Reklama
Skôr alebo neskôr sa doručená pošta Gmailu každého stane ohromnou neporiadkom. Existuje veľa trikov, ktoré sa zaoberajú preťažením e-mailom, ale pod nosom je jedna, ktorú možno nepoužívate: staré dobré štítky v Gmaile.
Etikety sú už dlho a tak sa pre mnohých z nás stali takmer slepé miesta. Som používateľom Gmailu od jeho založenia, ale štítky som donedávna používal. Úplne sa zmenil spôsob, akým pristupujem k e-mailu, a nakoniec mi pomohol skryť môj priečinok doručenej pošty.
Úspešné používanie štítkov závisí od niekoľkých základných princípov produktivity, rovnako ako u každého systému riadenia úloh. Tu sú triky, ktoré mi pomohli a tiež vám môžu pomôcť.
Štítky by vás nemali nútiť premýšľať
Označenie štítkom by malo byť mechanické; akcia, ktorú podniknete na základe štítka, by mala byť mechanická.
Toto je pravdepodobne najdôležitejšia súčasť používania štítkov v Gmaile. Spočiatku budete v pokušení prísť s dlhým zoznamom štítkov. „Každá úloha alebo e-mail je jedinečný,“ poviete si to. Zabráňte pádu do tejto pasce. Čím viac štítkov máte, tým viac vás nútia premýšľať, tým viac času to zaberie. Musíš
aktívne bojovať s únavou pri rozhodovaní Ako vytvoriť nový zvyk, keď sa zdá, že je ťažké pokračovať v práciNávyky sa netvoria cez noc. Každý rok prijímame tieto uznesenia, ktoré si vyžadujú zásadné zmeny. Ak chcete nový zvyk, musíte byť pripravení na úskalia a ako ich prekonať. Čítaj viac , tak by to mali byť aj štítky.Majte čo najmenej štítkov. Každá etiketa by mala slúžiť na jeden účel. Ako všeobecné pravidlo použite tieto primárne štítky a pridajte ďalších päť, ktoré sú špecifické pre vaše pracovné potreby.
5 primárnych štítkov: dnes, hotovo, čakanie, zoznam úloh, odpoveď
Niektorí odborníci na doručenú poštu odporúčajú ráno robíte každodennú kontrolu e-mailov Ako poraziť závislosť na e-maile sledovaním návykov doručenej poštyE-mail unesie vaše dni a je to záludné. Môžete znova získať kontrolu nad svojím časom. Zistite, koľko času venujete e-mailu práve teraz, a odcudzte ho späť. Čítaj viac , takže viete, čo robiť s každým e-mailom. S týmto skenovaním zaobchádzajte ako s časom na usporiadanie doručenej pošty, podobne ako v prípade usporiadania zoznamu úloh.
pravidlo nuly správy e-mailu: Ak ho môžete odstrániť, odstráňte ho. Pre správy, ktoré nemôžete odstrániť, ich môžete spravidla kategorizovať podľa týchto piatich základných štítkov:
- dnes: Označte to na každom e-maile, ktorý má dnes podniknúť kroky. Je v poriadku, ak je e-mail označený Dnes, ako aj niečo iné; ide o to, že tento e-mail je dnes relevantný.
- Robiť: Ak e-mail obsahuje projekt alebo úlohu, ktorú musíte urobiť dnes, označte ju touto menovkou. Kľúčový bod: Úlohou musí byť viac, než len odpoveď na tento e-mail. Môžete to skúsiť spojiť s Sortd zmení službu Gmail na dosku podobnú trellu Pomocou aplikácie Sortd môžete zmeniť Gmail z pracovnej dosky podobnej trelluV modernej pracovnej sile sa váš e-mail často zmení na zoznam úloh. Teraz môžete teraz v Gmaile získať organizáciu v štýle Trello pomocou nového rozšírenia prehliadača Chrome, Sortd. Čítaj viac .
- odpoveď: Označte to na každom e-maile, ktorý potrebuje odpoveď. E-mail by sa teda mohol označiť ako „Dnes + Úlohy + Odpovedať“, čo znamená, že obsahuje úlohu, ktorá nie je e-mailom, a musí sa na ňu odpovedať do konca dňa.
