Umenie ospravedlnenia: Ako povedať ospravedlnenie pomocou e-mailu (a jeho priemer)

Reklama

Každý niekedy zatiahne. Skúste, ako by sme mohli, nikto nie je dokonalý. Ak urobíte chybu, ktorá bolí niekoho iného, ​​je vhodné sa ospravedlniť.

Aj keď sa často budete musieť ospravedlniť osobne, niekedy môžete uprednostniť alebo povedať, že vám je e-mailom ľúto. V e-maile sa pozrieme, ako sa profesionálne ospravedlniť, aby sme vám pomohli čo najlepšie využiť túto situáciu.

Tri prísady správneho ospravedlnenia

Aj keď neexistuje univerzálny vzorec, všeobecne akceptovaný štandard ospravedlnenia obsahuje tri časti:

1. uznávať že si urobil niečo zle.
2. Pocit výčitiek za vaše činy a bytie empatický pochopiť, ako ublížili druhej osobe.
3. reštitúcie, kde napravíte situáciu.

Pri prehliadaní toho, ako v e-maile vyslovíme ľútosť, sa pozrieme na každý z týchto troch prvkov.

Otvorenie ospravedlnenia

Predtým, ako začnete s tvorbou ospravedlnenia, musíte osloviť osobu, ktorej píšete. Toto sa bude veľmi líšiť v závislosti od vášho vzťahu k osobe.

Predpokladajme, že ste urobili chybu v profesionálnej situácii, a preto musíte svojmu šéfovi poslať ospravedlňujúci e-mail. Ako príklad môžeme uviesť, že sa vám nepodarilo včas dokončiť kritickú úlohu, ktorá oneskorila projekt pre všetkých ostatných.

V takom prípade bude vhodným pozdravom „Vážený [Meno]“. Ak ste sa ospravedlňovali priateľovi, bolo by vhodnejšie niečo ako „Ahoj [meno]“ alebo „ahoj [meno]“.

Nezabudnite ani na predmet správy v e-maile. Po tom, čo ste niekomu ublížili, nemusí byť šťastný, že od vás dostane e-mail. Ak do predmetu uvediete niečo ako „Prijmite moje ospravedlnenie“ alebo „Ospravedlňujeme sa“, je to dobrý spôsob, ako od začiatku objasniť, pre čo je vaša správa. Neskúšajte Získajte šikovnosť pomocou e-mailových skratiek 15 E-mailové skratky, ktoré by ste mali použiť pre linky chytľavých predmetovFYI, som OOO až do EOD. BTW, PRB dnes večer s Y / N. Ak neviete, čo znamenajú niektoré z týchto e-mailových skratiek, prečítajte si ich a ako ich môžete použiť. Čítaj viac .

Potvrdzujem vašu chybu

Teraz, keď máte otvorenie, je čas na prvú dôležitú časť ospravedlnenia. Tu musíte jasne identifikovať problém, ktorý sa stal. Vlastní to, čo si urobil; neskúšajte odvádzať vinu na niekoho iného ani sa ospravedlňujte za to, čo sa stalo.

Tu je príklad čo robiť:

Aj keď viem, že mi chýbala dôležitá lehota, v skutočnosti to nie je moja chyba. Na tomto projekte som spolupracoval s Paulom a on mi zbytočne premárnil tým, že mi položil veľa nesúvisiacich otázok. Celý môj počítač tiež zmrzol celý týždeň a IT sa naň ešte nemohlo pozrieť. Takže to nie je všetko kvôli mne.

Aj keď je vyššie uvedené pravdivé, nerobí to pre dobrú ospravedlnenie. Táto časť musí potvrdiť vašu zodpovednosť v omyle.

Niečo také je oveľa lepšie:

Uvedomujem si, že mi chýbala rozhodujúca lehota. Tento projekt bol pre naše oddelenie skutočne dôležitý a vy ste mi verili, že ho dokončíte včas. Viem, že moje nesplnenie úlohy včas oneskorilo dokončenie projektu. To na náš tím zle odráža a je mi to ľúto.

Tu ste jasne uviedli, čo ste urobili zle, bez toho, aby ste sa snažili sklamať alebo sklopiť.

Vyjadruje ľútosť nad tým, čo ste urobili

Teraz, keď ste jasne uviedli svoju chybu, musíte preukázať náklonnosť za to, čo sa stalo. Majte na pamäti, že to, čo ste spôsobili, bolo pre druhú osobu bolesť, frustrácia a ďalšie negatívne emócie.

Zrejmé, že máte pocit, že máte o tejto situácii výčitky. Pokúste sa dať do svojich topánok a pochopiť, ako ich konanie viedlo k pocitu. Tu neponúkajte vysvetlenie svojho správania. Zmyslom ospravedlnenia je opraviť zlomený vzťah, a nie dokázať, že ste mali po celý čas pravdu.

