Ako uprednostniť úlohy so systémom produktivity matrice Eisenhower

Reklama

Aplikácia zoznamu úloh je v dnešnej dobe veľmi zúfalá. Veda to dokázala zoznamy skutočne podporujú produktivitu, a vy môžete ďalej zvýšiť produktivitu pomocou trikov ako zverejnenie zoznamu úloh. Niektorí ľudia dokonca používajú svoje e-mailové schránky ako zoznamy úloh.

Ale čo keď ste to všetko vyskúšali a nič z toho nefunguje?

Našťastie pre vás, alternatívne metódy produktivity 5 nových techník produktivity, ktoré ste pravdepodobne nepočuliAk stále hľadáte najlepší spôsob, ako zvýšiť svoju produktivitu, skúste jednu z týchto lepších alternatív k Pomodoro a GTD. Nezabudnite prestať hľadať, keď nájdete „dosť dobré“ riešenie. Čítaj viac existovať. A ak zistíte, že pravidelné zoznamy úloh sú príliš problematické alebo príliš ohromujúce, odporúčame vyskúšať starú, ale účinnú techniku ​​nazývanú Eisenhower Matrix.

Čo je matica Eisenhower?

Matica Eisenhower je mriežka boxov 2 × 2. Horný riadok je pre úlohy, ktoré sú „dôležité“, zatiaľ čo dolný riadok je pre úlohy, ktoré sú „nie dôležité“. V rovnaký čas, ľavý stĺpec je pre úlohy, ktoré sú „urgentné“, zatiaľ čo pravý riadok je pre úlohy, ktoré sú „urgentné“. Takto to vyzerá Páči sa mi to:

Pre väčšinu ľudí sú výrazy Dôležité a Naliehavé synonymá, preto si medzi nimi pomôžeme definovať:

• dôležitý - Úlohy, ktoré prispievajú k vašim dlhodobým cieľom a hodnotám, či už osobných, profesionálnych atď. Dôležitosť je o relevantnosť. Jedným zo spôsobov, ako sa rozhodnúť, či je nejaká úloha dôležitá, je položiť si otázku: „Môžem napriek tomu dosiahnuť svoje ciele a zostať verný svojim hodnotám, ak túto úlohu preskočím?“
• naliehavý - Úlohy, ktoré je potrebné zvládnuť do konca dňa. Ak má váš plán viac voľného času, môžete radšej do konca týždňa. V každom prípade je to naliehavosť čas. Jedným zo spôsobov, ako sa rozhodnúť, či je úloha naliehavá, je položiť si otázku: „Kedy je konečný termín pre túto úlohu?“

Predtým, ako sa rozhodnete, či je úloha dôležitá alebo nie, musíte poznať svoje vlastné ciele a hodnoty. Pre mnohých je kariérny postup dlhodobým cieľom, preto sú dôležité súvisiace úlohy. Alebo ak si ceníte rodinu najviac, môže byť dôležité dostať sa domov včas.

Ako však môže byť úloha naliehavá, ale nie dôležitá? Pamätajte, že naliehavosť je iba načase. Myslite na termín. Predpokladajme, že dnes je Medzinárodný deň kávy a vaša miestna kaviareň rozdáva zadarmo kávu. Ak to nevyužijete dnes, príležitosť sa stratí - káva však nemá žiadny význam pre vaše dlhodobé ciele alebo hodnoty. Je to naliehavé, ale nie dôležité.

Pomocou týchto definícií je ľahšie opísať druhy úloh, ktoré patria do každého zo štyroch polí. Maticu môžeme dokonca vymyslieť takto:

Prečo používať maticu Eisenhower?

Matica Eisenhower je jednoducho spôsob, ako uprednostnite svoje úlohy.

Zoznamy úloh sú vynikajúce pri sledovaní čo musíte to urobiť, ale to nie je vždy ľahké určiť ktorý úlohy majú vyššiu prioritu. Osobne som nikdy nepoužil funkciu „Priorita“ v žiadnej aplikácii zoznamu úloh, pretože vždy označujem všetko ako „Vysoká priorita“ - a keď je všetko prioritou, nič nie je.

