Ako usporiadať notebooky pomocou OneNotu

Notebook OneNote je hlavným kontajnerom na poznámky, ktoré zachytávate v aplikácii. Je to ako špecializovaný priečinok, ale s vlastným rozhraním a jedinečnými nástrojmi. Poznámky môžete vkladať kamkoľvek do notebooku a synchronizovať ich medzi svojimi zariadeniami.

Táto jednoduchosť notebooku vám, bohužiaľ, nehovorí o tom, ako ich správne používať. Je ľahké skončiť s poličkou plnou notebookov. Ukážeme vám, ako usporiadať a spravovať poznámkové bloky vo OneNote.

Poznámka: Pokyny pre tento článok vychádzajú z aplikácie OneNote pre Windows 10.

Čo sú notebooky, oddiely a stránky

Ak ste začiatočník, je ľahké sa naučiť základné pojmy. OneNote pozostáva z troch hlavných hierarchických úrovní:

Zošity sú držiteľmi všetkých predmetov, ktoré považujete za hodné ako poznámky. Notebooky môžete ukladať do počítača (iba vo OneNote 2016) a OneDrive.

Sekcie poskytujú v rámci poznámkového bloku úroveň organizácie, ktorá zodpovedá jednotlivým projektom alebo predmetom. V aplikácii OneNote sa sekcie zobrazujú v ľavej časti navigačného panela a stránky vpravo.

Skupiny sekcií obsahuje jednu alebo viac sekcií. Vytvára pre notebook ďalšiu vrstvu organizácie, ktorá udržuje súvisiaci obsah pohromade.

Stránky obsahovať vaše poznámky, obrázky, odkazy a ďalšie prvky, ktoré zachytíte a vytvoríte, aby vám pri práci pomohli. Pomenujte svoju stránku zreteľne a sledujte ju v zozname kariet stránok.

Usporiadajte si svoj poznámkový blok OneNote

Spôsob usporiadania poznámkových blokov je vecou individuálnych preferencií. Všetko, čo si chcete zapamätať, môžete zhromaždiť do jedného zošita a spoľahnúť sa na funkciu vyhľadávania. Alebo môžete vytvoriť samostatný poznámkový blok pre každý projekt alebo predmet.

Môžete vytvoriť veľa sekcií alebo ich zlúčiť do skupín sekcií. Pre ďalšiu organizáciu je tiež možné odsadiť stránky do dvoch úrovní. OneNote ponúka všetko pre používateľov posadnutých poriadkumilovnosťou.

Všeobecná stratégia

• Chcete zdieľať poznámkový blok s niekým iným alebo s tímom? Na tento účel si vytvorte špeciálny notebook.
• Je pravdepodobné, že sa váš notebook nafúkne s obrázkami, videami alebo prílohami? Môžu sa vyskytnúť problémy s rýchlosťou a spoľahlivosťou synchronizácie.
• Pristúpite k notebooku v mobilnej aplikácii OneNote? Menší zameraný notebook funguje lepšie na pomalých pripojeniach a vyžaduje menej úložného priestoru.
• Účel vytvorenia notebooku? Zarovnajte svoj notebook s akýmkoľvek zastrešujúcim cieľom.

Jemnejšie body o notebookoch OneNote

• Premenovanie notebooku môže narušiť synchronizáciu s OneDrive. Namiesto toho mu môžete dať prezývku. Kliknite pravým tlačidlom myši na poznámkový blok, kliknite na tlačidlo Prezývka Notebook a zadajte svoje meno.
• Farba notebooku vám umožní rýchlo identifikovať notebook v zozname Notebooky. Kliknite pravým tlačidlom myši na notebook a vyberte farbu z ponuky Farba notebooku možnosť.
• Ak často pracujete s mnohými notebookmi, zoznam môže byť neprehľadný. Môžete ich kedykoľvek zavrieť a neskôr otvoriť. Kliknite pravým tlačidlom myši na notebook a vyberte si Zavrieť tento zápisník.
• Poznámkové bloky môžete mazať iba z OneDrive. Zamierte do Dokumenty priečinok. Začiarknite políčko vedľa dokumentu OneNote a kliknite na Odstrániť.
• OneNote používa vlastný synchronizačný protokol, ktorý funguje iba s OneDrive. Notebook však môžete zálohovať na Disk Google.

Metódy štruktúrovania vášho poznámkového bloku OneNote

Vždy je rozumné vytvárať samostatné notebooky pre osobné a pracovné projekty.

Môžete ich synchronizovať s OneDrive alebo pre svoj pracovný zošit zvoliť SharePoint; výber je na tebe.

Môžete si tiež vytvoriť zošit pre akýkoľvek predmet, ktorý sa chcete naučiť, ako časopis, a okrem iného aj zošity pre školské alebo vysokoškolské práce.

Teraz môžete vložiť ľubovoľný počet sekcií, stránok a dokonca ich zoradiť. Ak nie ste spokojní so štruktúrou, môžete doladiť skupiny sekcií, podstránok alebo presunúť svoj obsah do nového poznámkového bloku.

Systém PARA na organizáciu informácií

PARA znamená Projekty, Oblasti, Zdrojea Archívy. Je to organizačný systém, ktorý na usporiadanie informácií využíva tieto štyri kategórie najvyššej úrovne.

• A Projekt je séria úloh spojených s cieľom s konečným termínom.
• The Oblasť zodpovednosti pozostávajú z úloh so súborom štandardov, ktoré by ste mali v priebehu času dodržiavať. Pre úlohy nie je stanovený žiadny termín, ale sú dôležité.
• A Zdroj je téma neustáleho záujmu.
• A Archívy zahrňte vyplnené položky z ďalších troch kategórií.