- Čakať na: Označte to na každom e-maile, kde je to pre vás dôležité, musíte však počkať, kým podnikne ďalšie kroky. Tento trik som si vybral od zakladateľa ActiveInboxu Tipy Andyho Mitchella na správu preťaženia e-mailom Ako sa vysporiadať s preťažením a zoznamom úloh v e-mailochE-mail nie je len komunikácia, ale vo veľkej miere tiež určuje váš zoznam úloh. Poďme hovoriť o najlepších tipoch, ako prepojiť doručenú poštu s našou produktivitou, s Andym Mitchellom, zakladateľom ActiveInboxu. Čítaj viac .
- Hotový: Najdôležitejšie označenie. Akýkoľvek e-mail, v ktorom už nie je potrebné zadávať údaje, označte ho ako Hotovo. Nie som fanúšikom odstraňovania e-mailov, pretože uprednostňujem túto papierovú stopu; a aj keď archivujete e-mail, odpoveď odosielateľa ho vráti späť do vašej doručenej pošty. Potrebujete to „Hotovo!“ menovka - najmä ak ste fanúšikom metódy produktivity zoznamu Hotov.
Štítky sú skvelé ako Placebos!
Vždy, keď som dostal nové e-mailové oznámenie, mojím prvým inštinktom bolo otvoriť, prečítať, odpovedať alebo odstrániť. Pre môj pracovný postup to bolo rušivé. Ale toto bezobslužné oznámenie by ma obťažovalo, takže som nakoniec prerušil všetko, čo som robil, aby som to vyriešil.
Teraz už len nalepím štítok a vrátim sa do práce. E-mail adresujem neskôr, keď bude moja aktuálna práca hotová. Aplikácia štítku mi dáva mentálne uspokojenie z interakcie alebo adresovania e-mailu bez toho, aby som trávila čas, ktorý by som inak mal.
Štítky sú fantastickým placebom pre tých, ktorí povinne musia niečo urobiť s prichádzajúcimi e-mailmi.
Štítky by mali byť ľahko prístupné, aplikovateľné a identifikovateľné
Gmail má množstvo nástrojov, aby štítky boli čo najpríjemnejšie pre používateľov. Strávte trochu času prispôsobením vzhľadu štítkov, zvýši to vaše použitie.
Ísť do Ikona ozubeného kolieska> Nastavenia> Menovky aby ste videli všetky svoje štítky a spravovali ich. Tu tiež odporúčam skryje väčšinu ostatných položiek, ktoré vidíte na ľavom bočnom paneli Gmail vylepšuje štítky pomocou dvoch rozšírení Labs [News] Čítaj viac , ako napríklad Odoslaná pošta, Koncepty, Dôležité, Kategórie, Kruhy a ďalšie. Ak sa štítky zobrazujú ako prvé, je ľahšie ich vyhľadať a presunúť myšou do e-mailov.
tiež farebne označte svoje štítky. Kliknutím na malú rozbaľovaciu ponuku v ktorejkoľvek menovke na bočnom paneli vyberte farby. Jednoduché farby aplikované na vaše primárne štítky vám ich pomôžu ľahko identifikovať. Používam zelenú menovku pre „DONE!“ - je uspokojivé pozrieť sa na ňu a vedieť, že sa s týmto e-mailom nemusím obťažovať. Podobne označujem „DNES!“ štítok s jasne červenou farbou, aby vždy upútal moju pozornosť.
Žiadne rozšírenia, žiadne návnady
Krása štítkov je, že je zabudovaná do Gmailu. Nepotrebujete žiadne rozšírenia žuvačky RAM, ktoré môžete používať v prehliadači Chrome, ale nie v mobilnej aplikácii Gmail. Funguje to dokonale pri každom otvorení doručenej pošty. Najlepšie systémy produktivity sú tie, ktoré vám uniknú z cesty, a to sú štítky.
Ak máte problém s efektívnejším používaním štítkov v službe Gmail, radi by sme vás počuli! Vložte svoje návrhy do komentárov alebo položte akékoľvek otázky.
Kredity obrázkov: Káhira
Mihir Patkar píše o technológii a produktivite, keď nie je závislý od sledovania opakovaných pokusov.
