5 krokov na úsporu papiera a digitalizáciu

Reklama

Papier a alternatívne materiály ako pergamen boli kedysi veľmi vzácnymi a vzácnymi materiálmi. Dnes používame papier takmer všade alebo skôr - všade, kde ho nemožno nahradiť plastický.

Výroba ktoréhokoľvek z týchto materiálov predstavuje záťaž pre životné prostredie, hoci papier - zvyčajne vyrobený z dreva - je biologicky rozložiteľný, a preto je oveľa ľahšie recyklovať.

Digitalizácia nielen ušetrí papier a pomôže životnému prostrediu, ale ušetrí aj veľa miesta: váš stôl alebo dokonca chladnička bude vyzerať oveľa čistejšie. Vyhľadanie dokumentov bude omnoho rýchlejšie. A koniec koncov, žijeme v digitálnom veku! Tu je návod, ako začať:

1. snímania

Všetko to začína skenovaním vašich existujúcich papierových dokumentov. Ak nemáte skener, môžete použiť digitálny fotoaparát, odfotiť a použiť Snapter opraviť perspektívu a skreslenie. Damien podrobne preskúmal tento nástroj pred niekoľkými mesiacmi: Snapér - naskenujte dokumenty bez skenera Snapér - naskenujte dokumenty bez skenera Čítaj viac

2. súbor

Uistite sa, že ste prišli na dobrý systém, ktorý vám umožní ľahko vyhľadať dokument, ktorý potrebujete. Vždy sa pýtajte, „Kde a ako to hľadám?“

Najjednoduchší spôsob, ako archivovať dokumenty, je pravdepodobne ich mať vo formáte PDF, pomenovať ich dátumom a krátkym popisom a vyhľadať podľa obsahu kľúčové slová kľúčové slová.

Pretože vyhľadávanie obrázkov pre text ešte nie je štandardom, názov súboru obrázkov bude musieť byť veľmi opisný. Prípadne môžete použiť nástroj s názvom JOCR, ktorá z vašich naskenovaných dokumentov extrahuje text a vloží ich do textového súboru. Textovému súboru môžete dať rovnaký názov ako obrázok, uložiť ho do rovnakého priečinka a budete tak môcť jednoducho vyhľadať príslušný dokument. Varun preskúmal JOCR: Ako extrahovať text z obrázkov Ako extrahovať text z obrázkov (OCR)Najlepším spôsobom, ako extrahovať text z obrázka, je použiť optické rozpoznávanie znakov (OCR). Ukážeme vám sedem bezplatných nástrojov OCR pre danú úlohu. Čítaj viac

Ak to znie ako príliš veľa problémov, môžete naskenovať dokumenty a súbory PDF tiež pomocou súboru GMail. Stačí vám poslať e-mailom súbory a do e-mailu napíšete príslušné a relevantné kľúčové slová. Nezabudnite na bezpečnostné riziko, ktorému by ste mohli svoje súbory vystaviť, preto sa snažte neodovzdávať citlivé dokumenty.

3. Použite nástroje

Používame veľa papiera na náhodné poznámky, ktoré sa potom navždy nalepia na naše stoly alebo dokiaľ naň nevylijeme kávu. Ak chcete šetriť papier a vylepšiť vzhľad svojho stola, skúste použiť rutinu.

Pripomienky, rýchle poznámky, zoznamy úloh, adresy môžu byť usporiadané a uložené digitálne. V závislosti od toho, ktoré nástroje používate, môže mať ďalšiu výhodu v prístupe k nim, nech ste kdekoľvek.

Na rýchle poznámky by ste mali použiť stickies, čo je v podstate digitálna alternatíva k Post-It Notes.

Kalendár Google umožňuje vynikajúci online a stolný kalendár. Môže vám tiež pripomenúť úlohy. Ak integrujete Kalendár Google do Thunderbirdu, môžete si dokonca vytvárať zoznamy úloh priamo z pracovnej plochy. V mojom článku Ako: Integrujte Kalendár Google do Thunderbirdu Ako integrovať Kalendár Google do ThunderbirduPoužívate Thunderbird a Kalendár Google a zaujíma vás, ako ich môžete spojiť? Ukážeme vám, ako môžete plne integrovať Kalendár Google s Thunderbirdom. Čítaj viac , uvidíte, ako sa to robí.

Jedným z najlepších nástrojov, ako zostať v organizácii a zbaviť sa papierových bankoviek a pripomienok, je Pamätajte na mlieko. Keďže je kompatibilný s celým radom ďalších aplikácií, môže sa tiež stať vaším ústredným centrom na sledovanie úloh a informácií. Dávid zakryl 8 jednoduchých spôsobov, ako zvládať úlohy s nezabudnuteľným mliekom 8 jednoduchých spôsobov, ako zvládať úlohy s nezabudnuteľným mliekom Čítaj viac , čo poskytuje trochu podrobnejšie informácie o tom, čo pre vás môže tento nástroj urobiť.

Ďalej v článku Spravujte svoj život pomocou bezplatných nástrojov na správu času online Spravujte svoj život pomocou bezplatných nástrojov na správu času online Čítaj viac , Preskúmal som niekoľko ďalších užitočných nástrojov, z ktorých niektoré sú uvedené vyššie.

4. Zálohovanie, zálohovanie, zálohovanie

Ak chcete ísť úplne bez papiera, musíte v určitom okamihu originálne papierové dokumenty zlikvidovať alebo uložiť. Existujú samozrejme dokumenty, ktoré musíte držať. Ale pre väčšinu budú digitálne kópie dosť dobré.

Stávajú sa však nehody. Váš pevný disk by sa mohol poškodiť a zobrať s ním digitálne kópie vašich dokumentov. Preto je dôležité vytvárať pravidelné zálohy.

Dôverné súbory by nikdy nemali opustiť váš pevný disk a mali by ste ich pravidelne zálohovať na externé disky.

A čo dokumenty uložené na vašom účte GMail? Aj keď môže byť GMail celkom bezpečným miestom, mali by ste si tiež zálohovať svoj účet GMail, len aby ste si boli stopercentne istí, že sa účtuje všetko.

Existuje spôsob, ako zálohovať GMail pomocou GMail Backup, ako to Karl opísal vo svojom článku Ako zálohovať účet Gmail na svoj počítač Ako zálohovať účet Gmail na svoj pevný diskMôžete stratiť prístup k svojim cenným údajom v službe Gmail. Vzhľadom na toľko dostupných možností má zmysel pravidelne zálohovať Gmail. Tento rýchly sprievodca vám ukáže, ako na to. Čítaj viac .

Nakoniec, ak máte elektronickú kópiu každého dôležitého dokumentu, aj keď originál nemôžete zbaviť, je samotná záloha. Predstavte si všetky cenné papierové dokumenty stratené pri povodni alebo požiari - stále máte duplikát na pevnom disku.

5. opakovať

Urobte z vyššie uvedených krokov zvyk. To je rozhodujúce. Pripomienky stále nastavujte na skenovanie papierových dokumentov. Urobte skenovanie rutinou pre všetko, čo prichádza, a pracujte na starých veciach, keď budete mať čas. A opakujte.

Čo vás teda vedie k tomu, aby ste sa úplne nepremieňali zo starého školského papiera na digitálneho pána nového veku? Dajte nám vedieť elektronicky v komentároch.