Toto je najdôležitejšie riešenie na triedenie e-mailov, aké budete kedy potrebovať

Reklama

Či už používate Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail alebo čokoľvek iné, e-mail je e-mail a skôr či neskôr je vaša doručená pošta zaplavená. ale jeden jednoduchý systém triedenia zaistí, že nikdy nebudete cítiť, že sa to vymklo z rúk, a vždy budete mať na vrchole svojich správ.

Už ste sa niekedy pokúsili použiť zoznamy úloh do e-mailovej schránky? Urobil som. Častejšie ako nepracujú. Nerozumieme rozdielu medzi zoznamom e-mailov a zoznamom úloh, že úlohy vyžadujú iba akciu od vás, zatiaľ čo e-maily sa týkajú komunikácie s ľuďmi.

Modifikácia jedného populárneho systému produktivity je však odpoveďou na skrotenie neustáleho množstva e-mailov. Matica prezidenta USA Dwighta Eisenhowera na usporiadanie úloh je úžasne účinná aj pri triedení e-mailov, ak to vylepšíte.

Upravená matica eisenhowerov pre e-maily

Eisenhower Matrix je to, ako roztriedil svoj zoznam úloh do štyroch kvadrantov, čo mu pomohlo zistiť, akú úlohu by mal urobiť ďalej. Základná matica vyzerá takto a my ju necháme nedotknutú:

Každý e-mail zaradíte do jedného z týchto štyroch kvadrantov. Kvadranty budú diktovať, čo robíte s týmto e-mailom a keď naň budete konať. Zabudnite na „nulu doručenej pošty“, len sa sústredíme na to, aby sa veci dokončili.

Najlepšie je kombinovať maticu so zložkami v programe Outlook alebo použite štítky Gmail na skrotenie doručenej pošty Znova objavte štítky Gmail a nakoniec skrotte priečinok Doručená poštaExistuje veľa trikov, ktoré sa zaoberajú preťažením e-mailom, ale pod nosom je jeden, ktorý možno nepoužívate: staré dobré štítky služby Gmail. Čítaj viac . Takže každý kvadrant bude mať svoj vlastný názov / priečinok a možno aj svoju vlastnú farbu.

Nech už robíte čokoľvek, nemeňte názov týchto kvadrantov. Vaše priečinky alebo štítky budú mať iba tieto štyri kategórie:

• Dôležité a naliehavé
• Dôležité (nie naliehavé)
• Naliehavé (nie dôležité)
• Nie je dôležité, ani naliehavé

Čo je „Naliehavé“?

Je ľahké zistiť, čo je „dôležité“ - je to subjektívne volanie, ktoré môžeme ľahko prijať v závislosti od našich priorít. „Naliehavé“ však vytvára obraz výpočtu založeného na čase a to ľudí hádže.

Relax, nepanikárte. „Naliehavé“ tu znamená všetko, čo chcete. Ak máte rušný deň bez jediného okamihu, potom má „Urgent“ nový význam. Ak máte deň plný stretnutí, potom „Urgentné“ nadobúda iný význam. Nech je flexibilný; v skutočnosti je dôležité, aby bol flexibilný.

Niekoľko odborníkov v oblasti produktivity v skutočnosti rád stanovuje časový limit pre „urgentný“ stĺpec matice Eisenhower, ale nie je to životaschopné vzhľadom na to, že časové potreby života a práce sa neustále menia.

Neexistuje žiadny kúzelný vzorec alebo nie je stanovená lehota na definovanie „urgentného“. Keď to uvidíte, budete to vedieť. To nie je ťažké pochopiť, takže to neprekážajte.

Nechajte to jednoduché, nemáte „kvadrantové pravidlá“

Budete mať pokušenie spojiť akciu so svojím kvadrantom. Napríklad, Systém používa Bryan Lee od spoločnosti Tutum a urobil konkrétne kroky pre každý kvadrant, napríklad „Rozhodnite sa, kedy to urobiť“ pre „Dôležité, ale nie naliehavé“ a „Delegujte ho“ pre „Naliehavé, ale nie dôležité“.

Odolať tomu. S tým sú spojené dva problémy.

Po prvé, tieto „akčné pravidlá“ nakoniec ovplyvňujú spôsob označovania e-mailov. Ak viete, že teraz musíte konať s e-mailom, ale nemáte čas to urobiť, zistíte, že vás mozog podvádza, aby ste ho nesprávne klasifikovali.

