Ako vám nástroje na spoluprácu pri písaní uľahčia život

Reklama

Ak ste niekedy museli koprodukovať písomnú prácu, budete vedieť, na koľkých úrovniach to môže byť ťažké. Čakanie na vášho písacieho partnera (partnerov) alebo na opravu konfliktných verzií dokumentu by malo byť najmenšie z vašich starostí. Koniec koncov, internet robí spoluprácu písanie hračkou.

Po napísaní 100-stranovej práce v trojčlennom tíme pomocou služby Disk Google som vedel, že je to pravda. Napriek tomu som v poslednej dobe nepodarilo tlačiť na Disk Google, aby v päťčlennom tíme vyplnil dokument s menej ako 10 stranami. Nakoniec sme zasielali dokumenty programu Word tam a späť, čo ma takmer zbláznilo. Pomôžte svojmu tímu vyhnúť sa nasledujúcim problémom nástroj na spoluprácu v reálnom čase Spracovanie textu v Dokumentoch Google? 5 dôležitých tipov, ktoré treba mať na pamätiPo väčšinu svojho života bol program Microsoft Word nástrojom na spracovanie textu, ktorý ste použili, ak by ste chceli robiť nejakú serióznu prácu. Iste, existujú alternatívy ako Corel WordPerfect a neskôr na OpenOffice, ... Čítaj viac od začiatku.

Čakanie jeden na druhého

Čo sa stane, keď nepoužívate nástroj, ktorý podporuje spoluprácu v reálnom čase?

Skončíte čakaním jeden na druhého. Dokument môže napísať alebo upraviť iba jedna osoba skôr, ako bude môcť pokračovať ďalšia osoba. Keď hľadáte termín, bude to stáť drahocenný čas.

Pre efektívnu spoluprácu potrebujú členovia tímu neobmedzený prístup k dokumentu, na ktorom všetci pracujete. Toto umožní každému písať alebo upravovať vo svojom voľnom čase. Zistíte, že nič nie je mocnejšie ako tráviť čas písaním dokopy v reálnom čase na jednom dokumente, najmä ak nie ste v jednej miestnosti.

Spárované so zlou komunikáciou a prácou na diaľku, čakanie na seba stálo môj tím týždne. Našťastie sme nemuseli dodržať pevný termín. To však nie je najhorší problém, ktorý môžete očakávať pri práci vo vzdialenom tíme.

Neporiadok vo formátovaní verzií ostatných

Šanca nie je, že všetci používate rovnaký operačný systém, rovnaký textový procesor alebo rovnakú verziu softvéru. Môže to zmariť veci a stratiť hodiny práce.

Problémy s formátovaním sa môžete vyhnúť tým, že každému poskytnete presne ten istý nástroj. Najjednoduchší spôsob, ako to dosiahnuť, je, aby každý pracoval v rovnakom dokumente na jednej neutrálnej platforme OS, napríklad v textovom procesore online.

V našom tíme som mal za tento problém vinu, pretože nepoužívam balík Microsoft Office. Prečo by som mal platiť za Word, ak ho zvyčajne potrebujem na otváranie dokumentov a ak je ich veľa bezplatné kancelárske alternatívy 7 najlepších bezplatných alternatív balíka Microsoft OfficeMicrosoft Office je kráľom kancelárskych balíkov, ale to neznamená, že je pre vás ten pravý. Tu je niekoľko ďalších kancelárskych balíkov, ktoré by sa vám mohli páčiť lepšie! Čítaj viac ? Bohužiaľ som išiel s alternatívou - LibreOffice - ktoré sa s programom Word nehrajú dobre.

Vytváranie konfliktných dokumentov a strata sledovaných zmien

Keď ľudia nemôžu na seba čakať, pretože konečný termín sa blíži, skončíte rôznymi verziami dokumentu. Nakoniec si niekto musí sadnúť a zlúčiť rôzne verzie do jedného dokumentu. To nie je len strata času, ale aj zdroj chýb.

Navyše, keď znova synchronizujete kolidujúce verzie do jedného dokumentu, stratíte tiež aspoň niektoré z sledované zmeny Ako spolupracovať pri sledovaní zmien v programe Microsoft Word Čítaj viac a komentáre. To môže prerušiť kolektívne myslenie a viesť k nedorozumeniam. Ako sa tomu môžete vyhnúť?

Podľa môjho názoru sa pri používaní nástroja na spoluprácu pri písaní nič z toho nestane. V našom tíme boli ľudia netrpezliví a zároveň sa uskutočnilo posledné kolo spätnej väzby a úprav. To znamenalo, že jedna osoba musela zlúčiť všetky dokumenty, čo takmer viedlo k trápnej chybe.

Výhody spoločného písania nad rámec vyhýbania sa problémom

Nástroje na spoluprácu pri písaní môžu byť bezpečnejšie ako prenos súborov cez internet.

Z dôvodu bezpečnostných problémov (NSA a kol.) Mnoho inštitúcií obmedzilo používanie nástrojov, ako je Dropbox. Aj keď Dropbox nie je v prvom rade ideálny, nedá sa vyhnúť jednému obzvlášť zlému postupu: posielanie dokumentov tam a späť e-mailom.

všeobecne platí, e-mail nie je príliš bezpečný 7 dôležitých tipov týkajúcich sa zabezpečenia e-mailu, o ktorých by ste mali vedieťInternetová bezpečnosť je téma, o ktorej všetci vieme, že je dôležitá, ale často sa vracia do zákutí našej mysle a klame sa do presvedčenia, že „sa mi to nestane“. Či už ... Čítaj viac na zdieľanie dokumentov. Interpretácia e-mailov je nielen jednoduchá, ale môžete zabudnúť aj na zahrnutie niekoho alebo náhodného výberu nesprávneho príjemcu. Zadajte platformy na spoluprácu, ktoré môžu vyriešiť všetky tieto problémy.

Ak nechcete ísť so službami od veľkých spoločností, ako je napríklad disk Google alebo SkyDrive (čoskoro bude OneDrive), vyberte si z mnohých alternatívne online textové procesory 5 skvelých alternatív k dokumentom Google, ktoré by ste mali zvážiťDokumenty Google má svoje nedostatky. Možno sa chcete spoločnosti Google vyhnúť kvôli obavám o ochranu osobných údajov. Alebo budete potrebovať rôzne funkcie. Našli sme päť vynikajúcich alternatív a jedna z nich bude pracovať pre vás. Čítaj viac . Znepokojuje vás bezpečnosť? Použite nástroj ako EtherPad nastaviť si vlastnú, súkromnú a súkromnú platformu na spoluprácu a na písanie založenú na cloude.

Nakoniec, ako už bolo spomenuté, ide o skutočný spech pracujúci na dokumente, ktorý zároveň sleduje tvorivé vstupy ostatných. To je, keď vstúpite do terénu skutočného spolutvorenia a tam sa rodí tímový duch.

Ako spolupracujete na dokumentoch a aké triky alebo nástroje vám pomohli udržať si zdravie?

Kredity obrázkov: Muž čakajúci cez Shutterstock