenú poštu.

Krok 1: Inštalácia a nastavenie ActiveInboxu

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je nainštalovať tento nástroj. Je nainštalovaný ako bežný doplnok prehliadača a môže sa spúšťať v prehliadačoch FireFox a Google Chrome.

Po inštalácii nástroja budete musieť vytvoriť prvé štítky stavu, ktoré vám pomôžu zmeniť e-maily na úlohy. Štítky stavov sú bežné štítky v Gmaile - môžete ich pridať alebo odstrániť neskôr podľa svojich potrieb, keď začnete používať ActiveInbox.

Po dokončení sa v hornej časti každého e-mailu zobrazí nasledujúci panel úloh:

Hranie s novými typmi štítkov

V podstate to, čo tento nástroj robí, je zmena usporiadania vašich existujúcich štítkov, aby sa vaše doručené správy ľahšie spravovali. V tomto videu to môžete vidieť v akcii:

Štítky stavu

Pomocou tohto nástroja budete vyzvaný, aby označil každú správu pomocou hlavných troch správ stavové štítky:

• akčné: Sledujte dôležité e-maily až do dokončenia úloh;
• Jedného dňa: Sledujte e-maily, ktoré neviete riešiť, ale máte pocit, že sú príliš dôležité na to, aby boli úplne odstránené alebo ignorované;
• Čaká sa: Sledujte e-maily, na ktoré chcete odpovedať v najbližšej budúcnosti.

Po výbere niektorého zo stavov sa správa dá sledovať prostredníctvom bočného panela ActiveInbox.

Toto je kľúč k bezpečnému vyprázdneniu vašej doručenej pošty: zadajte stav e-mailov s možnosťou akcie, archivujte ich a pomocou bočného panela ich sledujte, kým sa nedokončia.

Teraz môžete rýchlo načítať zoznam správ, ktoré napríklad čakajú na odpoveď, a dokonca si ich zobraziť na kontextovej obrazovke:

Odtiaľ môžete tiež zmeniť stavový štítok alebo e-mail archivovať ako hotový alebo preskočený.

Projekty a referencie

Zatiaľ čo stavové štítky kategorizujú e-maily ako úlohy na základe toho, čo vyžadujú, projekty majú za cieľ tematicky usporiadať vaše správy. Existujúce štítky môžete zmeniť na projekty alebo vytvoriť nové:

Účelom referenčných štítkov je uľahčiť načítanie vašich správ neskôr, napr. R / MeetingNotes, R / Faktúry, R / Receipts.

Prehliadajte e-maily efektívnejšie

Okrem toho, že vám pomôžu usporiadať doručenú poštu, nástroj tiež obsahuje niekoľko pekných funkcií, ktoré vám umožnia rýchlejšie nahrať do každej konkrétnej e-mailovej konverzácie:

• Pozri ‘predchádzajúce e-maily‘Pre zobrazenie skladania / odpovedí
• Prehliadať príbuzný e-maily v zobrazení konverzácie
• Pozri ‘História kontaktov‘Kontextové okno kliknutím pravým tlačidlom myši na kontakt
• Zobrazte ukážky e-mailov v doručenej pošte a výsledky vyhľadávania kliknutím pravým tlačidlom myši

Preferencie

Najlepšie na nástroji je to, že ho môžete používať „tak, ako chcete“. Predvoľby programu ActiveInbox, ktoré sa skrývajú za odkazom About a Help na bočnom paneli, vám umožňujú nastaviť každý kúsok rozsahu funkcií nástroja:

Tipy a triky

Celkovo vzaté, tento nástroj odvádza skvelú prácu, ktorá vám pomôže pochopiť vašu doručenú poštu v službe Gmail (alebo Google Apps). Tu je niekoľko užitočných rád, ako ju čo najlepšie využiť (Poznámka: Väčšinu z nich môžete v službe Gmail robiť aj bez tohto nástroja, ale s programom ActiveInbox sa zdá byť oveľa zábavnejšia):

• Nekontrolujte svoju doručenú poštu viackrát za deň a neodpovedajte na každú novú. Je to neefektívne. Lepšie nastavenie stavových a projektových označení, aby sa vaše doručené správy triedili samy od seba.
• Nikdy nezabudnite sledovať: nechajte svoje e-maily zavesiť v priečinku „Čakanie na“, až kým ich nebudete počuť.
• Nastavte filtre služby Gmail pre všetky e-maily s oznamom o službách (upozornenia na Facebooku, aktualizácie Twitter atď.), Aby sa automaticky vložili do špeciálnej menovky a archivovali. Týmto spôsobom si ich môžete prečítať, keď chcete, ale vašu poštovú schránku neupchávajú.

Myslíte si, že vám tento nástroj pomôže usporiadať doručenú poštu? Prosím, podeľte sa o svoje myšlienky!