Ako odpovedať na všetky e-maily správnym spôsobom: Inline

Reklama

V roku 1971 bol vôbec prvý e-mail odoslaný z jedného počítača na druhý. teraz, 269 ​​miliárd e-mailov sú zasielané každý deň.

Nie je možné si predstaviť, koľko z týchto e-mailov je zbytočných. Koľko slúži iba na to, aby spôsobili viac zmätku. Vypáliť ešte väčšiu pozornosť a trpezlivosť svojich príjemcov.

Jedna vec je však istá: ak začalo viac ľudí efektívne odpovedať na e-maily 5 nástrojov na písanie lepších e-mailov, ktoré ľudia budú čítať a odpovedať na nePísanie nie je šálkou čaju každého. Na posielanie skvelých e-mailov však nemusíte byť veľkým spisovateľom. Potrebujete iba niekoľko nástrojov na zabezpečenie kvalitných správ. Čítaj viac , všetci by sme boli pripútaní k našim schránkam o niečo menej pevne a našim e-mailová úzkosť Ako zvládnuť úzkosť v GmaileToľko e-mailov, tak málo času. Cítite sa týmto spôsobom, pokiaľ ide o správu doručenej pošty v Gmaile? Ukážeme vám jednoduché nastavenia a užitočné nástroje na usporiadanie a odolnosť doručenej pošty v Gmaile. Čítaj viac by bolo o niečo menej oslabujúce.

Najviditeľnejším riešením nie je iba „inline odpoveď“, ale inline odpoveď správne. Inline odpoveď je miesto, kde môžete odpovedať v hlavnej časti e-mailu, namiesto písania vlastného e-mailu od nuly.

Inline odpoveď je niečo, čo väčšina z nás už občas robí. Mali by sme však odpovedať inline ďaleko častejšie. Mali by sme to robiť s niekoľkými pravidlami, aby sme udržali tieto zložité e-mailové vlákna usporiadané a ľahko sledovateľné.

Odpovedáme na e-mail zle

Opakom inline odpovedí je to, čo sa často nazýva „najvyššie uverejnenie“. Tu zasiahnete odpoveď na e-mail a začnete písať v hornej časti textového poľa. Takto je zložená väčšina dnešných e-mailov. Ak sa však nezaoberáte veľmi jednoduchými e-mailovými konverzáciami, najvyššie príspevky môžu spôsobiť najrôznejšie problémy.

Po prvé, pri najvyššom uverejňovaní príspevkov sa odkazovanie na pôvodný e-mail stáva obrovským problémom, ktorý zahŕňa vyhľadávanie e-mailom po e-maile s cieľom nájsť to, čo hľadáte. Potom musíte prejsť späť na e-mail, ktorý píšete, aby ste parafrázovali to, čo ste práve našli, mimo kontextu a často vám chýbajú dôležité body.

Príjemca môže niekedy na váš e-mail odpovedať v úplne novom vlákne e-mailu, čo znamená, že vaša konverzácia sa teraz odohráva v dvoch alebo viacerých samostatných vláknach.

prostredníctvom GIPHY

Ak ste v skupinovej konverzácii, veci sa stávajú ešte kurióznejšie. Sledovanie toho, kto odpovedá na to, čo, kedy a aké reakcie mali ty Odpovede sa stávajú takmer nemožným činom.

Inline Repying Is Solution

Mali by sme odpovedať, namiesto toho, aby ste písali najlepšie príspevky v rade - to znamená v rámci pôvodnej e-mailovej správy. V programoch Outlook a Apple Mail sa zobrazí pôvodná správa, len čo kliknete na odpoveď. V Gmaile zobrazte konverzáciu stlačením troch bodov v dolnej časti obrazovky na písanie správy.

Tip: Ak chcete z odpovede v Gmaile odstrániť vertikálny riadok ponuky, označte celý e-mail a potom kliknite na ikonu odsadiť menej Tlačidlo.

Inline odpovedanie rieši problém, keď je potrebné prechádzať množstvom správ, pretože pôvodný e-mail je zahrnutý a je možné ho vyhľadať v poslednej správe, ktorú dostanete v tejto konverzácii. To znamená, že všetko je udržiavané v kontexte.

Navyše nemusíte strácať čas sumarizáciou odpovedí iných ľudí alebo kopírovaním útržkov e-mailov len preto, aby vaše vlastné odpovede dávali zmysel. Vďaka vloženým odpovediam je tu všetko, na čo sa môžu všetci kedykoľvek obrátiť.

A pre vlákna, do ktorých je zapojených viac ľudí, je ľahké rozlíšiť, kto povedal a na koho je ľahké (ak sa to urobí správne).

Správne vloženie

Keď väčšina ľudí odpovie inline, jednoducho napíšu svoje odpovede vedľa textu, na ktorý chcú odpovedať, a urobia to tučným alebo červeným.

To nie je ani zďaleka ideálne. Hneď ako niekto otvorí e-mail vo formáte obyčajného textu, toto formátovanie sa mu nezobrazí. Akonáhle je v závite viac ako niekoľko ľudí, veci sa môžu rýchlo dostať do problémov.

