Najlepšie automatizačné nástroje, vďaka ktorým môžu nezávislí ľudia získať späť svoj čas

Byť na voľnej nohe vyžaduje veľké množstvo správcov, aby bola vaša firma v prevádzke a bola zisková. Aby ste zabezpečili stály prísun klientov, musíte inzerovať svoje služby, odpovedať na otázky a sledovať potenciálnych zákazníkov z minulosti. Ak raz získate prácu, musíte držať krok so stretnutiami a e-mailmi. Na konci ešte zostáva otázka fakturácie.

Všetci títo správcovia môžu niekedy prevziať deň a nechať čas na svoju skutočne platenú prácu. S rôznymi automatizačnými nástrojmi však môžete ušetriť čas, vyhnúť sa chybám a znížiť stres pri podnikaní na voľnej nohe.

1. Uveďte: Počúvajte a študujte svoje publikum

Sociálne médiá zohrávajú veľkú úlohu pri inzerovaní vašich služieb na voľnej nohe a rezervovaní nových klientov. Existujú niekoľko nástrojov, ktoré vám pomôžu naplánovať vaše príspevky na sociálnych sieťach, dokonca vám umožní automaticky preposielať alebo spravovať príspevky z iných zdrojov.

4 spôsoby, ako naplánovať príspevky na viac platforiem sociálnych médií naraz

Ak chcete zverejniť rovnaký obsah na viacerých sociálnych sieťach naraz, potrebujete tieto nástroje.

Predtým, ako začnete plánovať svoje sociálne médiá, musíte vedieť, čo by ste mali zverejniť, aby ste prilákali nových klientov. Najlepšie to urobíte pomocou nástroja na sociálne počúvanie, ktorý vám pomôže študovať odborný obor aj konkurenciu.

Bezplatná verzia služby Mention vám umožňuje nastaviť jedno upozornenie, ktoré sleduje spravodajské weby, blogy, fóra a sociálne médiá. Toto varovanie môže sledovať zmienky o vašej vlastnej značke, pozerať sa na vašich konkurentov alebo hľadať konkrétne kľúčové slová súvisiace s vaším odborom.

Namiesto registrácie rôznych bulletinov a neustáleho vyhľadávania na webe sa na jednom mieste môžete dozvedieť viac o trendoch vo vašej oblasti. Bezplatný plán webovej stránky vám tiež umožňuje naplánovať príspevky na troch sociálnych profiloch - táto úloha sa tak ďalej automatizuje.

2. Kalendárne: Knižné stretnutia ľahko

Stretnutia sú veľkou súčasťou získavania nových klientov a riadenia prebiehajúcich projektov. Na začiatku, keď si klient nie je istý, že vaše služby sú presne to, čo potrebuje, môže pomôcť uzavrieť krátke úvodné stretnutie. Neskôr budú stretnutia skvelým spôsobom, ako urovnať nedorozumenia a zosúladiť očakávania.

Plánovanie stretnutí sa však môže stať časovo náročnou prácou. Ak zaistíte, aby boli všetci súčasne k dispozícii, najmä v rôznych časových pásmach, môžete vytvoriť nekonečné množstvo e-mailov. Existuje niekoľko aplikácií, ktoré sa zaoberajú plánovaním stretnutí, ale naša obľúbená je služba Calendly.

Bezplatná verzia ponúka integráciu do vášho Kalendára Google alebo iných populárnych kalendárov, vďaka čomu môžete zdieľať svoju dostupnosť bez zverejnenia svojho osobného rozvrhu.

Jednoducho môžete poslať odkaz na server Calendly každému, s kým sa chcete stretnúť, a vyberie si z časov, ktoré nastavíte ako dostupné - zobrazujúce sa v ich miestnom časovom pásme. Udalosť sa potom zobrazí v kalendári všetkých používateľov.

Tento softvér je integrovateľný s online konferenciami, ako sú Zoom a Microsoft Teams, čo vám ušetrí čas pri vytváraní odkazu na každú schôdzku. Pred schôdzkami tiež odosiela e-maily s pripomienkami, aby sa zabezpečilo, že všetci dorazia včas. Ak máte osobný web, môžete ho pridať aj tam.

E-maily sú ďalším lákadlom času - od potenciálnych klientov, ktorí sa pýtajú na vaše služby, až po existujúcich klientov, ktorí hľadajú správu o stave. Mnoho z týchto e-mailov sa dosť opakuje. Našťastie, ak používate Gmail, existuje nielen spôsob vytvárania šablón, ale aj spôsob automatického odosielania niektorých z nich pomocou filtrov.

Najskôr musíte v rozšírených nastaveniach povoliť šablóny. Potom napíšte nový e-mail, ktorý vám odpovie na všetky vaše často kladené otázky. Namiesto uloženia ako koncept zvoľte Uložiť koncept ako šablónu namiesto toho. Ak je to niečo, čo by ste posielali manuálne, môžete nechať medzeru na podrobnosti, ako je názov, odhad ceny atď.