Napríklad vydanie knihy je projekt, v ktorom je oblasť zodpovednosti za písanie. Proces písania s tipmi a trikmi môže byť vašim zdrojom. Pracovný postup je zložitý a jeho pochopenie chvíľu trvá.

Ak sa chcete dozvedieť viac, prečítajte si o tom Systém PARA na organizáciu digitálnych informácií.

Používanie systému PARA vo OneNote

Najprv musíte definovať svoje projekty. Zapíšte si ich na kúsok papiera, aby ste predišli obmedzeniam všetkých aplikácií, ktoré si všímajú poznámky. Je možné, že používate rôzne aplikácie ako Asana, Zoho, Basecamp, Disk Google atď. spravovať svoje osobné a pracovné projekty

Namiesto toho, aby ste sa viazali na jedinečnú organizačnú schému každej aplikácie, môžete použiť bežný systém PARA na skopírovanie rovnakého zoznamu projektov do všetkých použitých nástrojov. To vám umožňuje využívať jedinečné silné stránky každej aplikácie pri používaní rovnakého zoznamu projektov naprieč rozhraniami.

Pomocou tohto systému môžete tiež oddeliť informácie, ktoré sa dajú uplatniť, a informácie, na ktoré sa nevzťahuje. To vám umožní filtrovať príval informácií, ktoré vám prídu do cesty, a sústrediť sa iba na vykonateľné úlohy.

V mojom prípade je OneNote vynikajúci na vytváranie poznámok, Todoist pre správcu úloh a Disk Google na udržiavanie synchronizácie súborov projektu na celom stroji.

OneNote má zabudovaný jednoduchý systém wiki. Pomocou neho môžete nadväzovať kontakty s inými poznámkami v tej istej sekcii alebo s iným notebookom. Môžete tiež vytvoriť odkaz na webovú stránku, dokumenty balíka Office a ďalšie zdroje.

A ak vytvoríte obsah na najvyššej úrovni, môžete na stránky odkazovať pomocou ľubovoľného poznámkového bloku. Musíte to urobiť manuálne, pretože pre OneNote v systéme Windows 10 nie sú k dispozícii žiadne doplnky.

Používatelia OneNotu 2016 majú väčšie šťastie s aplikáciou Onetastic. Tu je sprievodca, ktorý ukazuje, ako nastaviť a systém wiki vo OneNote 2016.

Ako vytvoriť osobnú wiki pomocou programu Microsoft OneNote

Wiki je vynikajúci spôsob ukladania a zdieľania veľkého množstva informácií. Takto je ľahké vytvoriť wiki pomocou OneNotu.

Veľkosť notebooku a jeho vplyvy

Ak používate aplikáciu OneNote so správnou stratégiou, notebook s veľkosťou 2–3 GB by nemal spôsobovať problémy. Tu je niekoľko rád, ktorými sa môžete riadiť.

• Nevkladajte viac výtlačkov PDF do jedného poznámkového bloku: Výtlačok (100 MB alebo viac) a spracovanie OCR môžu spomaliť proces indexovania a rýchlosť synchronizácie.
• Nepreťažujte notebook zbytočným mediálnym obsahom: Nahrajte ho na Youtube alebo Vimeo a potom ho vložte.
• Verzie stránky môžu mať vplyv na veľkosť poznámkového bloku: Kliknite pravým tlačidlom myši na stránku a vyberte Verzie stránky. Odstráňte staršiu verziu stránky so silným obsahom.

Ak chcete zistiť, aké veľké sú vaše notebooky OneNote, prejdite na web OneDrive a kliknite na ikonu Dokumenty priečinok. Prepnite zobrazenie z dlaždíc na zoznam. V stĺpci úplne vpravo uvidíte, koľko miesta každý notebook zaberá.

Vyhľadajte poznámky v OneNote

V poznámkach je ľahké prehľadávať bez ohľadu na to, kde ich máte v notebooku. Stlačte Ctrl + F alebo kliknite na ikonu lupy blízko Navigácia prepínacie tlačidlo. Do zobrazeného vyhľadávacieho poľa zadajte hľadané slovo alebo frázu a stlačte Zadajte.

Hneď pod vyhľadávacím poľom kliknite na ikonu Stránky a uvidíte výsledky nájdené v texte vašich poznámok. Alebo kliknite Značky vyhľadávať podľa značiek poznámok.

Ak chcete upraviť rozsah rozsahu výsledkov vyhľadávania, kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky a vyberte si z nichVšetky notebooky,Súčasný notebook,Súčasná sekcia, a Aktuálna stránka.

Málo známe funkcie Microsoft OneNote

Rovnako ako bežný špirálový papierový zápisník, aj poznámkové bloky OneNote sú zostavované stránku po stránke. Môžete ich usporiadať do sekcií alebo skupín sekcií. S takou flexibilitou musíte mať dôkladnú stratégiu a naplánovať si, ako chcete notebook používať.

Vďaka tipom diskutovaným v tomto článku môžete notebooky lepšie organizovať a spravovať. OneNote má veľa málo známych funkcií, ktoré by ste možno nepoznali. Tieto málo známe funkcie OneNote môžu vylepšiť vaše schopnosti robiť si poznámky.

12 málo známych funkcií Microsoft OneNote, ktoré si zamilujete

Microsoft OneNote je bezplatný a nabitý funkciami. Tu je niekoľko drobných funkcií, ktoré zvýšia vašu produktivitu pri vytváraní poznámok!

O autorovi