Ako filtrovať v programe Excel na zobrazenie požadovaných údajov

Takže v hárku programu Excel máte tisíce riadkov údajov a chcete prehľadať riadky, aby ste našli vzor v stĺpcoch údajov.

Viete, že potrebujete filter Excel, ktorý vám s tým pomôže, ale neviete, ako na to. Tu prediskutujeme všetky najlepšie spôsoby filtrovania hárka programu Excel a zobrazenia potrebných údajov.

Ako filtrovať v programe Excel

Predpokladajme, že máte hárok programu Excel s tromi stĺpcami: veková skupina, región a počet predajov. V takom prípade môže byť filter Excel vhodný, keď chcete vidieť výkonnosť predaja vo vybranom regióne na základe konkrétnej vekovej skupiny.

Filtre programu Excel môžu byť tiež užitočné, ak chcete predtým vytvoriť menšiu skupinu vykreslenie údajov programu Excel do grafu.

Ako vytvoriť graf v programe Excel

Nikdy ste nevytvorili graf v programe Excel? Tu je príklad, ako vytvoriť graf v programe Excel a prispôsobiť ho pomocou najbežnejších typov grafov.

Pozrime sa na nasledujúce metódy filtrovania údajov v programe Excel.

Ako filtrovať podľa kategórií

Po otvorení údajového listu na páse s nástrojmi programu Excel kliknite na ikonu Údaje.

Ďalej vyhľadajte Zoradiť a filtrovať zoskupiť a kliknúť Filtrovať. Týmto sa do každého stĺpca údajového hárka umiestni rozbaľovacie tlačidlo.

Napríklad ak majú vaše údaje stĺpec pohlavia, čo je kategorická premenná, môžete sa rozhodnúť filtrovať svoje údaje tak, aby sa zobrazovali iba ženské položky.

Urobíte to kliknutím na rozbaľovacie tlačidlo vo svojom kategorickom stĺpci podľa výberu (v tomto prípade pohlavie). V zobrazenej ponuke odznačte všetko kliknutím na ikonu Vybrať všetko box. Potom vyberte hodnoty, podľa ktorých chcete svoje údaje filtrovať, a kliknite na ikonu Ok.

Táto operácia filtruje údaje na základe ženských zoznamov alebo akýchkoľvek vašich kategorických údajov, ktoré ste si vybrali. Potom môžete skontrolovať ľavý dolný roh súboru Excel a zistiť počet záznamov v danom konkrétnom filtri.

Aj keď táto možnosť funguje aj pre čísla, je zvyčajne neefektívna a skľučujúca. Je to tak preto, lebo čísla môžu mať širší rozsah hodnôt. Začiarknutie dlhého zoznamu preto vyžaduje čas.

Ako používať číselné filtre v programe Excel

Niekedy možno budete chcieť filtrovať na základe konkrétneho rozsahu čísel.

Ak chcete použiť číselný filter, kliknite na Filtrovať v stuhe. Potom kliknite na rozbaľovacie tlačidlo v hornej časti stĺpca, ktoré obsahuje čísla, ktoré chcete filtrovať.

V ďalšej ponuke prejdite na Číselné filtre a vyberte požadovanú možnosť z možností, ktoré sa zobrazia.

Napríklad ak chcete filtrovať stĺpec na základe všetkých čísel, ktoré sú menšie alebo rovné určitému číslu, z poľa Číselné filtre možnosti, vyberte Menej ako.

Môžete tiež použiť A /Alebo v sekcii pridať druhý filter pre svoje čísla.

Kliknite Ok keď skončíte.

K dispozícii je veľa možností filtrovania podľa počtu. Môžete sa s nimi hrať, aby ste zistili, ako fungujú.

Ako používať pokročilé filtre v programe Excel

Pokročilá metóda filtrovania v programe Excel ponúka flexibilnejší spôsob filtrovania údajov. Pomocou pokročilého filtra môžete svoj filtrovaný výsledok oddeliť od zdrojových údajov vložením do rovnakého hárku alebo do nového hárka programu Excel.

Ak chcete použiť pokročilý filter, vytvorte nový stĺpec na pravom okraji hárka. V tomto novom stĺpci nastavujete kritériá filtrovania. Medzi týmto stĺpcom kritérií a posledným stĺpcom zdrojových údajov môžete nechať medzeru, aby ste ich mohli oddeliť.

Do stĺpca kritérií zadajte presný názov stĺpca zdrojových údajov, ktorý chcete filtrovať; lepšou alternatívou je kopírovanie a prilepenie hlavičky stĺpca, aby ste sa vyhli chybám.

V ďalšom riadku zadajte hodnotu, podľa ktorej chcete filtrovať svoje údaje pre tento stĺpec. Ak chcete napríklad zobraziť údaje o všetkých mužoch v stĺpci pohlavia zdrojových údajov, zadajte v časti s kritériami do časti „pohlavie“ slovo „muž“.

