Reklama
Aj keď v programe Microsoft Word sa mi nepáči, je tu veľa ďalších vecí, ktoré sa mi páčia. Najmä sa mi páči, ako flexibilné sú nástroje na kreslenie, zahrnuté šablóny pre veci ako listy a životopisy a predovšetkým milujem schopnosť automatizovať mnohé úlohy, ktoré vykonávate často. Jednou z týchto úloh je odosielanie správ alebo e-mailov.
Väčšina z nás čelí práci, kde musíte poslať správu celému tímu ľudí. Čo je to horšie, niekedy je to, že musíte poslať individuálne upravené e-maily každej osobe s konkrétnymi informáciami, ktoré sa jej týkajú. Možno, že 80 až 90% výpovedí je rovnakých, ale že 10 až 20% špecifických pre danú osobu je jedinečných - takže po e-maile strávite hodiny písaním e-mailov.
Posielanie automatizovaných e-mailov
V minulosti, Písal som o tom ako Ako dať Google Analytics pracovať za vás pomocou e-mailových prehľadov Čítaj viac môžete automatizovať službu Google Analytics tak, aby posielala naplánované prehľady, ktoré potom môžete odovzdať svojmu šéfovi alebo klientovi. Ale forma automatizácie, ktorú vám dnes ukážem, je trochu iná. Namiesto vytvárania údajov pre vás program Word automaticky vyplní údaje o osobe váš zoznam kontaktov, pričom vám umožní rýchlo vyplniť údaje alebo informácie, ktoré chcete poslať osoba. To spôsobuje, že e-mail je osobný a priamy, ale zároveň nestrávite hodiny písaním desiatok alebo stoviek osobných priamych e-mailov.
Ak chcete začať, v programe Word (v mojich príkladoch je to program Word 2007) kliknite na položku „korešpondencie“A potom kliknite na„Spustiť hromadnú korešpondenciu.”
Sprievodca nie je potrebný, ale je pekný, pretože vám pomôže zapamätať si všetko, čo potrebujete urobiť. Najprv vyberte šablónu, ktorú chcete použiť pre svoj všeobecný prehľad.
Slovo má veľa dobrých štýlov a rozložení. Po výbere šablóny stačí kliknúť na tlačidlo OK. Teraz je pre vás napísaná celá správa, stačí vyplniť text. Pokiaľ ide o dátum, nezabudnite zvoliť možnosť „dnes“, aby dokument vždy použil dnešný dátum vždy, keď ho neskôr vytvoríte znova.
Keď si vyberiete zoznam príjemcov na príjem týchto e-mailov, môžete použiť svoj aktuálny program Outlook kontakty, aktuálny zoznam kontaktov, ktorý ste exportovali z iného miesta, alebo vytvorte nový zoznam kontakty.
V mojom príklade som vybral príjemcov z mojich súčasných kontaktov v programe Outlook.
Teraz, keď máte vybratých príjemcov, povedzte dokumentu, aké informácie majú vytiahnuť z informácií o kontaktoch a automaticky ich vložiť do prehľadu. Urobíte to kliknutím na „Vložte zlúčené pole“.
Napríklad vytváram správu o konkrétnom webe pre klienta, takže som tento web definoval v jeho kontaktných údajoch a tu poviem programu Word, aby túto webovú adresu použil v prehľade.
Ak používate program Outlook, nezabudnite, že aplikácia Kontakty programu Outlook ponúka používateľské polia, do ktorých môžete vložiť informácie, ktoré chcete pre túto osobu.
Je to užitočné, keď sa v poliach Zoznam kontaktov nenachádzajú informácie, ktoré chcete pre túto osobu vložiť.
Najúžasnejšia vec, ktorá sa týka programu Microsoft Word Mailings, je to, že v zásade vytvoríte vyplnené polia pre časti prehľadu, ktoré sú jedinečné pre každú osobu.
Takže keď píšete všeobecnú správu a dostanete sa na miesto, kde musíte napísať niečo, čo by malo konkrétne údaje relevantné pre túto osobu, stačí kliknúť na „pravidlá“A vyberte„Vyplniť“. To vám umožní definovať rýchlu otázku a predvolenú odpoveď. Čo sa stane, keď načítate automatizovaný dokument, zobrazí sa výzva na vyplnenie každého z polí na vyplnenie každého príjemcu.
Po dokončení vytvárania automatickej pošty sa dokument bude skladať z niektorých polí, ktoré sa automaticky vytvoria vyplňte na základe kontaktných údajov príjemcu a ďalšie polia sa vyplnia podľa toho, čo ste zadali informácie.
Pre každý dokument môžete rýchlo poslať e-mailovú správu z programu Word kliknutím na tlačidlo Outlook v pravej hornej časti obrazovky a výberom možnosti „Poslať email“(Alebo odoslať ako prílohu PDF) a máte hotovo!
Pomocou tejto techniky znížite svoju korešpondenčnú prácu najmenej o 50% alebo viac. V predstihu vám bude nejaký čas trvať, kým sa dokument dokonale nastaví, ale každý týždeň alebo mesiac, ktorý potrebujete na vystavenie správy, budete veľmi radi, že ste sa snažili.
Zoznámte sa s Microsoft Word Mailings a dajte nám vedieť, ako to šlo. Ušetrilo vám to čas? Podeľte sa o svoje vlastné skúsenosti s ním v sekcii komentárov nižšie!
Obrázkový kredit: clix na sxc.hu
Ryan má titul bakalára v odbore elektrotechnika. Pracoval 13 rokov v automatizačnom inžinierstve, 5 rokov v IT a teraz je aplikačným inžinierom. Bývalý šéfredaktor MakeUseOf, vystúpil na národných konferenciách o vizualizácii údajov a vystupoval v celoštátnych televíziách a rozhlase.
