Tabuľka programu Excel sa od vás niekedy dostane a vy môžete zistiť, že potrebuje dobré vyčistenie. Obzvlášť častým problémom je naraziť na duplicitné informácie vo viacerých bunkách alebo riadkoch. Tu je teda niekoľko jednoduchých spôsobov, ako vyhľadať a odstrániť duplicitné údaje v programe Excel, aby ste ich mohli opraviť.
Ako nájsť duplicitné hodnoty v programe Excel
Osvedčeným postupom je vyhľadať a zvýrazniť duplicitné hodnoty v programe Excel skôr, ako ich odstránite. Odstránením hodnôt sa natrvalo odstránia z tabuľky programu Excel, takže ich prvé zvýraznenie dá príležitosť skontrolovať duplikáty a uistiť sa, že ich nepotrebujete.
V našom príklade použijeme nasledujúcu tabuľku:
Náš fiktívny používateľ sleduje všetky plniace perá, ktoré nafarbila. Tabuľka obsahuje informácie o pere a farbe atramentu, ktorý sa momentálne v pere nachádza. Má však podozrenie, že omylom vstúpila do niektorých svojich pier viac ako raz.
Najjednoduchší spôsob identifikácie duplicitných hodnôt je použitie podmieneného formátovania. Ak chcete zvýrazniť duplicitné hodnoty pomocou podmieneného formátovania, postupujte takto:
- Vyberte bunky, ktoré chcete skontrolovať, či neobsahujú duplikáty.
- Pod Domov kartu, kliknite na Podmienené formátovanie v Štýly skupina.
- Vyberte Zvýraznite Pravidlá pre bunky> Duplikovať hodnoty.
- Zobrazí sa vyskakovacie okno, ktoré vám umožní zvoliť formát štýlu pre duplicitné bunky.
- Po dokončení kliknite na ikonu Ok.
Táto metóda zvýrazní duplikáty v každom stĺpci alebo riadku. Ako vidíte nižšie, každá spoločnosť, model alebo farba atramentu uvedená viac ako raz sa zobrazí zvýraznená.
V tomto príklade sa musíme pozrieť do stĺpca Model, aby sme našli duplicitné perá. Máme dve perá Student, 41 a Preppy. 41. roky majú rôzne atramenty, takže ide pravdepodobne o rôzne perá. Ale perá Student a Preppy môžu byť duplikáty.
Ako vidíte, táto metóda nie je ideálna.
Nájde každú duplicitnú bunku, ale v tomto prípade nás zaujíma iba vyhľadanie duplicitných riadkov. Môžete mať veľa rôznych pier od tej istej spoločnosti s rovnakým atramentom. Je však menej pravdepodobné, že budete mať viac ako jedno pero rovnakej spoločnosti, modelu a farby atramentu.
Súvisiace: Automaticky formátujte údaje v tabuľkách programu Excel pomocou podmieneného formátovania
Funkcia podmieneného formátovania v programe Excel vám umožňuje formátovať jednotlivé bunky v tabuľke programu Excel na základe ich hodnoty. Ukážeme vám, ako to využiť na rôzne každodenné úlohy.
Ako zvýrazniť duplicitné riadky v programe Excel pomocou vlastného vzorca
Excel umožňuje vytvárať vlastné podmienené formátovanie pomocou vzorcov. Túto metódu môžeme použiť na identifikáciu duplicitných riadkov. Výber tejto možnosti je podobný tomu, ako sme vybrali vyššie duplicitné hodnoty, okrem výberu Zvýraznite pravidlá bunky, vyberte Nové pravidlo namiesto toho.
Zobrazí sa kontextové menu. Nastaviť Štýl do Klasické, potom otvorte ďalšiu rozbaľovaciu ponuku a vyberte možnosť Pomocou vzorca určte, ktoré bunky sa majú formátovať.
Vzorec, ktorý chceme zadať, je:
COUNTIFS ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Pozrime sa podrobnejšie na tento vzorec.
Podmienené formovacie vzorce musia vracať odpoveď, ktorá je pravdivá alebo nepravdivá. Ak je odpoveď pravdivá, použije sa formátovanie. Táto rovnica platí, ak počíta viac ako jeden riadok s rovnakými informáciami.
Ak chcete skontrolovať duplikáty riadkov, vzorec najskôr vyberie stĺpec ($ A $ 2: $ A $ 14). Používame absolútne umiestnenie, pretože chceme, aby všetci používali rovnaký rozsah buniek pri hodnotení riadkov pre duplikáty.
Ďalšou premennou je cieľ, ktorý kontrolujeme kvôli duplicitnej hodnote ($ A2). Tentokrát sa pre stĺpec použije absolútne umiestnenie, nie však riadok. To umožňuje nášmu vzoru postupne kontrolovať každý riadok.
