Budúcnosť je tu

Reklama

Bezpapierový - termín, ktorý sa dnes často používa. Čo to však znamená? A do akej miery sa uplatňuje? Určite všetci stále používame papier do určitej miery aj napriek technologickým pokrokom, tak ako môžeme ísť úplne bezpapierový?

Pravda je, že pravdepodobne bude vždy nejaká forma papiera, ale problém nespočíva v samotnom použití papiera, ale namiesto toho povedomie pre použité množstvo a metódy, pre ktoré sa používa. Webová verzia inštagramu pre stolné počítače a počítače Instagram Prejdite si Instagram s najlepšou skúsenosťou.

Celkovo vzaté, napriek bezpapierovým tipom, ktoré sú vám predložené v tomto článku, nakoniec je len na vás, aby sa to stalo. Takže, keď čítate, myslite si, ako by ste to dokázali vo svojom živote uskutočniť. Ak máte pocit, že pre vás nie je pravdepodobné, namiesto úplného zatvorenia dverí skúste premýšľať, čo by mohlo trvať, aby sa to stalo. Počiatočná myšlienka je často taká, že to nebude fungovať, ale zvyčajne po nejakom serióznom myslení a hlbšom výskume môžete objaviť niekoľko úhľadných spôsobov, ako to dosiahnuť.

Alternatívy k tlačiarenským a papierovým poznámkam

Tlač môže byť prospešná, o tom niet pochýb. Niekedy je pekné mať dokument po ruke a niekedy je to tak potrebný tiež. V takom prípade je dôležité to vedieť ako udržať čo najnižšie náklady na tlač Ako udržať náklady na tlač čo najnižšiePoďme to napraviť - tlač e-mailov a dokumentov je praveká! Nielen, že to stojí peniaze, ale aj plytvanie zdrojmi, úložným priestorom a časom. V skutočnosti sa polovica všetkých vytlačených strán nikdy nepoužije ... Čítaj viac . Často však klikneme na tlač bez premýšľania dvakrát. Čo skutočne urobíme s týmto potvrdením z internetového obchodu, ktorý sme práve vytlačili? Je pekné mať to pre záznamy, ale robí to naozaj je potrebné tlačiť? Pravdepodobne nie.

Tlač do PDF

„Tlač“ do PDF je možné vykonať pomocou rôznych nástrojov - niektoré z nich sú doplnky prehliadača a iné programy. Na MakeUseOf sme zdieľali niekoľko spôsobov, ako to dosiahnuť PDF995 Premeniť čokoľvek na PDF pomocou PDF995 Čítaj viac a Tlač na stránky vo Firefoxe Tlač stránok do formátu PDF: Pomocou prehliadača Firefox môžete tlačiť webové stránky do súborov PDF Čítaj viac . Osobne používam Nitro PDF a veľmi ho odporúčam ako čítačku PDF. Zahŕňa tiež aplikáciu „tlač do PDF“.

Avšak, možno ani potreba program, ktorý to robí. Prehliadač Google Chrome môže uložiť, čo tlačíte, priamo do súboru PDF.

Ďalšou možnosťou je použitie služby Google Cloud Print v prehliadači Google Chrome na uloženie na Disk Google. Mohol by som tiež poznamenať, že program Microsoft OneNote má tiež funkciu, ktorú váš počítač rozpozná ako tlačiareň a môže tam dokument odoslať.

Uložiť ako WWF, uložiť strom

Možno ste oboznámení s Svetový divoký fond pre prírodu (WWF). V ich Pohyb „Zamyslite sa pred tlačou“, riešili hlavný problém - nepotrebnú tlač. Určite by ste mohli ísť na papier, ale ako môžete zaistiť, aby aj ostatní začali?

Vytvorili formát súboru s názvom WWF - PDF, ktorý nemožno vytlačiť. Po nainštalovaní softvéru budete môcť ukladať súbory v tomto formáte. Formát je možné otvoriť pomocou ľubovoľného súboru PDF, ale zjavne sa nevytlačí.

Elektronicky podpísané dokumenty

Ak je podpísanie dokumentov veľkým dôvodom, prečo tlačíte dokumenty, mali by ste zvážiť ich podpísanie v počítači. Existujú zariadenia, ktoré si môžete kúpiť, aby ste to urobili, a programy, ktoré vám to uľahčia. Mnoho čítačiek PDF, napríklad Nitro PDF alebo Adobe (eSignatures), má v sebe zabudované funkcie. Existuje však mnoho ďalších nástrojov, ktoré to môžu tiež urobiť.