Tu je rýchly sprievodca správne inline odpoveď, ktorá je škálovateľná a udržiava zmätok na minime.

1. Nespoliehajte sa na formátovanie

Ako už bolo uvedené, v niektorých prípadoch príjemca nemusí vidieť formátovanie, ktoré ste uviedli v e-maile (napr. Môže uprednostňovať obyčajný text). Ak je niekto slepý, môže byť ťažké sledovať vlákna obsahujúce viac farieb.

V každom prípade použite formátovanie, aby ste ľahšie našli odpovede pri skenovaní e-mailu. Ale nespoliehajte sa výhradne na to.

2. Predhovor odpovedá na vaše meno

Skôr než sa spoliehať na formátovanie, zvyknite si vopred pripraviť všetky svoje odpovede svojím menom a, ak potrebujete osobitnú organizáciu, dátum. Požiadajte všetkých príjemcov, aby urobili to isté.

V súčasnosti nemáte v Gmaile inú možnosť, ako zadať svoje meno manuálne. To isté platí pre vždy nevýrazná aplikácia Apple Mail.

Ak však používate program Outlook, existuje funkcia na automatické predhovorenie vašich odpovedí s vaším menom. Ak to chcete urobiť, choďte na Súbor> Možnosti> Pošta. Potom choďte na Odpovede & Poslať ďalej, skontrolovať Úvodné komentáre s a do textového poľa zadajte svoje meno. Keď odpoviete v tele e-mailu, vaše meno sa automaticky zobrazí v zátvorkách.

Mailbird tiež má túto možnosť predvolene.

3. Použite prerušenia riadkov

Kedykoľvek zanecháte vloženú odpoveď, malo by to byť na novom riadku, namiesto vloženia strednej vety alebo na koniec odseku.

Vďaka tomu je pre ostatných ľudí oveľa jednoduchšie odpovedať na vaše komentáre a skenovanie konverzácie prebiehajúcej okolo každého bodu je oveľa efektívnejšie.

4. Odsadené viacúrovňové odpovede

Ak sa v jednom e-maile rieši viac bodov, v rámci jednej správy sa vyskytne viacero vlákien.

Ak chcete zachovať tieto usporiadanie, mali by ste odsadiť závitové odpovede, aby bolo zrejmé, ktoré komentáre sa týkajú každého bodu. Osobne tu nájdem najintuitívnejšie znaky pomocou hranatých zátvoriek (>), pretože odrážky sa nemusia zobraziť v e-mailoch s jednoduchým textom.

Ušetrí vám to veľa úsilia pri zisťovaní, ktorej časti konverzácie musíte venovať pozornosť.

5. Posledná možnosť: Použite lepší nástroj

Nikto nepredstiera vložené odpovede, tu je perfektné riešenie. Ak však nemáte inú možnosť, ako používať e-mail, urobte si čas písať e-maily, ktoré sú efektívne a efektívne Ako napísať perfektný profesionálny e-mail (podporený údajmi)E-mail zostáva hlavnou formou komunikácie v podnikaní. Ak chcete uspieť v tomto prostredí, mali by ste sa naučiť, ako zostavovať efektívne profesionálne e-maily. Ukážeme vám 9 jednoduchých trikov, ktoré sa osvedčili. Čítaj viac . Na základe vyššie uvedených dôvodov je inline odpoveď najlepším spôsobom, ako udržať projekty v napredovaní. Pomáha tiež všetkým držať krok s viacerými konverzáciami v e-mailových vláknach bez toho, aby ste museli strácať čas prehliadaním dlhých zoznamov minulých e-mailov.

Ak zistíte, že aj vložené odpovede sú príliš zložité, alebo ak sa vaši kolegovia nemôžu do zvyku správne vložiť, môže nastať čas hľadať iný nástroj.

Komunikačné nástroje, ako napr voľný, sťažovať sia zhluk uľahčujú komplexnú tímovú komunikáciu. Namiesto toho, aby ste pokračovali v boji s e-mailom, môže nastať čas vyskúšať jednu z nich.

Šíriť slovo

Keď prijmete tieto jednoduché pravidlá inline odpovede, veľa príjemcov ocení, ako efektívne to e-mailové správanie 5 nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť písať lepšie e-mailyKaždý sa stále snaží vyriešiť problém s e-mailom. Hovorme teda aj o najzákladnejších zvykoch všetkých - o umení písania lepších e-mailov. S pomocou niekoľkých skvelých nástrojov. Čítaj viac je a začnite napodobňovať váš prístup prirodzene.

Ak prirodzene neskopírujú vašu premyslenú etiketu pre e-mail, vytiahnite ju na ňu. Pošlite im tento článok. Popíšte, ako chcete, aby na ne odpovedali, a vysvetlite, že vám to ušetrí veľa nepochopených správ, stratený čas a stratu kontextu.

Skutočne neexistuje žiadna nevýhoda.

Myslíte si, že vám tieto pravidlá pomôžu zostať na špičke zložitých e-mailových vlákien? Existujú nejaké ďalšie rady, ktoré by podľa vás boli užitočné?

Obrázok Kredit: sangoiri /depositphotos