5 kritických nástrojov, ktoré potrebujete pre produktívnejšiu virtuálnu kanceláriu

Reklama

Virtuálna kancelária je mobilná kancelária, ktorá sa nachádza vo vašom počítači alebo v cloude. Ak vás práca nespája s konkrétnym miestom, môžete si nastaviť svoje nástroje tak, aby fungovali odkiaľkoľvek na svete. Pre stále viac ľudí sa práca na diaľku stáva realistickou a náročnou alternatívou k dochádzaniu do práce v tradičnej kancelárii.

Aj keď to ponúka neuveriteľné množstvo slobody, práca virtuálne a možno aj na cestách si vyžaduje veľkú disciplínu a vynikajúce organizačné schopnosti. Pracujem a cestujem viac ako rok, a preto vám môžem povedať niečo o práci z „virtuálnej kancelárie“.

E-mailová komunikácia

Efektívna komunikácia je kľúčom k produktivite. E-mail zostáva základným nástrojom virtuálnej kancelárie pre profesionálnu komunikáciu a nevyzerá to, že by mal byť v dohľadnej dobe nahradený. Váš e-mailový klient by mal byť nastavený tak, aby automaticky filtroval vašu poštu, a malo by vám uľahčiť označovanie a triediť poštu a mali by ste mať prístup k svojej pošte online pre prípad, že by sa vám niečo stalo výpočtovej.

Pre mňa, Google Mail s niektorými vlastnými nastaveniami a povolenými niekoľkými funkciami Google Labs spĺňa všetky tieto požiadavky. Napísali sme nespočetné množstvo článkov GMail na MakeUseOf.

Odporúčam tiež prečítať si nasledujúce články:

• • Ako zmeniť Gmail na stroj na viac úloh (1. časť) Ako zmeniť Gmail na stroj na viac úloh (1. časť) Čítaj viac

• 3 veci, ktoré používatelia služby Gmail nastavili vo svojich účtoch 3 veci, ktoré používatelia Gmailu nastavili na svojich účtoch Čítaj viac

Organizácia a plánovanie

Žiadna virtuálna kancelária nie je kompletná bez kalendára, ktorý by vám pripomínal termíny, udalosti a stretnutia. Vďaka jeho bezproblémovej integrácii s GMail používam Kalendár Google.

Nasledujúce články ukazujú, ako môžete čo najlepšie využiť Kalendár Google:

• 10 úžasných funkcií služby Kalendár Google, ktoré by ste mali vyskúšať 10 úžasných funkcií služby Kalendár Google, ktoré by ste mali vyskúšať Čítaj viac
• 5 užitočných skriptov Greasemonkey na vylepšenie služby Kalendár Google 5 užitočných skriptov Greasemonkey na vylepšenie služby Kalendár Google Čítaj viac

Ak potrebujete viac pomoci, ako vám môže poskytnúť jednoduchý kalendár, zvážte nastavenie vlastného systému virtuálneho asistenta. Vynikajúcim riešením pre správu účtov, cestovných podrobností a ďalších informácií je Pageonce. Ďalším skvelým nástrojom na organizovanie je Pamätajte na mlieko, nástroj na správu zoznamov, úloh a pripomienok online alebo kdekoľvek, napríklad v službe GMail.

• 8 jednoduchých spôsobov, ako zvládať úlohy s nezabudnuteľným mliekom 8 jednoduchých spôsobov, ako zvládať úlohy s nezabudnuteľným mliekom Čítaj viac
• 5 chytrých spôsobov použitia Pamätajte na zoznamy a značky mlieka 5 chytrých spôsobov použitia Pamätajte na zoznamy a značky mlieka Čítaj viac

Priama komunikácia

Je dôležité spojiť sa s ľuďmi. Priama komunikácia prostredníctvom okamžitých správ, hlasových hovorov, telefónov alebo videohovorov tiež pomáha prenášať informácie efektívnejšie ako prostredníctvom e-mailu. V oboch prípadoch budete musieť komunikovať priamo s kolegami alebo zákazníkmi.

skype pokrýva celú šírku pásma priamej komunikácie. Môžete ho použiť na okamžité správy, hlasový rozhovor alebo videohovor a volanie na telefónne číslo.

Tipy a triky pre nasledujúce tipy nájdete v nasledujúcich článkoch skype :

• 5 jednoduchých spôsobov, ako opraviť nízku kvalitu zvuku na Skype (alebo iných službách VoIP) 5 jednoduchých spôsobov, ako opraviť nízku kvalitu zvuku na Skype Čítaj viac
• Ako riešiť problémy, keď Skype nemá video [Windows] Video Skype nefunguje? Ako testovať a riešiť problémy s fotoaparátomJe to frustrujúce, keď nefunguje video zo Skype. Tento kontrolný zoznam použite na vyriešenie bežných problémov s streamom videa spoločnosti Skype. Čítaj viac
• Ako používať Skype na nahrávanie hovorov alebo vedenie rozhovorov s HotRecorderom (Windows) Ako používať Skype na zaznamenávanie hovorov alebo uskutočňovanie rozhovorov s HotRecorderom (Windows) Čítaj viac

Ako alternatívu k Skype môžete tiež zvážiť Google hovor alebo ooVoo.