Vrátane, ale nielen: Hellofax Nemáte fax? Žiadny problém - ľahko podpisujte a odosielajte faxy z počítačaAž do dňa, keď môžeme konečne zabiť tento zastaraný stroj minulosti, možno budete musieť poslať fax raz za čas, ale ocitnete sa bez faxu. Vyskúšajte HelloFax. Čítaj viac , PDFPen, MyLiveSignatures MyLiveSignature: Vytvorte si online podpis Čítaj viac , DocShaker, MiddlePost, DocuSign a SignNow Signnow: Jednoduchý a bezplatný nástroj na elektronický podpis Čítaj viac . Voľba závisí od toho, čo používate, ale odporúčam vám, aby ste sa na to pozreli, ak to robíte často. Ak ide o niečo typu „raz za modrý mesiac“, kompromis nemusí byť taký veľký, ale ak ste skutočne chcel by som ísť úplne bez papiera a uľahčilo by to organizovanie dokumentov, potom odporúčam ono.

Používajte svoj smartphone na poznámky

Možno nemáte smartphone (nemám) a ak tak neurobíte, z prvej ruky poviem, že ísť úplne bez papiera je často ťažké. Ak však máte smartphone, môžete skutočne využiť jeho „bezpapierové funkcie“. Prvou výhodou smartfónu je to, že ho vždy máte. To znamená, že nemusíte robiť žiadne poznámky a sádrovať ich všade vo vašej pracovnej oblasti. Jednoducho si v telefóne vytvorte poznámku (existuje veľa aplikácií, ktoré to robia) a nemusíte sa obávať zabudli ste ten kúsok papiera, ktorý ste nechali na stole, so svojím nákupným zoznamom, a tak aj telefónne číslo, atď.

Vo vašom smartfóne je tiež často možné nastaviť pripomenutie poznámok - rýchle poznámky to nedokážu, najmä ak ich stratíte alebo zabudnete priniesť so sebou.

To isté sa samozrejme dá uplatniť aj na tablety, aj napriek svojim prenosným výhodám však nie sú takmer také mobilné ako smartphone.

Clip Webové stránky namiesto ich tlačenia

A nakoniec, Evernote Web Clipper je veľmi užitočný nástroj na ukladanie informácií. O Evernote sa budem o niečo neskôr venovať, ale tento nástroj je vynikajúci. Je k dispozícii ako rozšírenie prehliadača a bookmarklet, ale na používanie je samozrejme potrebný účet Evernote - ktorý by ste mali dostať! Web Clipper dokáže detekovať a uložiť články alebo vybraný text. To znamená, že môžete uložiť iba to, čo chcete čítať, a nič iné.

Zníženie poštou

Existuje toľko vecí, ktoré preťažujú vašu poštovú schránku, čo vedie k preplneniu vášho stola alebo kuchynského stola - bankové výpisy, účty, časopisy, noviny, nehovoriac o spravodajcoch a obyčajnej nevyžiadanej pošte. Ako sa toho všetkého zbaviť? Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete obmedziť poštu, prichádzať a odchádzať.

Získajte bankové výpisy e-mailom

Prvú vec, ktorú môžete urobiť, je oznámiť svojej banke, že chcete dostávať výpisy e-mailom. Neviem o vás, ale moja banka to neustále propaguje - dokonca aj ľuďom ako ja, ktorí to už povolili. Pravdepodobne nebudete musieť hovoriť so svojou bankou, mali by ste však mať prístup k nastaveniu svojho účtu online bankovníctva.

Vyplňte formuláre online

Mnoho služieb, dokonca aj vládnych organizácií, ponúka namiesto vyplnenia formulárov, vyplnenia informácií a výdavkov na poštovné poštou možnosť vyplniť formuláre a odoslať ich online. Mnohokrát to uprednostňujú, takže predtým, ako pôjdete do tých preplnených vládnych budov, skúste zistiť, či môžete túto úlohu splniť z pohodlia vášho domova.

E-mailové faktúry (pre firmy)

Ak vlastníte firmu, pravdepodobne máte oveľa viac papiera ako priemerný majiteľ domu. Jedným zo spôsobov, ako to dramaticky znížiť, je znížiť množstvo odchádzajúcej pošty, napr. faktúry. Samozrejme existuje aj mnoho ďalších dokumentov, ale faktúry sa zdajú byť jedným z hlavných. Vaši zákazníci pravdepodobne ocenia aj vaše úsilie v bezpapierovej podobe.