Ak chcete automaticky posielať e-maily so šablónami, musíte vytvoriť nový filter. Vyberte kľúčové slová, ktoré sú pre daný dopyt najrelevantnejšie, a do označenia akcií filtra Odoslať šablónu.

Kľúčovou frázou môže byť napríklad „koľko stojí váš poplatok“, za ktorú dostanete vopred napísaný e-mail s podrobnými informáciami o vašich balíkoch a službách.

4. Zoho faktúra: Nikdy neprenasledujte ďalšiu faktúru

Aj keď sa niektorí nezávislí pracovníci rozhodnú spravovať svoje poplatky v hárku Excel a použiť štandardnú šablónu faktúry, existuje oveľa jednoduchší a organizovanejší spôsob platby, rôzne fakturačné aplikácie. Naša obľúbená je Zoho Invoice, ktorá má vo svojom bezplatnom pláne toľko funkcií, že za ňu možno nebudete musieť nikdy platiť.

Môžete vytvoriť šablónu faktúry so všetkými bankovými údajmi a podmienkami, ktoré sa majú použiť s ktorýmkoľvek klientom. Môžete tiež generovať pravidelné úlohy s nastavenou cenou, čo vám ušetrí čas pri zadávaní týchto údajov pri každom vyhotovení novej faktúry.

Keď budete pripravení na odoslanie faktúry, aplikácia poskytne aj e-mail so šablónou, ktorý môžete v prípade potreby upraviť. Ak sa rozhodnete pripojiť Zoho k online platobnému systému (napríklad PayPal), aktualizuje stav faktúry a po prijatí platby odošle poďakovanie. Takto sa dozviete, ktoré účty je potrebné ďalej sledovať.

Ale aj následné sledovanie je so Zoho jednoduchšie, pretože môžete nastaviť množstvo automatických pripomienok na nezaplatené faktúry, čo vám ušetrí bolesť hlavy pri ich prenasledovaní. Softvér tiež umožňuje sledovať čas klientov, kde účtujete poplatky za hodinu, a potom z nich vygenerovať faktúru. Pre projekty so stanovenou cenou môžete dokonca nastaviť opakujúce sa faktúry.

5. Zapier: Automatizujte všetko ostatné

Vo všetkých vyššie uvedených aplikáciách sme diskutovali o integráciách - o tom, ako sa jeden softvér môže spojiť s iným, aby vytvoril ešte väčšiu automatizáciu. Čo sa však stane, keď chcete pripojiť dve aplikácie, ktoré nemajú zabudovanú integráciu? Na miesto prichádza čarovný Zapier.

Bolo by treba celý článok, aby sme hovorili o rôznych možnostiach, ktoré sú k dispozícii vo vnútri Zapiera. Stručne povedané, pomáha vám vytvárať pracovné postupy týkajúce sa takmer všetkého online, kde ich môžete „nastaviť a zabudnúť“.

Napríklad na Slacku môžete zdieľať nové zmienky o Twitteri. Alebo môžete zaslať e-mailom následné kroky novým reagujúcim na Typeform. Nové správy na Facebooku môžete dokonca dostávať ako SMS.

Možností je neúrekom a s bezplatnou verziou Zapier môžete mesačne vytvoriť až 100 úloh. To je viac ako dosť na to, aby ste zautomatizovali sériu akcií, ale môžete sa stať, že budete závislí od toho, že ste od ruky so svojím správcom na voľnej nohe.

Čo by ste mali automatizovať?

Existuje toľko automatizačných nástrojov, najmä ak ste pripravení platiť mesačný poplatok. Môžu vám tak uľahčiť život na voľnej nohe, ale to, že sa dá niečo automatizovať, nemusí vždy znamenať, že by malo byť.

Najmä pri voľnej nohe môže osobný kontakt prejsť dlhou cestou. Klienti, ktorí sa o pomoc obrátia na nezávislých pracovníkov, sa zvyčajne snažia nadviazať pracovný vzťah - to je jeden z dôvodov, prečo si nevybrali agentúru alebo veľkú spoločnosť.

Úlohy ako e-maily prvého kontaktu, plánovanie stretnutí a aktualizácia listov sa dajú automatizovať. Je však dôležité investovať trochu viac času, aby ste klientovi dokázali, že ho chcete spoznať a záleží vám na jeho práci. Toto mimoriadne úsilie ich prinúti vrátiť sa späť.

Ako zefektívniť podnikanie pomocou inteligentnej automatizácie

Môžete automatizovať niekoľko každodenných úloh a zefektívniť svoje podnikanie. Pozrime sa, aké to je v skutočnosti jednoduché.

O autorovi