Tu je príklad, ako zostaviť túto časť ospravedlnenia:

Chcem sa úprimne ospravedlniť, že som si nesplnil svoje povinnosti a včas som dokončil úlohu, ktorú ste mi zverili. Neexistujú žiadne ospravedlnenia pre toto zlyhanie. Nepáči sa mi, že viem, že som svoj tím sklamal, a cítim sa hrozne, že to spôsobilo rozpaky pri stretnutí s klientom.

Vyjadrenie empatie prepožičiava autentickosť vášmu ospravedlneniu. Pomôže vám na chvíľu zabudnúť na svoju perspektívu a pozrieť sa, s čím sa zaoberá niekto iný.

Robiť to správne

Slová sú dôležité, ale činy majú omnoho väčšiu váhu. Aby ste dokázali, že máte na mysli to, čo ste povedali, je dôležité urobiť zmeny. Ak podniknete kroky, situácia buď napravíte (ak je to možné), alebo ukážete, že urobíte maximum pre to, aby ste sa znova nedopustili tej istej chyby.

Pokračovanie nášho príkladu chýbajúceho termínu by mohlo slúžiť ako reštitučná časť ospravedlnenia:

Aby som sa v budúcnosti vyhýbal zmeškaným termínom, budem s vami hovoriť v dostatočnom časovom predstihu, ak sa obávam, že nebudem schopný niečo urobiť včas. Budem si viac vedomý toho, koľko času ma kritické projekty potrebujú, a som ochotný venovať viac času mimo kancelárie, aby som zaistil ich dokončenie. To sa už nebude opakovať.

V niektorých situáciách možno nebudete vedieť, čo ponúknuť, aby ste nahradili svoje správanie. Ak je to tak, môžete sa jednoducho opýtať „Čo môžem urobiť, aby som to napravil?“

Najdôležitejšie je ukázať, ako budete v budúcnosti konať inak, aby ste zabránili opakovaniu toho istého problému.

Záverečné ospravedlnenie

Teraz stačí správu zabaliť. Je to celkom jednoduché, ale nezabudnite dodržať správny tón. Mali by ste sa poďakovať príjemcovi za prečítanie vašej ospravedlňovacej správy a prajeme im veľa šťastia.

Môže byť tiež dobrý nápad pozvať ich, aby prediskutovali to, čo ste povedali ďalej. To ukazuje, že ste úprimní a otvorení ďalšiemu dialógu.

Tu je jeden spôsob, ako zavrieť svoj profesionálny e-mail:

Ďakujem za prečítanie. Ak by ste chceli ešte niečo prediskutovať, kontaktujte ma, aby sme ich mohli vyriešiť.

S pozdravom,
[Tvoje meno]

Ak nechcete používať výraz „S pozdravom“, budú fungovať aj iné formálne uzávierky, napríklad „S pozdravom“.

Je e-mail správnym médiom?

V e-maile sme sa zamerali na to, ako sa profesionálne ospravedlniť. Ale skôr, ako začnete písať svoj, mali by ste zvážiť, či je e-mail správnym médiom na ospravedlnenie.

E-mail má určite ospravedlnenie. Pretože nemáte žiadne časové obmedzenia, môžete svoje myšlienky zostavovať jasným a priamym spôsobom. Ak je rýchle ospravedlnenie v poriadku, e-mailom ich môžete kontaktovať v krátkom čase. A na rozdiel od ospravedlnenia osôb nemusíte byť spontánni a reagovať na to, čo hovorí druhá osoba.

Ale nie je to všetko dobré. E-mail je menej osobný ako ospravedlnenie osoby (alebo telefonický hovor). V závislosti od nastavenia spoločnosti sa môže odosielanie e-mailov vyskytnúť zbabelým spôsobom, ak je možné, že sa objavia osobne. Neskrývajte sa za obrazovku.

Ospravedlňujeme sa Mend Mistakes

Správne ospravedlnenie je cennou životnou zručnosťou. Nie každý vie, ako to urobiť, takže je ľahké nechať toho druhého, aby sa cítil frustrovanejšie ako predtým. V tomto základnom sprievodcovi nájdete informácie o tom, ako vyjadriť ľútosť v e-maile, a budete na ceste k opravenému vzťahu.

Majte na pamäti, že konečným cieľom ospravedlnenia je obnoviť zlomenú dôveru. Urobili ste niečo zlé a vyššie uvedené tri kroky sú spôsob, akým ste vlastníkom a opravte ho. Nerobte to o vás.

Ďalej by ste sa mohli dozvedieť viac o ako písať profesionálne e-maily 5 spôsobov, ako písať profesionálne e-maily, ktoré šetria čas a úsilieJe to zručnosť vedieť, ako písať profesionálne e-maily, ktoré šetria čas a získavajú odpovede. Nechajte si tieto e-mailové šablóny pomôcť. Čítaj viac .