Ak chcete, môžete vytvoriť viac stĺpcov kritérií, podľa ktorých môžete filtrovať. Za týmto účelom skopírujte požadované názvy stĺpcov z hlavných údajov a prilepte ich za prvý stĺpec kritérií.

Pod hlavičku každého stĺpca zadajte hodnotu údajov, ktorú chcete filtrovať.

Môžeš používať booleovské funkcie programu Excel ako kritérium menšie ako () ako na filtrovanie čísel.

Po vykonaní vyššie uvedeného postupu vyberte možnosť Údaje v páse Excel. V rámci Zoradiť a filtrovať skupina, kliknite Pokročilé.

V ponuke, ktorá sa otvorí, kliknite na šípku nahor vedľa položky Rozsah zoznamu do poľa a vyberte, ktorú časť svojich údajov chcete filtrovať. Alebo ignorovať Rozsah zoznamu pole, ak chcete použiť filter na všetky svoje údaje.

Ďalej umiestnite kurzor do Rozsah kritérií pole a zvýraznite stĺpce kritérií, ktoré ste vytvorili predtým: nadpisy a hodnoty.

Kliknite Ok použiť filter.

Ako prilepiť filtrované výsledky pomocou rozšírenej metódy filtra

Ako sme už spomenuli, môžete tiež použiť pokročilý filter na oddelenie výsledku a jeho vloženie niekam inam do toho istého hárku alebo do nového hárku programu Excel.

Za týmto účelom zopakujte vyššie uvedený postup filtrovania údajov pomocou pokročilej metódy. Tentokrát však v Pokročilý filter menu, zvoľte Skopírujte na iné miesto.

Ďalej umiestnite kurzor do Kopírovať do pole a vyberte ľubovoľnú bunku v hárku programu Excel, potom kliknite na Ok.

Táto operácia skopíruje filtrovaný výsledok a prilepí ho na vybrané miesto v hárku programu Excel.

Ako zobraziť filtrovaný výsledok s vybranými stĺpcami v programe Excel

Ak chcete vo filtrovaných údajoch zobraziť iba vybrané stĺpce, zvýraznite ich hlavičky a skopírujte ich.

Ďalej vložte nadpisy kamkoľvek do toho istého hárka, kde chcete vidieť svoj filtrovaný výsledok.

Vyššie uvedený postup opakujte pre oddelenie filtrovaných výsledkov pomocou pokročilej metódy filtrovania. Ale tentoraz, akonáhle sa dostanete do Kopírovať do pole, zvýraznite nadpisy, ktoré ste vložili.

Potom kliknite Ok na zobrazenie filtrovaného výsledku pod týmito nadpismi.

Ako pomocou pokročilých filtrov prilepiť filtrovaný výsledok do nového hárku programu Excel

Ak chcete výsledné údaje vložiť do nového hárku, kliknite na ikonu Pridať (+) v ľavom dolnom rohu hárka programu Excel otvorte nový hárok.

Kliknutím na ľubovoľnú bunku v novom hárku ju aktivujete.

Vyberte Údaje na páse s nástrojmi a potom kliknite na Pokročilé urobiť Pokročilý filter vyskakovacie menu. Vyberte ikonu Skopírujte na iné miesto možnosť.

Umiestnite kurzor na ikonu Rozsah zoznamu do poľa, ktoré obsahuje zdrojové údaje. Potom zvýraznite celé zdrojové údaje.

Ďalej umiestnite kurzor do Rozsah kritérií v poli zdrojových údajov zvýraznite kritériá, ktoré ste vytvorili skôr.

Vyberte ikonu Kopírovať do lúka. Potom znova vyberte ľubovoľnú bunku na novom hárku. Kliknite Ok na vloženie filtrovaného výsledku do nového hárka.

Poznámka: Aby to fungovalo, musíte cieľový hárok aktivovať tak, že najskôr kliknete na bunku v ňom.

Súvisiace: Ako zlúčiť súbory a hárky programu Excel

Vyťažte maximum z filtrov programu Excel

Aj keď existujú ďalšie možnosti filtrovania údajov, Excel je jedným z najuniverzálnejších nástrojov na zvýšenie produktivity. Aj keď môžu byť filtre programu Excel trochu mätúce, po zvládnutí týchto trikov je to jednoduché.

Tu sme diskutovali o najbežnejších spôsoboch filtrovania údajov v programe Excel, ale ak sa pohráte s pokročilým filtrom, sú k dispozícii ešte pokročilejšie možnosti. Pokiaľ ide o analýzu vašich filtrovaných údajov, budete možno potrebovať aj Excel.

15 vzorcov programu Excel, ktoré vám pomôžu vyriešiť problémy v reálnom živote

Excel nie je len na podnikanie. Tu je niekoľko vzorcov programu Microsoft Excel, ktoré vám pomôžu vyriešiť zložité každodenné problémy.

O autorovi