Ukladanie a zdieľanie súborov online

Ak vaša kancelária nie je len virtuálna, ale aj v službe The Cloud, potrebujete spoľahlivý online nástroj na ukladanie súborov. Možno budete potrebovať nástroj na výmenu alebo spoluprácu na dokumentoch so svojimi partnermi. Dropbox všetko a ešte viac.

Pozrite sa, čo vám odporúčame robiť Dropbox:

• 2 nástroje na rýchlejšie a ľahšie zdieľanie súborov na Dropboxe 2 nástroje na rýchlejšie a ľahšie zdieľanie súborov na DropboxeJedným z hráčov v hre zdieľania súborov je Dropbox. Táto populárna služba zálohovania a synchronizácie súborov umožňuje jej používateľom ľahko zdieľať súbory prostredníctvom „verejného priečinka“. Vďaka tejto funkcii je zdieľanie súborov ... Čítaj viac
• 3 ďalšie spôsoby, ako spravovať súbory Dropbox, o ktorých nemusíte vedieť 3 ďalšie spôsoby, ako spravovať súbory Dropbox, o ktorých nemusíte vedieťNaša obľúbená služba neustáleho zdieľania súborov Dropbox veľkoryso poskytuje až 2 koncerty voľného miesta v súboroch. Pre mnohých používateľov by to mohlo stačiť, ale teraz, keď sa Dropbox stáva synchronizáciou centrálneho cloudu ... Čítaj viac
• Ako obnoviť stratené súbory v Dropbox Ako obnoviť stratené súbory v DropboxČo sa stane, ak omylom odstránite súbor v Dropboxe? Po synchronizácii zmien to bude navždy? Áno, súbor zmizne, ale zatiaľ nebude úplne odstránený. Takže je... Čítaj viac
• Ako vytvoriť priame odkazy na obsah Dropbox a automatizovať proces Ako vytvoriť priame odkazy na obsah Dropbox a automatizovať procesJedným z najlepších spôsobov použitia Dropboxu je zdieľanie súborov. Pomocou účtu Dropbox môžete zdieľať súbory s ostatnými pomocou svojho verejného priečinka. V tomto článku vám ukážem rýchle a ... Čítaj viac
• Ako šifrovať údaje Dropbox pomocou ENCFS [Linux] Ako šifrovať údaje Dropbox pomocou ENCFS [Linux]Dropbox je pravdepodobne jedným z najlepších online nástrojov na synchronizáciu súborov. Ak ste však v poslednom čase preberali technické správy, uvidíte, že Dropbox má neskoro problémy s ochranou súkromia. Preto sa šifrovanie ... Čítaj viac

technické vybavenie

Nakoniec mi dovoľte stručne spomenúť hardvér, ktorý sa hodí. Zrejme potrebujete počítač a možno aj mobilný telefón. Výber zariadenia bude vo veľkej miere závisieť od osobných preferencií, alebo sa budete pravdepodobne úplne spoliehať na verejné počítače. V každom prípade by ste mali zvážiť dva kusy doplnkového hardvéru:

• Zálohovanie a prenos súborov
  Ak chcete dáta, ktoré nemôžete alebo nechcete ukladať online, získajte kartu SD alebo jednotku USB Flash s dostatočnou úložnou kapacitou. Na tieto zariadenia môžete nainštalovať aj mobilné aplikácie pre prípad, že sa budete spoliehať na verejné počítače.
• Slúchadlá a / alebo slúchadlá
  Ak pracujete na rušnom a hlučnom verejnom mieste, dobré slúchadlá môžu byť rozhodujúce pre vaše zameranie a zdravý rozum. Ak niekedy potrebujete telefonovať prostredníctvom počítača, nezabudnite si zaobstarať multifunkčné slúchadlá, ktoré sa tiež zdvojnásobia ako slúchadlá.

záver

Virtuálna kancelária je vysoko individuálne nastavenie počítačového hardvéru, softvéru pre stolné počítače a online služieb. Rovnako ako v tradičnej kancelárii, aj virtuálne kancelárske nástroje, ktoré vyberiete, veľmi závisia od vašich osobných požiadaviek a preferencií. Organizáciu môžete udržiavať jednoduchú a efektívnu, ale nikdy nezabudnite chrániť svoje údaje a nábožensky zálohovať.

Aké aplikácie a hardvér používate vo svojej virtuálnej kancelárii?

Obrázkové kredity: EDHAR