Ďalej, keď sa pozriete na zoznam úloh a uvidíte 30 zhromaždených úloh, ako sa rozhodnete, ktorú úlohu riešiť? „Začnite tým najjednoduchším,“ hovoria niektorí. "Nie, začnite najťažšie," hovoria iní. Čo je však ľahké a aké ťažké? Nikdy nie je čierna a biela. Často som zbytočne premrhal 10, 15 alebo dokonca 30 minút, keď som sa snažil vybrať svoju úlohu!

Preto Eisenhower Matrix svieti. Na rozdiel od jedného zoznamu úloh, matica má priority. To vám povie ktorý úloha zvládnuť ďalej. Znižuje kognitívne zaťaženie, pretože na skutočných záležitostiach majú iba okná Now a later. A ak ste už nejaký čas drví, pomôže vám zistiť, ktoré úlohy môžete preskočiť.

Okrem toho má matrica ďalšie dve menšie výhody. Najprv vás núti, aby ste si viac uvedomovali každú úlohu. Namiesto toho, aby ste hádzali všetko do jednej veľkej chaotickej hromady úloh, aktívne sa rozhodujete, či úlohy stoja za čas, aby ste si udržali pevný zoznam úloh. Po druhé, neustále vám pripomína vaše ciele a hodnoty.

Jediným problémom je, že matica Eisenhower môže byť spočiatku trochu zložitejšia. Najmä noví používatelia majú tendenciu byť zakopnutí o delegát a triviálne schránky. tam je krivka učenia, preto si ukážeme praktický príklad, ako nastaviť maticu, organizovať úlohy a prejsť jeden deň.

Ako používať maticu Eisenhower

Aj keď je Eisenhowerova matica koncepčne štvorcom štyroch políčok, môžete k nej prakticky pristupovať ako so štyrmi samostatnými zoznamami úloh: Zoznam Teraz, Zoznam delegátov, Neskorší zoznam a Triviálny zoznam. Dva naliehavé zoznamy sa nachádzajú pred zoznamami, ktoré nie sú urgentné.

Zistil som, že Trello je na to úžasný. Založte si dosku pre každú oblasť svojho života (napr. Osobný, profesionálny, kostol, hobby) a zostavte tieto štyri zoznamy v každej zo stolov. Alebo ak sa toho veľa nedeje, môžete na všetky úlohy použiť jednu tabuľu. Záleží len na vás. Nepáči sa vám Trello? zvážiť tieto alternatívne nástroje Kanban Zbohom, Trello! 5 alternatívnych bezplatných nástrojov pre dosky KanbanTrello je neuveriteľná aplikácia pre riadenie projektov a organizovanie vašich úloh. Ale existujú aj ďalšie kanban aplikácie, ktoré by mohli byť ideálne pre vaše úlohy. Poďme hovoriť o najlepších alternatívach Trella. Čítaj viac .

Keď sú vaše zoznamy pripravené, môžete začať pridávať úlohy:

Povedzme, že ste tradičný administratívny pracovník, ktorý chce používať maticu Eisenhower, aby sa stala produktívnejšou v práci. Toto bude scenár, ktorý bude zvyšovať tento príklad, ale inak by malo byť ľahké tieto pojmy aplikovať.

Čo je dnes na tvojom tanieri? Prvá vec, ktorá vám napadne: e-mail. Vytvorme úlohu pre dosiahnutie doručenej pošty nulové, ktorá je naliehavá (e-mail by sa mal vyprázdňovať každý deň) a dôležitá (tu hovoríme o pracovných e-mailoch):

Dnes sa v kancelárii stáva Deň preclík a túži po dielach. Môže to byť naliehavé, ale nie je to dôležité:

Váš šéf vám pripomína, že správa o dokumentácii k poslednému projektu vášho tímu má byť o 16:00, čo je naliehavé a dôležité:

Pripomína vám tiež, že požiadavka rozpočtu vášho tímu na ďalší projekt je splatná do konca dňa v piatok. Je to dôležité, ale nie naliehavé:

Vedúci kancelárie k vám príde a hovorí, že zásoby papiera a atramentu sú málo. Musíte zadať objednávku hneď, ako to bude možné - to však nemá veľa spoločného s cieľmi alebo hodnotami vašej kariéry:

Je začiatkom leta (v tomto scenári) a kancelária je v mokrej sezóne príliš špinavá. Produktivita každého by stúpala s dobrým odvlhčovačom vzduchu, nehovoriac o všetkých ďalšie výhody znižovania vlhkosti 4 Zdravotné prínosy monitorovania teploty a vlhkosti domaVedeli ste, že používanie inteligentných výrobkov pre domácnosť je prospešné pre zdravie? To je správne. Jeden alebo dva inteligentné nákupy by mohli výrazne zlepšiť kvalitu vášho života doma. Čítaj viac .

