Tímová práca: 10 tipov na efektívnu spoluprácu v reálnom čase online

Reklama

Digitálne domorodce spoluautorom článkov, záverečných prác a kníh online a v reálnom čase. Ak stále posielate e-maily s prílohami naspäť a dopredu na spoluprácu na dokumente, robíte to zle. Pokiaľ zdieľate tú istú kanceláriu, online kolaboratívne písanie Ako vám nástroje na spoluprácu pri písaní uľahčia životVďaka internetu by spolupráca na písaní mala byť hračkou. Ak ste už nejaký koprodukciu vyrobili, viete, že to môže byť ťažké. Nemalo by to byť so správnym nástrojom. Čítaj viac je vo všeobecnosti bezpečnejšie, spoľahlivejšie a účinnejšie ako e-maily. Navyše je to zábavné a ľahké. Dovoľte mi, aby som vám pomohol začať.

Tím

Práca na diaľku je ťažká. Preto je o to dôležitejšie dostať všetkých na tú istú stránku a vybudovať tím. Pokryli sme sa ako tímový duch presahuje technológiu Technológia Team Spirit Trumps: Ako zvládnuť vzdialenú spoluprácu pre tímy onlineSpolupráca nie je jednoduchšia, ak musíte pracovať na diaľku a zdieľať internet iba ako bežné pripojenie. Technológia môže pomôcť pri navigácii v chaose. Ale je to iba námraza. Čítaj viac

Pred. Členovia tímu sa musia navzájom učiť o svojich silných a slabých stránkach. Tím potrebuje spoločný cieľ a plán s jednotlivými cieľmi a zodpovednosťami. Každý sa musí cítiť pohodlne s nástrojmi, ktoré používa, a aspoň jedna osoba musí udržiavať tím organizovaný.

Tip 1: Nikdy nezabudnite na dôležitosť inkluzívneho tímu, do ktorého sú zapojení všetci jeho členovia.

Nástroje

Spolupráca v reálnom čase alebo úpravy je možné vykonať niekoľkými spôsobmi. Medzi nástroje založené na prehliadači patria disk Google alebo onedrive (predtým SkyDrive). Na strane softvéru Microsoft Office podporuje spoluprácu pri editácii Zdieľaj pointu alebo OneDrive. Ak používate staršiu verziu programu Word (2007 alebo 2010), môžete nainštalovať doplnok CodoxWord, aby ste mohli spolupracovať. Zadarmo, medzi platformami a textový editor s otvoreným zdrojovým kódom Abiword je najlepší bezplatný ľahký textový procesorZískajte ľahký, ale nie nedostatočne výkonný textový procesor. Ak potrebujete program kompatibilný so širokou škálou formátov súborov, môže byť pre vás Abiword tým pravým riešením. Nie je to také silné ako Microsoft ... Čítaj viac AbiWord obsahuje aj doplnok pre spoluprácu, ktorý umožňuje súčasnú úpravu dokumentov prostredníctvom systému AbiCollab.net. Ak je problém v oblasti ochrany osobných údajov, môžete si zriadiť otvorený zdrojový kód s vlastným hosťovaním a bezplatný online textový editor Etherpad.

Tip 2: Vyberte nástroj na základe potrieb projektu a schopností alebo preferencií vášho tímu.

Nástroje majú uľahčiť váš pracovný postup. Ak jednotliví členovia tímu nemôžu používať konkrétny softvér alebo platformu, bude to mať za následok pokrok v projekte. Tu je niekoľko bodov, ktoré je potrebné zvážiť:

• Na ktorých operačných systémoch sú členovia vášho tímu?

• Ktoré nástroje teraz používajú?

• S ktorými nástrojmi majú skúsenosti?

Podobne, ak nástroj nemá potrebné vlastnosti, dosiahnutie požadovaného výsledku bude ťažké. Spoločne pripravte zoznam nevyhnutných a príjemných funkcií. Zvážte nasledujúce:

• kolaboratívne písanie v reálnom čase

• komentáre

• chat na bočnom paneli

• oznámenia

• správa súborov

• história revízií

• kontrola verzií

• podpora markdown

• import a export

• mobilná podpora

Tento zoznam a povedomie o predpokladoch vášho tímu vám pomôžu vybrať jeden alebo viac vhodných nástrojov.

Tip 3: Pomôžte každému členovi nastaviť nástroje, na ktorých ste sa rozhodli, av prípade potreby im poskytnite úvod do funkcií, ktoré budú potrebovať.

Proces

Na začiatku písania projektu zozbierajte prehľad rôznych úloh a tém na pokrytie a rozdelenie zodpovedností. Tím musí navrhnúť obrys, nájsť odborníkov pre rôzne sekcie, vybrať si editora kópií, aby opravil pravopis, gramatiku a štýl písania. Dajte výkonnému editorovi zodpovednosť za obsah a navrhnite niekoho, kto bude spravovať údaje alebo navrhovať obrázky a tabuľky.

Tip 4: Každý člen vášho tímu má odlišné zručnosti. Efektívny proces bude založený na silných stránkach ľudí. Zodpovedajúco priraďte zodpovednosti.

Tip 5: Pokiaľ ide o popravu, zapojte tím. Ľudia by si mali pravidelne vymieňať úlohy a navzájom si korigovať prácu, aby pokryli rôzne perspektívy.

Písanie je tvorivý proces a vášeň mnohých ľudí.

Tip 6: Ak máte vo svojom tíme ľudí, ktorí nenávidia zmenu v písaní niekým iným, môžu editori namiesto toho pracovať s komentármi a návrhmi.

Tip 7: Dohodnite sa na konvenciách komentovania, nomenklatúre a spôsobe spracovania komentárov.

Nakoniec úspech vášho dokumentu závisí od obsahu.

Tip 8: Nechajte ľudí písať, o čo majú nadšenie, aj keď ich písanie je na hovno. Ich nápady môžu byť vynikajúce a štýl písania môžete vždy opraviť.

Tip 9: Rešpektujte myšlienku! Keď upravujete písanie niekoho iného, ​​uistite sa, že myšlienka, ktorú vyjadrujú, je zachovaná.

Po celú dobu musí jedna osoba organizovať tím, riadiť očakávania a mať na pamäti časový rámec.

Tip 10: Často komunikujte so svojimi spoluhráčmi. Aktualizujte ich o celkovom pokroku, upozornite na medzery a pripomeňte im na zodpovednosti a termíny. Ďakujeme za individuálne úsilie a povzbudzujte ich, aby sa podelili o svoj vlastný pokrok, postrehy a výzvy.

Dokončený projekt

Tím, ktorý pristupuje k písaniu alebo k inému projektu s nadšením a ochotou spolupracovať dávať to najlepšie, podporovať svojich spoluhráčov a robiť kompromisy - vždy prinesie lepšie výsledky ako jednotlivcov. Celý je väčší ako súčet jeho častí. Dajte to do toho a sľubujem, že to bude najviac prospešná skúsenosť vášho života. Určite to bolo moje.

Aké lekcie ste sa naučili pri práci s virtuálnymi tímami?

Obrázok Kredit: Ed Yourdon cez Flickr, Virtuálna spolupráca prostredníctvom Shutterstocku