Vyvarujte sa vraždám v PowerPointe: Ako urobiť vaše prezentácie pôsobivými a nezabudnuteľnými

Reklama

Už ste niekedy urobili prezentáciu programu PowerPoint? Samozrejme, že áno. Keby ste povedali „nie“, hovoril by som vám klamár. Dobre, môže to byť extrémne. Ale väčšina z nás má, však? Povedal by som to. Aký je môj názor? Chcem tým povedať, že tu väčšina z nás vytvorila program PowerPoint a urobila prezentáciu (alebo v určitom okamihu), a napriek tomu je pravdepodobné, že to bude jedna z najviac zle vykonaných vecí na počítači.

Prezentácie, ktoré som videl, boli urobené na vysokej škole, obidvoma študentmi a inštruktori, prinajmenšom trápne. Od smiešne dlhých snímok od inštruktorov po študentov, ktorí vyzeral, že nevedia, ako na to čítať (čo v prvom rade nemali robiť). Zlé prezentácie PowerPoint sú epidémiou vo vzdelávaní, ktorá potom pokračuje na pracovisku. Samozrejme to nie je len o samotnom PowerPoint, ale aj o moderátorovi a o tom, ako dobre hovoria a sprostredkujú informácie. A toho sa tiež dotknem.

Začnite osnovou

Rovnako ako pri písaní správy je užitočné stanoviť konkrétne body. Zvyčajne je to len pre vás, aby ste svoje myšlienky potlačili. V programe PowerPoint je však pre vaše publikum pekné vidieť, čo sa bude týkať prezentácie, ktorú práve sledujú. Spojuje ich o niečo viac a stále ich zaujíma, najmä ak na časovej osi bolo niečo, čo ich zaujalo. Osnova je jednoduchá a pozostáva iba z presných vecí, ktoré chcete pokryť. Niekedy je v poriadku trochu podrobnejšie rozbaliť obrys a poskytnúť ďalšie informácie o podtémach, ktoré budú pokryté. Závisí to však od dôkladnosti vašej prezentácie a požiadaviek konkrétneho obsahu, ktorý kryjete. Nižšie je uvedený príklad osnovy v prezentácii, ktorú som venoval počítačovej bezpečnosti.

Buďte konzistentní s témou a rozložením

Existuje niekoľko aspektov, ako udržať rozptýlenie na minime a byť v súlade s vašou témou a rozložením v celom PowerPoint, je určite hlavným hráčom v tomto. Nechcete vytvárať žiadne myšlienky, ktoré by zmenili zameranie publika na váš obsah a na to, čo hovoríte. Môžete to urobiť nielen udržaním konzistentnej témy (to je celkom jednoduché), ale aj rozložením. Napríklad, ak jedna téma zaberá dva diapozitívy, nezabudnite označiť druhú snímku a na koniec názvu pridať „(Pokračovanie)“. Tým sa rýchlo zobrazí publikum, ktoré ste na rovnakej téme, a to aj napriek prepínaniu snímok a sústredeniu sa na túto tému namiesto toho, aby premýšľali, o čom môže byť snímka.

Zabudnite na klipart, bláznivé zvuky a efektné prechody

Keď už hovoríme o rozptyľovaní, je to ďalší veľký hráč. Niektoré vizuálne prvky môžu byť dobré. Avšak irelevantné vizuály alebo zvuky (v skutočnosti len nejaké zvuky) a bláznivé prechody nie sú len veľmi rušivé pre publikum, ale tiež poskytujú vášmu PowerPointu menej profesionálny vzhľad. Odporučil by som, aby ste sa držali ďalej od väčšiny z nich, napríklad od tejto zeleno-žltej, našuchorenej veci dole.

Na vysokej škole som mal inštruktora, ktorý Miloval všetky tieto veci. Mám pocit, že mala učiť / mala učiť materskú školu, ak vám to dáva predstavu, aká bola (a jej prezentácie).

Neprečítajte si PowerPoint. Bodka.

Naozaj? Stále si čítate svoje body PowerPoints? Naozaj dúfam, že nie. A neuraziť vás, ak tak urobíte, ale musíte prestať - pre dobro ľudstva. Dobre, teraz, keď som dokončil posmechovanie vašej dôstojnosti, dovoľte mi opýtať sa na toto: Už ste niekedy počúvali niekoho, kto niečo čítal? Ak sú naozaj dobre, ako to niektoré profesie vyžadujú, sotva môžete povedať. Ale ak sú priemerné ako väčšina z nás, znie to monotónne a nevýrazne. Nechcete, aby si o vás ostatní mysleli, že? To sa vráti naspäť prečo prezentáciu robíte na prvom mieste. Dávate to preto, lebo vy mať to? Pretože sa vám téma páči? Alebo preto, že chcete, aby publikum absorbovalo čo najviac vedomostí a obsahu, aby vykonalo pozitívne zmeny? Možno je ich niekoľko, ale dúfajme, že posledný je jedným z nich, pretože ak nie, je nepravdepodobné, že sprostredkujete obsah, ktorý ste tak tvrdo pracovali, na výskum a zostavenie tak, aby vaše publikum Kiež tešiť sa učiť a aplikovať.