Poznáte to, aby ste to nastolili, ale nie je to naliehavé ani dôležité:

Stále a ďalej to ide. Stretnutia sa rozrastajú, treba plánovať, pamätáte si veci, ktoré chcete robiť atď. Vaša matica (t. J. Zoznamy) sa nakoniec vyplní a najlepšie je, že je menej zastrašujúca ako jeden hlavný zoznam úloh:

Kedykoľvek máte voľnosť pre ďalšiu úlohu, jednoducho začnite vľavo a choďte doprava. Skôr, ako sa budete zaoberať zoznamami, ktoré nie sú naliehavé, mali by ste sa zaoberať všetkým v zoznamoch Teraz a Delegáti.

Ak ty môcť delegovať, najprv sa vysporiadať so zoznamom delegátov a vyťažiť čo najviac z týchto úloh. Potom prejdite na zoznam Teraz. Keď prejdete zoznamom Now, zvážte svoj deň ako úspešný. Teraz môžete získať náskok v zozname Neskôr alebo ukončiť deň skôr.

Ak ty nemôžu delegovať, začať so zoznamom Teraz. Ak prejdete zoznamom Teraz a máte viac času, máte na výber: zoznam delegátov považujte za zoznam Teraz, začnite náskok v zozname Neskoro alebo skončte deň skôr. V praxi budete pravdepodobne chcieť striedať úlohy delegovania a neskoršieho.

Na konci dňa prejdite zoznam delegátov a vypíšte všetky úlohy, ktorých termíny uplynuli. Uschovajte si tie, ktoré môžete stále robiť. Uložte ich na zajtra.

Na začiatku nasledujúceho dňa si prečítajte zoznam Neskôr a rozhodnite, ktoré úlohy sú teraz naliehavé. Presuňte ich do zoznamu Teraz. To isté urobte pre triviálny zoznam, s výnimkou presunutia týchto úloh do zoznamu delegátov. Pridajte všetky nové úlohy, ktoré sa objavia počas celého dňa. Opláchnite a opakujte.

Kedy nefungujú zoznamy úloh

Všimnite si, že maticu Eisenhower môžete upraviť ľubovoľne. Napríklad namiesto toho, aby ste ho používali ako sprievodcu po celý deň, môžete zoraďte svoj e-mail s vlastnou maticou Toto je najdôležitejšie riešenie na triedenie e-mailov, aké budete kedy potrebovaťJedno jednoduché riešenie triedenia zaistí, že budete mať vždy na vrchole svojich e-mailových správ. Na správu doručenej pošty a zníženie stresu v e-maile potrebujete iba štyri štítky alebo priečinky. Čítaj viac . Celý koncept naliehavosti / dôležitosti sa môže ukázať ako užitočný vo všetkých prípadoch mimo práce a e-mailu.

Mnoho ľudí našlo s Eisenhower Matrix veľký úspech. Ak ste však dosiahli tento bod a nemyslíte si, že vám to nepomôže, je to v poriadku. Neustále hľadajte metódu, ktorá vám vyhovuje. Keď je všetko povedané a hotové, jediná technika produktivity, na ktorej záleží Najlepším nástrojom produktivity je ten, ktorý skutočne používateVo svete, ktorý sleduje produktivitu, každá nová a lesklá aplikácia na produktivitu sľubuje niečo nové. Stratíme však niečo, keď príliš často meníme aplikácie na zvýšenie produktivity? Čítaj viac je ten, ktorý skutočne používate.

Považujete maticu Eisenhower za užitočnú? Ak nie, akú techniku ​​produktivity používate na to, aby ste zostali organizovaní a napredovali? Podeľte sa s nami v komentároch nižšie!

Obrázok Kredit: Amy Bull cez Shutterstock.com