Toto opakujeme pre každý stĺpec v rade.
Po zadaní vzorca nezabudnite zvoliť štýl formátovania. Predvolená hodnota je žiadny štýl. Takže aj keď urobíte všetko správne, ak na tento krok zabudnete, neuvidíte výsledky.
Potom náš stôl vyzeral takto:
Táto metóda zvýrazní iba celé riadky, ktoré sú duplikáty. Keď nájdete všetky duplikáty v tabuľke programu Excel, môžete sa rozhodnúť, či je potrebné ich odstrániť.
Ako odstrániť duplikáty v programe Excel
Odstránenie duplikátov je v programe Excel jednoduché. Pod Údaje na karte v Dátové nástroje skupiny, nájdete možnosť Odstrániť duplikáty. Tento nástroj je veľmi praktický, pretože umožňuje výber stĺpcov, ktoré chcete skontrolovať.
Ak chcete použiť tento nástroj, vyberte svoje údaje a potom kliknite na Odstrániť duplikáty.
Keď tak urobíte, zobrazí sa vyskakovacie okno, ktoré vám umožní zvoliť, ktoré stĺpce majú skontrolovať duplikáty. Ak ty Vybrať všetko stĺpce, odstráni iba duplicitné riadky.
Nemusíte však vyberať všetky stĺpce. Napríklad, ak by som chcel vedieť, ktoré atramenty sú momentálne v perách, môžete vybrať Farba atramentu a odstráňte duplicitné farby. Týmto opustíte prvé pero, ktoré používa novú farbu, a odstránite všetky nasledujúce položky.
Pomocou nástroja na odstránenie duplikátov v programe Excel sa duplicitné položky automaticky odstránia.
Súvisiace: Ako ľahko odstrániť prázdne riadky v programe Excel
Ak chcete iba dočasne odstrániť duplicitné položky, ale nie ich odstrániť, môžete namiesto toho filtrovať svoje údaje.
Ako odfiltrovať duplikáty v programe Excel
Filtre vám umožňujú manipulovať s tým, koľko vašich údajov sa zobrazuje, bez toho, aby ste skutočne odstránili ktorúkoľvek z hodnôt. Možnosti filtra nájdete pod Údaje karta na karte Zoradiť a filtrovať skupina.
Existuje mnoho rôznych spôsobov filtrovania údajov v programe Excel. Nasledujúci príklad ukazuje iba to, ako odfiltrovať duplicitné hodnoty:
- Vyberte údaje, ktoré chcete filtrovať.
- Kliknite Pokročilé v Zoradiť a filtrovať Skupina.
- Vo vyskakovacom okne povoľte možnosť zobrazenia Iba jedinečné záznamy.
- Kliknite Ok.
Filtrovanie týchto údajov spôsobí, že program Excel skryje všetky duplicitné riadky. Takže v našom príklade boli duplicitné perá Student a Preppy skryté.
Duplicitné údaje však nezmiznú, iba sú skryté. Preto je naša tabuľka stále formátovaná podľa pravidla, ktoré sme vytvorili skôr, a to aj napriek tomu, že sa neobjavujú duplicitné perá.
Ak sa pozriete pozdĺž čísel riadkov, uvidíte, kde sú dva riadky skryté. Riadky skáču od siedmej do deviatej a opäť skáču medzi 12 a 14. Údaje nezmiznú, sú iba v nedohľadne.
Kontrola spôsobu odstránenia duplikátov
Prvým krokom pri čistení údajov je identifikácia duplikátov. Odstránenie duplikátov v programe Excel natrvalo odstráni údaje. Ich zvýraznenie vám dáva príležitosť najskôr vyhodnotiť duplikáty. A ak vás zaujímajú duplicitné riadky, musíte ich nájsť pomocou vzorcov podmieneného formátovania.
A nakoniec, ak nechcete odstrániť svoje duplicitné údaje, zvážte použitie filtra. Toto ich skryje pred zobrazením bez toho, aby ste z Excelu skutočne odstránili duplicitné údaje.
Uľahčite si čítanie svojich tabuliek programu Excel zvýraznením všetkých ostatných riadkov rôznymi farbami pomocou týchto postupov.
- Produktivita
- Tabuľka
- Microsoft Excel
- Analýza dát
J. Seaton je autor prírodných vied, ktorý sa špecializuje na búranie zložitých tém. Má doktorát z univerzity v Saskatchewane; jej výskum sa zameral na využitie herného učenia na zvýšenie zapojenia študentov online. Keď nepracuje, nájdete ju pri čítaní, hraní videohier alebo záhradníctve.
Prihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu s technickými tipmi, recenziami, bezplatnými elektronickými knihami a exkluzívnymi ponukami!
Ešte jeden krok…!
V e-maile, ktorý sme vám práve poslali, potvrďte svoju e-mailovú adresu.