Nakoniec nie je dôvod čítať, čo vaše publikum môže jasne vidieť. Vaším cieľom ako moderátora je rozšíriť samotný PowerPoint. PowerPoint je jednoducho sprievodcom a rozsiahlym náčrtom pre publikum, ktoré bude sledovať počas vašej prezentácie.

Dodanie obsahu je rovnako dôležité ako samotný obsah. Tu je riešenie, ktoré som našiel pre tento problém, ktorý pre mňa skvele funguje. Po vytvorení programu PowerPoint prejdite ním a vytvorte skript. Skript sa môže skladať z všetkého, čo chcete, od prehľadu alebo zhrnutia vašej prezentácie až po úplnú imitáciu toho, čo chcete povedať. V celom skripte uveďte, kde sa budú vyskytovať prechody snímok, takže počas prezentácie nezabudnete meniť snímky. Je v poriadku pozerať sa na čítanie, ale už by ste mali mať trochu pochopenie toho, čo už poviete.

Dostaňte sa do bod A zavraždiť Ságu

Toto je druhá strana, ktorá nečítava, čo poviete. Je ťažké poskytnúť zmysluplnú prezentáciu vždy, keď sa všetko, čo robíte, číta bod za bodom (to je to, pre čo je skript určený). Nevkladajte však tento skript do samotných snímok. Mohlo by to pre vás znieť ako zdravý rozum, ale mal som inštruktora, ktorého snímky boli tak nabité, že trvalo dlho, kým som od nich získal hlavné body a dôležité informácie. Pomerne frustrujúce pri pokuse o štúdium. Nie je to však len o štúdiu - a čo tak na pracovisku, keď musí byť váš program PowerPoint pre ostatných zdrojom? Nechcú mať čas na to, aby ste si prezreli svoje snímky podobné románom. Tak, ako už názov napovedá, choďte k veci - nazýva sa to Silabod z nejakého dôvodu, nie ako „PowerSaga“.

Používajte médiá, ale kvalitné médiá

Predtým som hovoril o nepoužívaní bláznivých obrázkov, ako napríklad Clip Art, alebo iných rušivých médií. To neznamená, že ho nemôžete použiť vôbec. Fotografie, videá, dokonca aj zvukové klipy majú svoje miesto ak je to relevantné. Kľúčové slovo. Nemáte náhodnú fotku, len aby ste vyplnili priestor. Namiesto toho nájdite niečo, čo súvisí s tým, o čom hovoríte. Je to plus, ak to, čo už hovoríte, pridáva kvalitu, ak je však snímka iba trochu sterilnejšia, je to tiež v poriadku. Len sa uistite, že je to relevantné pre to, čo pokrývate, a nevyberie pozornosť publika.

Použite zdroje, ktoré máte k dispozícii

Možno boli chvíle, keď ste mali nápad na niečo, čo ste chceli urobiť, ale nemali ste know-how na jeho implementáciu do svojho programu PowerPoint. Nezabudnite na jednoduché vyhľadávanie na internete. Na webovej stránke spoločnosti Microsoft je samozrejme veľa tipov a informácií a je to skvelý zdroj informácií, ako je tento. Dokonca aj rýchle vyhľadávanie vo vašom preferovanom vyhľadávacom nástroji však prinesie fantastické výsledky, pretože pravdepodobne existuje niekto, kto by premýšľal o tej istej veci a našiel riešenie.

To všetko leží na vás, moderátor

Upútanie pozornosti publika od začiatku má zásadný význam pre úspech vašej prezentácie a vplyv, ktorý na ne bude mať. Začnite s chytľavou líniou, zaujímavou štatistikou alebo otázkou, ktorá vyvolá ich zvedavosť. Akonáhle ho máte, musíte to udržiavať. Urobíte to tak, že budete postupovať podľa predchádzajúcich tipov uvedených tu a jednej ďalšej veci: vibrácie, ktorú vydávate. Si nervózny? Alebo ste uvoľnení a sami? Musíte byť poslednými, nech je to čokoľvek. Nerobte si starosti, ak máte pocit, že vaša osobnosť nie je dostatočná na obsah, ktorý prezentujete - nesnažte sa ho zmeniť. Namiesto toho verte svojim inštinktom a buďte sami sebou. Napríklad, ak ste zábavní, hodte sem a tam svoj vlastný humor. Alebo ak to myslíte vážne, namiesto toho to urobte. Kľúčom je sprostredkovať dôveru v seba, svoju prácu a obsah, ktorý prezentujete.

Praxou. Praxou. Praxou. (A neodkladajte to)

Ako si teda môžete byť istý v tieto veci? Jednoduché - prax. Mali by ste si uložiť celú prezentáciu (nie PowerPoint). Tým sa zlepší tok informácií, vykreslí sa dôvera, zabráni sa suchým prezentáciám (monotónne) a čítanie snímok a lepšie sa upúta pozornosť publika. Toto odloženie iba zvýši negatívy a zníži pozitíva. Preto sa neodkladajte a nezdržujte sa pred zápasom.

