Vyvinúť nočnú moru svojej doručenej pošty v Gmaile do zjednodušeného systému správ

Reklama

Musím priznať, že pokiaľ ide o organizovanie e-mailov, som trochu lenivý. Keď od niekoho dostanem e-mail, zvyčajne jednoducho vypálim rýchlu odpoveď a nechám ho v mojej doručenej pošte. Keď som používal Yahoo Mail veľa, malo to za následok, že môj priečinok doručenej pošty vzrástol na približne 3 000 až 4 000 správ. Ako presne teda postupujete pri riešení scenára nočnej mory?

Situácia sa stáva ešte kritickejšou, keď začnete pracovať na diaľku. Vaše pracovné úlohy a tímové diskusie sa uskutočňujú prostredníctvom e-mailu. Vďaka tomu je e-mailová organizácia a racionalizácia ešte dôležitejšia, pretože to môže mať vplyv na kvalitu vašej práce a na to, či narazíte na dobre organizovanú a vysoko funkčnú osobu.

V prvom rade je MakeUseOf jednoznačne miestom, kam sa obrátiť, keď potrebujete pomoc so svojím účtom Gmail. Dva z mojich obľúbených článkov MUO, ktoré sa zameriavajú na zefektívnenie služby Gmail, sú úžasné zoznamy spôsobov použitia Angeliny Gmail ako nástroj na viacero úloh Ako zmeniť Gmail na stroj na viac úloh (1. časť) Čítaj viac

; a tiež som si veľmi užila článok Ann Smarty s niekoľkými príkladmi, ako používať Filtre Gmail zvyšujú vašu produktivitu 3 Skvelé príklady použitia filtrov Gmail pre produktivitu Čítaj viac . V tomto článku sa budem deliť o tri silné spôsoby, ako môžete nechať svoju doručenú poštu, aby sa usporiadala sama, namiesto toho, aby som trávila hodiny pokusmi opraviť účinky svojej lenivosti na jednom sedení.

Vyčistenie priečinka Doručená pošta ako vývojový proces

Organizácia a čistenie mojej doručenej pošty v Gmaile je pre mňa asi také príťažlivé, ako pranie bielizne alebo umývanie riadu. Namiesto toho, aby ste si organizovali celú doručenú poštu a celú hromadu správ, môžete si zvyknúť robiť len niekoľko vecí, ktoré sa posunú vpred. Tieto „pár vecí“ nakoniec spôsobia, že sa priečinok Doručená pošta vyčistí. Znie to nemožne? Nie je to - je to len záležitosť školenia vašej doručenej pošty v Gmaile, aby konala inteligentnejšie a aby vám usporiadala správy.

Prvým krokom, ktorý si sľúbite vybaviť prichádzajúce e-maily, oznámte Gmailu, ako ich usporiadať alebo usporiadať. Presmerovaním bežných prichádzajúcich e-mailov zistíte, že vaša doručená pošta sa veľmi rýchlo vyčistí.

Nedávno som napríklad nastavil Kalendár Google, aby mi posielal e-maily s upozornením na úlohy, ktoré mám v daný deň naplánované. Aj keď je to pekný spôsob, ako to urobiť, je to tiež skvelý spôsob, ako zabaliť doručenú poštu vo veľmi krátkom čase. Tieto správy som nechal nahromadiť, ale teraz sa zaoberám notifikačnými e-mailovými správami, ktoré som práve spravil dnes prijaté a použiť ho na spätné vrátenie a reorganizáciu všetkých tých, ktoré sú v súčasnosti neprehľadné môj priečinok Doručená pošta. Keď máte správu otvorenú, stačí kliknúť na „Ďalšie akcie“ a potom vybrať „Filtrovať podobné správy.

Týmto spôsobom nemusíte zistiť, aké filtračné kritériá by ste mali použiť na použitie v tejto skupine obrázkov, v e-maile systém už pozná e-mailovú adresu, z ktorej správa pochádza, a automaticky vyplní pole „Od“ vy.

Nezabudnite, že pri riešení takýchto e-mailov, ktoré sa dnes dostanú do vašej doručenej pošty, naučíte svoj e-mailový účet, ako vám usporiadať doručenú poštu. Môže to trvať dnes alebo zajtra viac času, ale po chvíli si uvedomíte, že váš účet Gmail sa udržiava čistý a organizovaný! Skutočné tajomstvo „učenia“ účtu Gmail, čo robiť so správou, je ďalším krokom nastavenia filtra.

Ak ste to práve začali robiť, pravdepodobne nemáte žiadne štítky pripravené na správy, ktoré chcete zorganizovať. Nemajte strach - stačí použiť rozbaľovacie pole vedľa položky „Použiť štítok“ a vyberte „Nový štítok ...“ Toto vám umožní priradiť štítok, ktorý dobre popisuje tento typ e-mailu. Napríklad v tomto prípade som nazval e-mail typu „Calendar_Notifications“ a potom som Gmailu povedal, aby toto nové pravidlo uplatnil na minulé správy.

