7 Recepty IFTTT, ktoré by ste mali nastaviť na ľahkú spoluprácu s ostatnými

Reklama

Ak sa čistota nachádza hneď vedľa zbožnosti, automatizácia vás dostane do neba. Prečo? Pretože keď je váš život automatizovaný, je to jednoduchšie, čistejšie a šťastnejšie.

Pokiaľ ide o automatizáciu produktivity, existuje veľmi málo služieb ako IFTTT. IFTTT vám pomôže šetri si peniaze Použite IFTTT na šetrenie a zarobenie peňazíAsi najlepším spôsobom, ako byť informovaný o špeciálnych ponukách online, je oboznámiť sa s obľúbenými údajmi IFTTT kombinovaná služba, ktorá umožňuje spracovávať údaje z webových stránok a informačných kanálov RSS na niečo užitočné pre ... Čítaj viac , transformujte svoj e-mail a SMS do športovej tabuľky Zmeňte svoj e-mail, doručenú SMS alebo čokoľvek na výsledkovú tabuľku pomocou IFTTT a ESPNDržte krok so svojím obľúbeným športovým tímom, nech sa vám však páči. Nový kanál ESPN pre If This Then That (ifttt) znamená, že si môžete ľahko nastaviť SMS, e-mail a dokonca aj telefonické upozornenia pre svoje obľúbené ... Čítaj viac alebo optimalizovať Automatizácia Kalendára Google

9 IFTTT zasekáva, aby vám vďaka kalendáru Google dodala mocVáš kalendár je veľká časť vašej produktivity a jeho správne spravovanie môže skutočne zmeniť. Správne recepty IFTTT vám pomôžu prevziať zodpovednosť za váš Kalendár Google a zaistiť jeho výkon ... Čítaj viac .

Toto je iba špička ľadovca s IFTTT. Keď si myslíte, že ste to všetko prebrali, objavia sa nové nápady na recepty. Keď spolupracujete so skupinou ľudí, IFTTT ponúka ešte viac príležitostí na automatizáciu a zjednodušenie procesu práce s ostatnými. Nasleduje 7 užitočných receptov pre všetky úlohy alebo projekty, ktoré spravujete a ktoré sa týkajú skupiny ľudí.

E-mail do kalendára

Keď pracujete so skupinou ľudí, od ktorých nemôžete vždy závisieť, že sú v počítači počas dňa v rovnakom čase, je e-mail najúčinnejším komunikačným nástrojom.

Okrem komunikácie je to tiež jedna z najlepších spúšťacích mechanizmov automatizácie, pretože môžete poslať e-mail takmer odkiaľkoľvek. Ľudia majú takmer vždy nakonfigurovaný e-mail pre svoje telefóny. Prvým receptom, ktorý môžete použiť, je spustenie udalostí Kalendára Google pomocou vášho e-mailu.

Takto to funguje. Vo svojom e-maile (príkladom je Gmail) nastavte štítok s názvom niečo ako „Skupinový kalendár“.

Vytvorte filter tak, aby bol každý štítok prijatý s predmetom „Skupinový kalendár“ označený týmto štítkom. Ďalej v IFTTT vytvorte e-mailovú spúšť, ktorá vyhľadá danú menovku.

Pomocou IFTTT vezmite telo tohto e-mailu a vložte ho do svojho zdieľaného kalendára. Stačí si vybrať spúšťač Kalendára a nastaviť ho na udalosť „Rýchle pridanie“ a nechať text zobrazovať e-mailovú adresu a text tela.

Čo je skvelé na tomto spúšťači - Ak niekto do tela napíše text „Pracovná večera zajtra o 20:00“, IFTTT inteligentne zaradí túto udalosť do zajtrajšieho časového harmonogramu o 20:00 vo vašom kalendári!

Tam to máte. Akákoľvek udalosť môže byť automaticky zaradená do kalendára skupiny pomocou správneho predmetu v e-maile.

Tu je jediný úlovok, že e-mail Google, ktorý používate IFTTT, musí byť ten, ktorý sa používa pre kalendár zdieľanej skupiny. Pokiaľ ste si nastavili rovnaký účet Google, tento recept bude fungovať skvele.

Vytvorte udalosť v Kalendári Google prostredníctvom SMS na číslo IFTTT

Ďalší recept je ďalším spôsobom, ako vložiť udalosť do zdieľaného Kalendára Google, okrem tejto doby je to prostredníctvom textovej správy SMS. Stačí nastaviť spúšťač SMS IFTTT s označenou správou a vytvoriť značku hashtag podobne #GroupEvent.