Doh! Uložili ste si PowerPoint iba na jedno miesto - jediný flash disk, ktorý ste mali. A na ceste do budovy ste ju spadli do bahnitej kaluže. Dúfam, že to stále funguje - vaša práca / známka a ostatní ľudia sa na vás spoliehajú. Ak sa vám to nikdy nestalo, všetci vieme o niekom, komu sa to stalo. Je rozumné zálohovať, tak to urobte! Je to zadarmo (väčšinou) a nie je tam naozaj žiadny dôvod, s výnimkou vašej vlastnej lenivosti - čo je len úbohé, že mu to dovolíte dostať sa do cesty. Viete, že by ste ľutovali tie časy, ktoré ste nezálohovali, ak by sa vám niečo podobné stalo, tak prečo nezabrániť tomuto stresu a robiť veci hneď od začiatku.

Existuje niekoľko spôsobov, ako to dosiahnuť. Najprv musíte mať viac umiestnení toho istého súboru v rôznych zdrojoch. Ak máte súbor v počítači, uložte ho aj na jednotku Flash. Ak máte v úmysle priniesť disk Flash iba na pripojenie k inému počítaču a poskytnúť prezentáciu, skúste použiť cloudovú službu Dropbox vs Disk Google vs OneDrive: Ktoré cloudové úložisko je pre vás najlepšie?Zmenili ste spôsob, akým uvažujete o úložisku v cloude? K obľúbeným možnostiam služieb Dropbox, Disk Google a OneDrive sa pripojili ďalší používatelia. Pomôžeme vám odpovedať, ktorú službu cloudového úložiska by ste mali používať. Čítaj viac napríklad Dropbox, SugarSync, SkyDrive alebo Disk Google. Existuje tiež množstvo ďalších služieb, ale to sú moje preferované voľby, SugarSync je môj osobný favorit SugarSync: Najobľúbenejšia služba bezplatného zálohovania a synchronizácie súborovZálohovanie súborov nie je v žiadnom prípade nová konverzácia alebo téma. Ak hľadáte v službe Google výraz „zálohovanie súborov“, pravdepodobne vás ohromia služby a články na túto tému. Je to obrovský ... Čítaj viac . Ďalšou možnosťou je mať prenosný pevný disk aj disk Flash (alebo dva z toho istého typu) zariadenie), ak si nie ste istí spoľahlivosťou internetového pripojenia, stále máte zálohovanie. Nejsem vyberavý ako zálohujete, rovnako dlho ako vy robiť a jeho spoľahlivý.

Navyše, uložiť pri písaní váš PowerPoint a prezentačný skript. Pomenujte súbory od začiatku a počas písania jednoducho použite „Ctrl + S“. Nie koľkokrát som to spočítal v tomto článku. Aj keď uvažujete o záchrane stredne veľkých síl - jednoducho to urobte. Trvá to len sekundu a šetrí sa hodiny frustrácie.

záver

Aby som to zhrnul, nezabudnite, že existuje veľa vecí, ktoré vám spríjemnia čítanie a porozumenie programu PowerPoint. To znamená, že ďalších 50% hmotnosti je určené tým, ako dobre prezentujete materiál. Obaja musia byť v súzvuku, aby upútali a udržali pozornosť publika, aby sa ubezpečili, že úplne pochopia obsah, na ktorom ste sa usilovne pripravili. Ale nekončí to. Obsah musíte zamerať na potreby a záujmy publika. Ak to nie je v ich osobitnom záujme, môžete si to vynahradiť prostredníctvom oblastí prezentácie samotného obsahu pomocou analógií, aby ste ich v čo najväčšej miere prepojili s vašou osobnosťou. Tieto veci spolu s dôverou, ktorú ste získali opakovaným študovaním prezentačného skriptu, zaistia, že vaše publikum zostane zaujímavé. Nakoniec nezabudnite na zálohovanie. Môže sa to javiť ako hádka, ale nezabudnite, že je to omnoho viac, keď musíte znovu vytvoriť všetko, čo ste stratili.

Ďalšie užitočné tipy nájdete na stránke 10 tipov na prípravu profesionálnej prezentácie v programe PowerPoint 10 tipov na prípravu profesionálnej prezentácie v programe PowerPointPomocou týchto tipov programu Microsoft PowerPoint sa môžete vyhnúť častým chybám, udržať svoje publikum zaujaté a vytvoriť profesionálnu prezentáciu. Čítaj viac autor: Tina a pravidlo PowerPoint 10-20-30 od Guy Kawasaki.

Obrázok Kredit: Ruky sa prelomia cez biele pomocou Shutterstock | Žltá hračka cez Shutterstock | Cute Furry FerretConcentration Comic cez Shutterstock | Ilustrácie podnikateľa prostredníctvom Shutterstock