Ako zaistiť, aby váš e-mailový podpis nevytváral nesprávny dojem

Reklama

Rozlúčiť sa je také ťažké, že? Je to nepríjemné a niekedy nepríjemné. Pre tieto situácie nemusia existovať žiadne pokyny, ale aspoň môžeme ponúknuť niekoľko pokynov, ako sa môžete rozlúčiť v e-maile bez toho, aby ste sa cítili trápne.

e-mailový podpis Prínos e-mailových podpisov môžete tiež ťažiťPodpis vám povie niečo o osobnosti. Rovnako ako dvaja ľudia ťažko píšu, podpisujú aj inak. Takto vznikla „veda“ grafológie. Ale digitálny vek a e-mail ... Čítaj viac je pre všetky zámery a účely vaše „zbohom“. Nie je to, či niekoho obejmete alebo im podáte ruku. Nie je to, či im dáte iba svoje meno, alebo im dáte vizitku so všetkými kontaktnými informáciami. Takto urobíte dojem. Alebo nie.

V tomto článku sa podelím o päť najdôležitejších lekcií, ktoré som sa naučil v priebehu niekoľkých desaťročí a ktoré som komunikoval s ľuďmi na internete. Je zaujímavé, že dilemy spojené s e-mailovými podpismi existujú už od týchto skorých e-mailov správy boli zasielané cez BitNet a FidoNet alebo dokonca poštový systém CTSS MIT v 60. rokoch, ale ja Digress.

E-mail bol s nami už veľmi dlho. Ako to teda máte v poriadku? Ako sa odhlásite bez toho, aby ste vyzerali ako snob, ale zároveň poskytujete dostatok informácií, aby ľudia vedeli, kto a čo ste? Začnime. V čase, keď skončíme, budete mať celkom dobrý nápad, čo chcete robiť so svojím vlastným e-mailovým podpisom.

Čo má urobiť e-mailový podpis

V týchto dňoch, v procese posielania e-mailov ľuďom, mám 3 rôzne „úrovne“ podpisu e-mailom. Prečo? Existujú tri úrovne vzťahov - všetko od krátkej poznámky po priateľa, až po formálnu obchodnú e-mailovú správu pre spoločnosť. Na to, čo skutočne potrebujete, sú tri variácie a ich účelom by malo byť toto:

1. Rýchly úsmev - Táto verzia podpisu posiela rýchle e-maily priateľom alebo kolegom, ktorým ste e-mailom neustále, niekoľkokrát denne.

2. Úsmev a podanie ruky - Táto verzia podpisu pokračuje dlhším e-mailom pracovným kolegom, kde je potrebné, aby bol váš e-mail trochu formálnejší.

3. Firma Handshake a vizitka - Toto je čas, keď potrebujete napísať oficiálny e-mail týkajúci sa podnikania a uviesť svoj názov a všetky svoje kontaktné informácie.

Pre každý z týchto typov e-mailových podpisov existujú nepísané pravidlá. Rozbite ich a nebude to koniec sveta. Ak však chcete urobiť obzvlášť dobrý dojem, mali by ste venovať pozornosť niektorým z týchto tipov pre každý typ e-mailu, ktorý odošlete.

Podpis Quick Smile

Nepotrebujete vždy e-mailový podpis. Aspoň nepotrebujete formálny. Je to ako keď idete po chodbe na kolegu. Vidíte ich niekoľkokrát denne. Zúčastňujete sa rovnakých stretnutí. Naozaj ich potrebujete pozdraviť na chodbe potrasením rukou? nie; väčšinou je to rýchly „hej Fred“ a úsmev, ak vôbec niečo. Ak kolegovi rýchlo posielate e-maily s prosbou o radu alebo o radu, nemusíte vôbec potrebovať podpis. Ak máte pocit, že je potrebné sa odhlásiť, môžete si zvoliť môj prístup, iba vaše meno s pomlčkou. Nepotrebujete kvetinové citácie ani komplikované tituly. Táto osoba vie, kto ste, čo ste a čokoľvek mimo vášho mena by bolo nepríjemné. Považujte to za základný rozhovor s vodným chladičom, ktorý zvyčajne skončíte niečím ako „v poriadku, potom vás chytím!“ a rýchla vlna. Nič viac nie je potrebné.

Úsmev a podanie ruky

Ďalším typom podpisu je akýsi hybrid medzi formálnym a neformálnym. Toto je ťažké napraviť. Môžu to byť kolegovia, ktorým chcete poslať e-mail s poloformálnymi žiadosťami o podnikanie, ale nechcete, aby si mysleli, že sa s nimi stretávate ako prísne. Musia si uvedomiť dôležitosť e-mailu, ale nechcete, aby sa pýtali, či ste skutočne priatelia. Tu prichádza do hry veľmi jemný podpis. Zvyčajne sa zmenšujú a takmer neviditeľné v päte samotného e-mailu. Jedným z najlepších prístupov k tomuto je podpis, ktorý nazývam „jednostranný“.

V tejto verzii sú všetky informácie rozdelené znakom „|“ charakteru. Môže to byť rovnako jednoduché ako adresa alebo e-mail, telefónne čísla, čísla buniek alebo čokoľvek iné. Malo by byť stručné, malo by obsahovať iba niekoľko potrebných informácií a to je všetko. Videl som dokonca, že niektorí ľudia vytvárajú tento podpis fontom, ktorý je slabší ako zvyšok e-mailu - možno sivý. Ďalší prístup, ktorý som si všimol, je veľmi krátka dvojradová loď. V podstate ide o meno a jednu formu kontaktu, ktorým môže byť jediné telefónne číslo alebo e-mailová adresa.
Je zrejmé, že ide o príjemcov, ktorí už vedia, kto ste, s ktorou spoločnosťou pracujete a práve im posielate jeden z mnohých korešpondenčných e-mailov. Poskytuje „pocit“ priateľského e-mailu, ale ak vás osoba potrebuje kontaktovať a nemusí si udržať vaše číslo ich Rolodex (ľudia ich stále používajú ???), potom sú vaše kontaktné informácie na konci e-mailu, priamo v osloviť.