Spúšťač bude opäť udalosťou Kalendára Google a všetko, čo musíte zahrnúť, je samotná samotná textová správa.

Platí to rovnaké pravidlo. Ak sa v texte spomína určitý deň a čas, služba IFTTT je dosť inteligentná na to, aby sa táto udalosť mohla vložiť do správneho časového rozvrhu v kalendári. Je to pohodlnejší spôsob, ako vytvoriť tieto skupinové udalosti v kalendári ako prostredníctvom SMS, a nie prostredníctvom e-mailu, čo by vyžadovalo otvorenie e-mailovej aplikácie v telefóne, keď ste na cestách.

E-mail do tabuľky

Ďalším z mojich obľúbených receptov na skupinovú spoluprácu je recept Email to Spreadsheet. To je ideálne pre projekty, ktoré zahŕňajú skupinu ľudí všetkých smerujúcich do terénu, aby zhromažďovali údaje.

Všetci členovia vašej skupiny potrebujú mobilný telefón s e-mailovým pripojením. Pri zhromažďovaní informácií musia iba poslať e-mail s predmetom „addss:“ nasledovaný názvom zhromaždených údajov.

Rovnako ako v prípade nástroja na e-mail v kalendári budete chcieť vo svojom e-mailovom účte nastaviť filter, ktorý bude hľadať tento text vo vnútri predmetu.

Použite skôr pole „Má slová“ ako predmet, pretože predmet bude obsahovať aj ďalšie informácie. Aby tento filter použil na tento e-mail štítok „ADD-SPREADSHEET“.

Teraz v aplikácii IFTTT vytvorte e-mailovú spúšť, ktorá vyhľadá e-maily s touto menovkou prichádzajúcou do vašej doručenej pošty.

Potom vytvorte spúšťač Disku Google a pridajte ho do tabuľky. Zadajte názov tabuľky tabuľky, ktorú ste vytvorili na Disku Google, a vložené údaje použite na použitie troch polí - dátum prijatia, subjekt (ktorý obsahuje položku zhromažďovania údajov) a test tela (čo budú tieto údaje) sám).

Tým sa odoberie prichádzajúci e-mail od členov vašej skupiny a automaticky sa vkladajú ich údaje do tabuľky skupiny bez akéhokoľvek úsilia z vašej strany.

Je to pohodlný spôsob, ako zhromaždiť údaje na jednom mieste, zatiaľ čo všetci sú na cestách. Zamyslite sa nad tým, ako pracovníci elektrární chodia do terénnych jednotiek, aby zhromažďovali informácie zo strojov; administratívni pracovníci v oblasti IT pobehujúci okolo a zhromažďujúci informácie o PC; alebo politickí pracovníci, ktorí získavajú informácie od miestnych občanov. Tieto situácie by mohli mať prospech z automatizovaného nástroja, ako je tento.

Oznámenia Dropbox

Samozrejme, niekedy to jednoduché riadky textu nevystrihnú. Členovia vašej skupiny môžu potrebovať odoslať celé formuláre alebo dokumenty PDF do úložiska tímu. Toto je situácia, ktorá si určite vyžaduje automatické riešenie Dropboxu. So službou Dropbox stačí vytvoriť zdieľaný priečinok, nechať všetkých svojich spoluhráčov prepojiť svoje mobilné zariadenia s týmto zdieľaným adresárom pomocou aplikácie Dropbox a máte hotovo.

Ako však dostanete upozornenie, keď členovia vášho tímu predložia nové dokumenty do zdieľaného priečinka? Ah, teraz je tu práca pre IFTTT! Najprv vytvorte spúšťač Dropbox pre priečinok, ktorý ste vytvorili, do ktorého môžu vaši členovia tímu vkladať dokumenty.

Akciou bude SMS do vášho telefónu, ktorá vám poskytne názov súboru a URL odkaz priamo na umiestnenie súboru na DropBoxe.

V okamihu, keď členovia tímu vyhodia dokument do zdieľaného priečinka, vy ako správca okamžite viete, že dokument je pre vás pripravený. Je to dobrý nástroj pre učiteľov spravujúcich úlohy pre veľkú triedu; editor, ktorý čaká na články; a mnoho ďalších scenárov.

Dropbox tiež môže upozorniť vás na zmeny vo vašich cloudových priečinkoch. Tento jednoduchý recept vám pomôže rozšíriť možnosti pomocou ďalších nástrojov na notifikáciu.