Získajte svoje správy a informácie online

Namiesto toho, aby ste dostávali denné noviny, skúste získať iba týždenný prírastok. Alebo ešte lepšie, úplne ho vystrihnite. Krása webu spočíva v tom, že máme nekonečné množstvo informácií na dosah ruky. Môžete skontrolovať všetky veľké spravodajské weby sami a získať informácie o nich zadarmo, tak prečo za to platiť?

Ak však stále chcete noviny (pretože to má výhody), veľa veľkých vydavateľov vám umožní prihlásiť sa na odber elektrickej verzie. To platí aj pre časopisy.

Ako bonus, ak máte čítačku elektronických kníh, môžete si ju nechať zaslať priamo na ňu! Vlastne som napísal článok o MakeUseOf Ako uložiť články na webe, aby ste si ich neskôr mohli prečítať na tablete, ktorá nie je tabletomVšetci sme tam boli - surfujete po internete a nájdete skvelý článok, ktorý by ste si chceli prečítať. Ale je toho veľa čo robiť a viete, že by ste si nemali venovať čas na čítanie ... Čítaj viac o odosielaní webových článkov (ktoré by dokonca mohli úplne nahradiť potrebu vašich časopisov) vášmu Kindle.

Odhlásiť sa zo zoznamov adries

Verte tomu alebo nie, môžete sa toho množstva pošty zbaviť. Je smutné, že to môže nejaký čas trvať, ale existuje vynikajúci zdroj na WikiHow to vysvetľuje rôzne spôsoby, ako to urobiť - čísla na volanie, organizácie na písanie a techniky, ktoré treba pamätať.

Zaplaťte svoje účty online

V neposlednom rade platí vaše účty. Je to pravdepodobne jeden z najväčších spôsobov, ako znížiť papier a ušetriť čas v procese. Často môžete získať e-mailové pripomenutia od spoločností namiesto poštových zásielok a proces môžete dokonca automatizovať takže nemusíte ani myslieť na uskutočnenie platieb - stačí sa uistiť, že máte peniaze vo svojom zodpovednosti.

Skenovanie existujúcich a nových dokumentov

Najlepším spôsobom, ako previesť existujúce dokumenty na digitálny súbor, je ich naskenovanie. Odporúčam používať formát PNG, pretože formát JPEG je menej kvalitný. Ak máte veľký skener, skvelé, ale ak máte iba smartphone, nemusíte sa obávať - ​​v skutočnosti ho môžete začať uprednostňovať pred tradičnými skenermi.

Na skenovanie dokumentov je k dispozícii veľa aplikácií. Prečo nemôžete jednoducho nasnímať fotografiu fotoaparátom telefónu? Môžete však zistiť, že mnoho aplikácií špeciálne vytvorených na skenovanie má viac funkcií, ktoré vedú k lepšiemu naskenovanému dokumentu.

Použite organizátor súborov, najlepšie s OCR

Teraz, keď skenujete svoje existujúce aj nové dokumenty, musíte ich spravovať. Určite existuje niekoľko techník a metód, ktoré musíte na tento účel použiť, a napísal som o tom aj článok o MakeUseOf. Je dôležité, aby ste prešli k bezpapierovej papieri, aby ste sa ubezpečili, že ju začnete hneď od začiatku - aj keď zatiaľ ste v organizácii veľmi dobre nerobili.

Potom, čo budete mať základy organizovania dole, bude softvér oveľa výhodnejší. Odporúčam niekoľko rôznych programov. Jedným z nich je slávny Evernote. Podľa môjho názoru je to skvelé. To nie je proste program pre prácu s papierom, je to program pre všetko, čo chcete - to je to, čo sa mi na ňom páči - je univerzálne a zodpovedá tomu, ako vy práca.

Jednou z veľkých čŕt Evernote je jej schopnosť detekovať text v obrázkoch - inak známy ako OCR alebo Optical Character Recognition. To znamená, že ak naskenujete dokument a uložíte ho ako obrázok, potom neskôr pri hľadaní niečoho v dokumente, Evernote naskenuje a nájde text v obrázku.

Nedávno sme publikovali celý súbor návod na používanie programu Evernote Ako používať Evernote: Neoficiálny manuálNaučiť sa, ako používať Evernote samostatne, trvá dlho. Z tohto dôvodu sme zostavili túto príručku, aby sme vám ukázali, ako naplno využiť najdôležitejšie funkcie Evernote. Čítaj viac , odporúčam vám to skontrolovať a zoznámiť sa s ostatnými článkami o ňom na stránke MakeUseOf.

Ďalším nástrojom je Doxo. Zameriava sa na pomoc pri cestovaní bez papiera a je vynikajúcim nástrojom na to.