Po druhé, kvadrant nemá vždy rovnakú akciu. Delegovanie úlohy nebude vždy možnosťou. „Nie je to naliehavé ani dôležité“ neznamená, že ho musíte odstrániť, tento e-mail budete možno potrebovať aj neskôr.

Namiesto toho dôverujte Eisenhowerovej matici a dôverujte svojej vlastnej schopnosti robiť veci. Príliš komplikovaný a nadmerne špecifický systém produktivity je systém, s ktorým skončíte dumpingom pravidlo troch štrajkov produktivity Systém 3-Strike: Ako uprednostniť zoznam úlohNedostávate sa cez svoj zoznam úloh? Problémom nemusí byť vaša produktivita, môžu to byť iba vaše priority. Naučme sa, ako uprednostniť zoznam úloh a urobiť veci. Čítaj viac . Názvy týchto kvadrantov vám skutočne poskytujú dobrú predstavu o tom, o čom je e-mail, a vy sa budete môcť podľa toho správne rozhodnúť.

Jedno zlaté pravidlo: bez pohybu bez označenia

Myšlienka je usporiadajte svoje e-maily bezohľadne Nemôžete odložiť e-mail každé ráno? Vyskúšajte tento rituálOd vášho dňa sa e-mailová cesta pravidelne ukladá - aj keď to väčšina z nás robí. Je kontrola e-mailov po prebudení skutočne zlá? Čítaj viac a zahŕňa jeden čin sebadisciplíny - nemôžete prejsť na ďalší e-mail bez toho, aby ste označili ten, ktorý práve čítate.

To je rozhodujúce. Zakaždým, keď otvoríte e-mail, musíte ho úplne usporiadať. Nedovolte si skontrolovať ďalšiu poštu, ak ste túto poštu nezaradili do kvadrantu.

Ako sme už diskutovali, nie je triedenie ani triedenie zle dôvod, prečo nefunguje vaša aplikácia na zvýšenie produktivity 5 dôvodov, prečo je vaša aplikácia na prácu menej produktívnaVzdáte sa svojich zoznamov úloh? Váš problém nie je vaša ambícia alebo aplikácia na plánovanie úloh, ktorú používate. Problém je v tom, ako všeobecne používate zoznam úloh. Čítaj viac . Musíte dostať krok triedenia správne, a potom všetko ostatné spadne na svoje miesto.

Ako zaútočiť na vaše e-maily

Tu je jej krása: Po roztriedení doručenej pošty nebudete skutočne potrebovať veľa informácií o tom, kedy a ako by ste mali adresovať svoj e-mail. V prípade urgentných a dôležitých vecí sa vám to nakoniec podarí vyriešiť vo chvíli, keď budete mať nejaký voľný čas.

Pre všetko ostatné, ako povedal Andy Mitchell od ActiveInbox pre MakeUseOf Ako sa vysporiadať s preťažením a zoznamom úloh v e-mailochE-mail nie je len komunikácia, ale vo veľkej miere tiež určuje váš zoznam úloh. Poďme hovoriť o najlepších tipoch, ako prepojiť doručenú poštu s našou produktivitou, s Andym Mitchellom, zakladateľom ActiveInboxu. Čítaj viac ,

Vyberte si za deň nízkoenergetické body (napríklad ospalý pol hodiny po obede) a priblížte sa do priečinka doručenej pošty, aby ste ho prepli.

Ak už má prioritu, je ľahké robiť veci bez toho, aby ste prišli o nevyhnutnú položku.

Na konci každého dňa postupujte podľa všetkých vašich triedených e-mailov, aj keď z aplikácie pre smartfóny. Ver mi, keď už bude mať prioritu, dostaneš sa do toho za polovicu času, keď si vyberieš inak.

Je to ľahké alebo ťažké?

Osobne považujem metódu Eisenhower Matrix na triedenie e-mailov za najjednoduchšiu, akú som použil. V skutočnosti to pre mňa urobilo moju doručenú poštu oveľa lepšie zvládnuteľnou a vďaka tomu mi nič nechýbalo.

Myslíte si, že je tento systém ľahko implementovateľný alebo by to bolo ťažké? Povedzte nám prečo!

Kredity obrázkov: Hej Paul Studios / Flickr