Dátum oznámenia a SMS

Ďalšou spoločnou potrebou, aby skupiny ľudí spolupracovali, sú stále stretnutia. Je to nešťastná potreba, ale neexistuje lepší spôsob, ako udržať skupinu na dobrej ceste, ako pravidelné stretnutia, na ktorých sa každý hlási o pokroku. Problém je, že vždy sú ľudia, ktorí zabudnú stretnutia.

Ak to chcete napraviť, jedným z dobrých prístupov je použitie spúšťača Dátum / čas v IFTTT. Môžete ho použiť na spustenie všetkého od e-mailov do upozornení na zariadenie iPhone, ale v nasledujúcom príklade používam scenár, v ktorom skupina aktívne komunikuje prostredníctvom stránky Facebook. Pomocou IFTTT môžete spustiť upozornenie na Facebookovú stránku, ale najskôr musíte vytvoriť spúšťač dňa / času.

Potom, keď sa blíži čas na stretnutie, jednoducho vytvorte vlastnú správu, ktorú chcete vyhodiť na stránke Facebook.

Ak skupina stránku aktívne používa, nemali by ste mať na schôdzi jedinú neprítomnú osobu.

Stránka na Facebooku # Pomôžte skupine Hashtag skupine

Tu je ďalší scenár. Povedzme, že prevádzkujete webové stránky zamerané na podnikanie a máte rastúcu základňu klientov, ktorí potrebujú vašu technickú podporu. Váš tím technickej podpory je skvelý, ale vaši zákazníci sa sťažujú, že nie vždy je ľahké sa spojiť s technickou podporou.

Tu je spôsob, ako osloviť svojich zákazníkov s ohľadom na vašu technickú podporu. Ponuka na uverejnenie akejkoľvek otázky technickej podpory na stránke Facebook pomocou značky hashtag #Pomoca nechať túto správu okamžite vyhľadať celej skupine technickej podpory.

Spúšťač na IFTTT je spúšťač stránky Facebook, kde ste nastavili hashtag.

Tento spúšťač prejde na výstup e-mailového oznámenia. Vytvorte predmet ako príznak „GROUP-HELP“ a do tela vložte správu príspevku.

Bude to smerovať na vašu vlastnú e-mailovú adresu, takže si vo svojom e-mailovom účte jednoducho vytvorte filter a nechajte ho automaticky poslať ďalej celému tímu pracovníkov technickej podpory. Jednoduché!

Keď si nabudúce jeden z vašich klientov všimne, že sú vaše servery nefunkčné, môžete veriť, že celá skupina technickej podpory o tom bude počuť v rovnakom čase - vo chvíli, keď to klient nahlási!

Toodledo e-mailom po dokončení úloh

Jedným z najlepších doplnkov k IFTTT bolo podľa môjho názoru Toodledo. Aby ste mohli plne spravovať skupinu, budete potrebovať nejaký zoznam úloh a pomocou Toodledo integrovaného do IFTTT môžete s ním robiť všetky druhy automatizácie.

Nebolo by napríklad pekné, keby ste dostali upozornenie zakaždým, keď niekto z vášho tímu dokončí svoju úlohu?

Žiaden problém. Vytvorte spúšť v IFTTT pre každé dokončenie akejkoľvek úlohy.

Na strane výstupu vyberte e-mail. Je úžasné, že tento e-mail je možné odoslať viacerým ľuďom, nielen vášmu e-mailovému účtu zaregistrovanému v IFTTT. Môžete zadať až päť adries ľudí, ktorí potrebujú vedieť, kedy tím dokončí úlohy.

S Toodledom môžete robiť aj iné veci, ako vidíte z vyššie uvedeného zoznamu spúšťacích prvkov. Môžete tiež spustiť pri vytváraní nových úloh alebo iba nových úloh s určitými značkami.

Podeľte sa o svoje vlastné triky a recepty

S trochou kreativity je len pozoruhodné, ako veľmi dokážete automatizovať spoluprácu jednotlivých členov v skupine. Spolupráca s inými ľuďmi môže byť komplexná séria úloh, výziev a úspechov - tak prečo nie zjednodušiť celú vec automatizáciou všetkej komunikácie, plánovania a riadenia, ako môžete? Týmto spôsobom sa môžete zamerať na aktuálny projekt, ktorý potom prinesie oveľa lepší konečný výsledok.

Už ste niekedy použili IFTTT na automatizáciu skupinových úloh? Podeľte sa o svoje vlastné triky a recepty v sekcii komentárov nižšie!

Kredity obrázkov: Kreatívna udržateľnosť Via Flickr