To zefektívňuje vaše úsilie. Namiesto toho, aby ste sa vracali a reorganizovali tisíce starých e-mailov, môžete nechať svoje úsilie pomocou Nový e-maily, ktoré vedú k vyčisteniu existujúcej hromady rôznych správ, ktoré zaplnia vašu doručenú poštu.

Na rýchle označovanie e-mailov použite Superstar

Ak ste niečo ako ja, môžete dostávať e-maily prichádzajúce z celého miesta - informačné e-maily od vašej banky alebo iných organizácie, s ktorými obchodujete, e-maily od spolupracovníkov alebo ľudí, ktorých spravujete, alebo dôležité správy od členov tímu, s ktorými ste pracujúci s. Ak máte čo do činenia s veľkým prílivom e-mailov, je veľmi chytrým nápadom začať označovať svoje e-mailové správy hviezdičkami.

Označenie správy hviezdičkou zvyčajne znamená, že správa je veľmi dôležitá, ale je to tiež skvelý spôsob, ako rozdeliť tieto „dôležité“ e-maily do podkategórií, aby ste ich neskôr mohli rýchlo a ľahko vyhľadať. Môžete to urobiť povolením funkcie Gmailu „Superstars“.

Táto funkcia vám umožňuje používať až 12 jedinečných ikon hviezd, takže môžete nielen oddeliť dôležité správy zo zvyšku hromady doručenej pošty, ale tieto dôležité správy môžete triediť podľa ich vlastných špeciálny typ. Budete musieť poznať názov ikony pre vyhľadávanie, takže na stránke s nastaveniami služby Gmail stačí umiestniť kurzor myši na ikonu pre názov ikony. Keď čítate nový e-mail a chcete ho označiť ako dôležitý a zoradiť ho, môžete kliknúť na možnosť „hviezda“ a potom niekoľkokrát kliknúť na zmenu typu hviezdičky. V tomto prípade som päťkrát klikol, aby som označil správu ako dôležitý informačný e-mail o mojich cestovných plánoch v Orbitzi.

Ak si neskôr budete chcieť spomenúť na tieto dôležité správy z vašej e-mailovej schránky, jednoducho vyhľadajte daný typ. zadaním slova „má: modro-informácie“ alebo bez ohľadu na názov typu ikony - a dostanú sa iba správy, ktoré ste označili. vrátený. Tu sú napríklad všetky správy, ktoré som označil ako dôležité informačné e-maily.

Vďaka tomu je veľmi ľahké rýchlo nájsť tie správy, ktoré ste predtým museli loviť v doručenej pošte - šetrí čas a vyhýba sa veľkým bolestiam hlavy.

Označte kritické e-maily pomocou rýchlych odkazov

Ďalším dôležitým spôsobom, ako usporiadať a sledovať tie kritické e-maily, o ktorých viete, že sa budete musieť vysporiadať s prvým okamihom, je aktivácia funkcie Rýchle odkazy v službe Gmail Labs. Týmto sa nastavuje jednoduchá funkcia rýchlych prepojení v ľavom paneli ponuky vášho účtu Gmail.

Keď dostanete e-mail, o ktorom viete, že sa budete musieť vrátiť a nájsť neskôr, jednoducho kliknite na „Pridať rýchly odkaz“ a Gmail automaticky zaznamená adresu URL pre tento obrázok a pridá ju do ľavého menu výpis. Text odkazu môžete dať ľubovoľnému názvu.

Na ľavom paneli ponuky sú uvedené e-mailové odkazy s titulom, ktorý ste vybrali. Je to veľmi užitočný spôsob, ako zabrániť tomu, aby ste museli vyhrabávať e-maily, ktoré majú dôležité informácie, napríklad telefónne číslo niekoho, komu vám poslali e-mail. Keď je čas zavolať im, stačí kliknúť na odkaz - nemusíte prehľadávať všetky vaše ostatné e-maily, aby ste našli tieto dôležité informácie.

Všimnite si, že pri každom rýchlom prepojení sú možnosti „x“. Dôvodom je, že táto funkcia je určená na rýchle ukladanie informácií, ktoré budete potrebovať v krátkom poradí. Keď ste tieto informácie použili, je dobré odstrániť rýchly odkaz, aby ste mohli mať zoznam rýchlych odkazov čo najkratší. V podstate ide o rýchly zápisník na sledovanie dôležitých e-mailov, o ktorých viete, že sa budete musieť čoskoro vrátiť znova.

Poznáte nejaké ďalšie užitočné tipy, ktoré vám pomôžu usporiadať a zefektívniť doručenú poštu? Podeľte sa o svoje vlastné nápady a tipy v sekcii nižšie.