Formálne podanie ruky

Samozrejme, existujú situácie, keď posielate e-mail niekomu mimo spoločnosti alebo možno aj vy e-mailom niekomu v spoločnosti o niečom oficiálnom, čo si vyžaduje konverzáciu formálne. Je to ako nosiť formálny outfit, keď sa zúčastňujete slávnostného odovzdávania cien svojim kolegom. Skôr ako sa v týchto prípadoch zaoberám tým, čo by ste mali robiť, je vzdelanejšie pokryť to, čo robiť ako prvé. Áno, mali by ste uviesť kontaktné informácie, ako je názov vašej spoločnosti, webové stránky a e-mailová adresa, ale nemusíte ich preháňať. Je skutočne potrebné poskytnúť štyri rôzne telefónne čísla vrátane faxu?

Nie, poskytnite dostatok kontaktných informácií, aby vás bolo možné kontaktovať niekoľkými spôsobmi - e-mailom, telefónom alebo možno aj prostredníctvom webových stránok - ale nenechajte sa uniesť. Poskytnutie zoznamu telefónnych čísel spôsobuje, že ste takí mobilní, že ste nikdy v kancelárii a príliš ťažké sa s nimi skontaktovať.

Ďalšou častou chybou je vlastná propagácia. Ľudia, ako je tento, preťažia svoje e-mailové podpisy svojimi sociálnymi sieťovými účtami až do bodu, keď je podpis dlhší ako 10 riadkov a ktorý je väčšinou vybavený samoukazom.

Ďalším spôsobom, ako vzbudiť strašný dojem, je použitie najrôznejších farebných odtieňov a fontov vo vašej e-mailovej adrese. Je ťažké niečo také odstrániť, pretože farby sa musia zhodovať a písma musia vyzerať správne. Bohužiaľ, veľa ľudí nemá potuchy, ako správne zladiť farby, a ich e-mailový podpis nakoniec vyzerá ako niečo z továrne Willy Wonka.

Tento druh klaunského podpisu je neprofesionálny a každý, komu ho pošlete, si bude myslieť, že neviete, čo robíte, bez ohľadu na to, v akom poli ste. Preto sa vyhnite extravagantným farbám. Nechaj to jednoduché.

Čo môžete urobiť správne

Ako teda vyzerá dobrý formálny e-mailový podpis, ak chcete urobiť dobrý dojem? Prejdite s požadovanými základnými informáciami, formátovanie a štýl zostaňte jednoduchý a nepreháňajte ich informáciami.

Tu je jeden príklad. Táto obsahuje 4 riadky - meno, spoločnosť, telefónne číslo a e-mailovú adresu. To je všetko.

Táto osoba používala iba obyčajný text a jej udržiavanie iba na štyroch riadkoch spôsobuje, že sa javí ako nóbl a profesionálny.

S mojou vlastnou adresou idem trochu ďalej, aby som zachoval skromnosť podpisu pomocou kurzívy a vyblednutia na tmavošedú. Ak je jeho odtieň ľahší ako samotný text e-mailu, oznámi príjemcovi, že vaše informácie považujete za sekundárne v porovnaní so samotnou správou. Je to jemný náznak pokory.

Názvy by sa mali používať iba vtedy, ak sú relevantné pre prebiehajúcu konverzáciu. Vo väčšine korešpondencie súvisiacej s mojou vlastnou webovou stránkou musia ľudia vedieť, že som jej vlastníkom, takže jej názov je dôležitý. Pre rýchly kontakt je k dispozícii iba dostatok informácií - to je e-mail a telefónne číslo.

Ďalším príkladom je podpis, ktorý používam na internú aj externú korešpondenciu od spoločnosti MakeUseOf.

Tu som vlastne premárnil medzi použitím názvu, alebo nie. Zvyčajne je dôležitá iba pri externej e-mailovej komunikácii a okrajovo dôležitá pri niektorých interných komunikáciách. Začal som používať dve verzie - jednu pre externú a jednu pre internú - ale unavilo ma manuálne prepínanie medzi týmito dvoma, ktoré som sa rozhodol držať tej vyššie. Riziko, že sa stane dôležitým, zostane vyblednuté a sekundárne. Využíva tiež znak „|“ znak uvedený vyššie, malú kvapku farby, aby názov webovej stránky vynikol, a rozhodol som sa byť odvážny a pridať piaty riadok pre ponuku.

Prichádza s perfektný e-mailový podpis 6 tipov na lepšie využitie podpisov v Gmaile Čítaj viac ktorá predstavuje, kto ste, čo robíte a ako sa môžete skontaktovať, môžete urobiť niekoľko pokusov a omylov, ale akonáhle to dostanete je dobré vedieť, že v každej odoslanej e-mailovej korešpondencii sa snažíte čo najlepšie von.

Aké sú vaše tipy lepší e-mailový podpis 5 spôsobov, ako vytvoriť vlastné viac podpisov v Čítaj viac ? Aké veci sa vám páčia alebo nepáčia na iných podpisoch, ktoré ste videli? Podeľte sa o svoje myšlienky v sekcii komentárov nižšie!

Obrázok Kredit: Obchodné pár cez Shutterstock