Synchronizujte svoje dokumenty na všetkých zariadeniach

Pravdepodobne máte viac ako jedno zariadenie a jednou z výhod plynutia papierovania nemusí byť, aby ste si vzali tú papierovú poznámku alebo dokument so sebou. Avšak, kopírovanie a vkladanie dokumentu zo zariadenia do zariadenia je takmer nepríjemné. Našťastie existuje množstvo cloudových služieb, z ktorých si môžete v tomto probléme vybrať. z SugarSync SugarSync: Najobľúbenejšia služba bezplatného zálohovania a synchronizácie súborovZálohovanie súborov nie je v žiadnom prípade nová konverzácia alebo téma. Ak hľadáte v službe Google výraz „zálohovanie súborov“, pravdepodobne vás ohromia služby a články na túto tému. Je to obrovský ... Čítaj viac do poľa „veľké tri“ - Disk Google, SkyDrive a Dropbox Dropbox vs Disk Google vs OneDrive: Ktoré cloudové úložisko je pre vás najlepšie?Zmenili ste spôsob, akým uvažujete o úložisku v cloude? K obľúbeným možnostiam služieb Dropbox, Disk Google a OneDrive sa pripojili ďalší používatelia. Pomôžeme vám odpovedať, ktorú službu cloudového úložiska by ste mali používať. Čítaj viac , máte z čoho vyberať.

Záver: Užitočné metódy na prijatie

Okrem týchto rôznych vecí, ktoré môžete urobiť, je v skutočnosti len na vás, aby ste išli bez papiera. Rovnako ako pri správe súborov, ak nevynakladáte úsilie a nemáte správne veci, nebude to fungovať veľmi dobre. Chcel by som vás odkázať tento článok o LifeHack čo ešte viac rieši. Mám pocit, že je veľmi dôležité, aby sa to ustanovilo skôr, ako sa vyskúšajú akékoľvek techniky alebo iné metódy.

Ďalšie veci, ktoré môžete urobiť, aby ste sa stali papierom, sú jednoducho ísť do knižnice a požičať si knihu, nie si ju kúpiť. Recyklácia je veľmi dôležitá a dá sa urobiť nielen tradičným spôsobom, ale aj použitím oboch strán papiera namiesto použitia nového hárku. Opätovné použitie ako škrabanec alebo na iné účely je tiež dobré.

Dbajte na to, aby nedošlo k nadmernej tlači. Pamätajte - „premýšľajte pred tlačou“. Pred tlačou dokumentu tiež skontrolujte, či úpravou veľkosti a typu písma a okrajov strán neznížite počet strán. Niektoré dokumenty, či už na školské alebo profesionálne účely, si, samozrejme, vyžadujú určitý formát a rozloženie. Týmto veciam sa nedá vyhnúť, ale nezabudnite sa vrátiť k článku Tiny, na ktorý som sa zmienil skôr, o tom, ako znížiť náklady na tlač.

Ďalšími spôsobmi, ako znížiť náklady pri tlači z webu, je použitie webových stránok ako PrintWhatYouLike a PrintFriendly odstrániť zo stránky všetko, ako sú reklamy, ďalšie obrázky alebo odkazy atď. aby ste na stránke dostali iba to, čo chcete.

Nakoniec musíte zálohovať. Teraz. Neodkladajte to Títo chlapci svoje zálohy nezaložili, teraz sa pozrite, čo sa staloAk sa v tých prvých rokoch práce s počítačmi (a ľuďmi, ktorí ich používajú) niečo naučili, bolo rozhodujúce nielen ukladať dôležité veci, ale aj ... Čítaj viac . Jednou z výhod plynutia bez papiera je majúce zálohy pre prípad, že by sa niečo stalo s pôvodným súborom, preto sa uistite, že ste to neodložili.

Myslel som, že toto video by mohlo byť veľmi nápomocné pri začatí postupu v papierovej podobe. Video je od SmallBusinessDoer [Už nie je k dispozícii] a zakladateľom DocumentSnap.

Odišli ste bez papiera? Ak áno, ako to zmenilo váš život? Aké sú vaše celkové myšlienky na to, aby ste sa stali bezpapierovou?

Kredity obrázkov: Knihy o notebooku cez Shutterstock, Bezpapierový klávesový kľúč cez Shutterstock, eSignature cez Shutterstock, Poznámkový blok pre smartfóny prostredníctvom Shutterstocku, Plaťte účty prostredníctvom Shutterstocku, Nevyžiadaná pošta prostredníctvom služby Shutterstock, Online správy cez Shutterstock, Transformácia papiera pomocou Shutterstocku, Súbory v cloude cez Shutterstock, Online bankovníctvo prostredníctvom Shutterstocku, WWF