Čo sú predstavy databázy? Ako ich používať

Databázy sú nepostrádateľnou vlastnosťou programu Notion. Na rozdiel od tradičných tabuliek a iných online databáz môžete vidieť rovnakú databázu pojmov z viacerých zobrazení. Vďaka tomu je organizácia informácií a projektov v programe Notion veľmi užitočná.

Ak práve začínate s programom Notion, mohli by ste byť zmätení v rozdieloch medzi jednotlivými zobrazeniami a ich použitiami. Tento článok v krátkosti vysvetlí každú databázu Notion a ukáže vám, ako ich používať pre vaše potreby produktivity.

Ako vytvoriť databázu pojmov

Predtým, ako sa ponoríme do 6 rôznych pohľadov, mohlo by byť užitočné vedieť, ako vytvoriť databázu pojmov.

Kdekoľvek vo svojom pracovnom priestore zadajte kľúč s lomítkom (/) a za ním názov zobrazenia databázy (tabuľka, tabuľa, zoznam atď.). Koncept vám ukáže dve možnosti vzhľadu vašej databázy: v rade a celostranový.

Vložené databázy zaberú iba časť stránky. Sú užitočné pri pridávaní tabuliek a zoznamov do textu písomných dokumentov.

Celostránkové databázy samozrejme zaberú celú stránku.

Výberom jedného z nich v rade alebo celostranový, môžete vytvoriť svoju databázu. Neskôr môžete kedykoľvek pridať zobrazenie alebo zmeniť ten, ktorý ste pôvodne vybrali, na niečo iné.

Pozrime sa na každé zobrazenie databázy, na to, ako fungujú, a na niektoré príklady produktívneho použitia.

1. Pohľad na stôl

Tabuľka je pravdepodobne najpoužívanejším zobrazením databázy Notion kvôli svojej univerzálnosti a jednoduchosti.

Databáza tabuliek pojmov zobrazuje položky (tj. Úlohy, ktoré je potrebné dokončiť, knihy na čítanie, recepty na prípravu) priamo v prvom riadku. Nasledujúce stĺpce potom označujú vlastnosti (definované v hornej časti každého stĺpca) pre každú položku.

Napríklad môžete vytvoriť jednoduchý zoznam na čítanie ako tabuľku. Jeho prvý stĺpec obsahuje názvy článkov a kníh, ktoré si chcete prečítať.

Vlastnosti nasledujúcich stĺpcov potom môžu byť pre mená autorov, adresy URL článkov a stavy článkov alebo kníh (Want to Read, Reading, Read).

Každú položku môžete otvoriť jednotlivo na jej vlastnej stránke, rovnako ako vo všetkých ostatných zobrazeniach. Príklad tabuľky so zoznamom na čítanie vám umožňuje otvoriť položku, aby ste si mohli robiť poznámky k tejto knihe alebo kopírovať / vložiť celý článok.

Zobrazenia databázy pojmov obsahujú aj vlastnosti, ktoré môžete skryť pred zobrazením tabuľky.

Ak je jednou z vlastností vášho zoznamu na čítanie, značky môžu kategorizovať položky podľa tém a chcete značky vlastníctvo mimo vášho tabuľkového zobrazenia, jednoducho prejdite na kartu Vlastnosti nad tabuľkou a prepnite štítky majetok vypnutý.

Túto vlastnosť Značky však budete naďalej vidieť, ak otvoríte položku ako stránku.

2. Pohľad na dosku

Pohľad na palubu programu Notion sa podobá jednoduchému Rada Kanban pre riadenie projektu, takže je ľahšie ako kedykoľvek predtým sledovať projekty a zadávať úlohy.

V tomto zobrazení nájdete stĺpce s názvom „Nezačaté“, „Prebieha“ a „Dokončené“. Môžete teda použiť karty pod stĺpcami na vyjadrenie stavu svojich projektov a ich presunutie do príslušného stĺpca.

Jednotliví používatelia síce môžu určite využiť dohľad modelu Notion, ale pri použití tímom rozhodne svietia. Ak napríklad používate dosku na správu projektov vášho tímu, môžete priradiť karty úloh členom tímu a po otvorení kariet ako stránok pridať na ne poznámky.

Rovnako ako tabuľky, môžete upraviť, ktoré vlastnosti sa majú zobraziť v celkovom zobrazení. Napríklad ak máte vlastníka postupníka, ale nechcete, aby sa jeho mená zobrazovali v celkovom zobrazení, prejdite na Vlastnosti a prepnúť pridelených majetok vypnutý.

Súvisiace: Ako používať Kanban na správu GTD

3. Zobrazenie zoznamu

Náhľad zoznamu je zďaleka najjednoduchší spôsob prezerania vašej databázy. Ale rovnako ako v prípade iných vecí v programe Notion, zoznam môže byť taký jednoduchý alebo zložitý, aký potrebujete.

Na rozdiel od tabuľky zoznam nepoužíva mriežku ani stĺpce. Je to iba zoznam položiek, za ktorým nasledujú všetky vlastnosti, ktoré sa oplatí zobraziť.

Napríklad môžete použiť zobrazenie zoznamu na zoznam receptov. Stačí otvoriť každú položku ako stránku a vložiť alebo napísať recept dovnútra. Môžete tiež použiť vlastnosť Značky na usporiadanie receptov podľa kuchyne.

4. Zobrazenie kalendára

Zobrazenie kalendára je v podstate podobné ako v prípade ktoréhokoľvek iného mesačného kalendára. Usporiada položky vo vašej databáze podľa dátumu, ktorým môže byť dátum vytvorenia alebo vybraný dátum, napríklad pre dátum zadania alebo projektu.

Vaše položky - ktoré pravdepodobne budú projektmi alebo udalosťami, ak používate zobrazenie kalendára - sú zobrazené ako karty. Rovnako ako v iných zobrazeniach, môžete zvoliť, ktoré vlastnosti sa majú na týchto kartách zobraziť.

Okrem toho sa môžete presunúť z aktuálneho mesiaca do minulých alebo nadchádzajúcich mesiacov a rokov a skontrolovať svoje projekty alebo udalosti.

5. Zobrazenie galérie

Galéria Notion zobrazuje všetky vaše položky ako karty v rolovateľnom zobrazení, podobne ako Pinterest. Galérie sú dokonalým zobrazením databázy, ak chcete predviesť obrázky svojich položiek.

Ak chcete zobraziť obrázky svojich položiek, kliknite na ikonu Vlastnosti kartu a vyberte Ukážka karty, ktorá otvorí rozbaľovaciu ponuku s niekoľkými možnosťami.

Prvou je Obálka stránky, ktorá v galérii zobrazí obrázky obálky každej položky. Druhým je Obsah stránky, ktorý zobrazí výber obrázka alebo textu zo stránky položky. Tretia možnosť vám umožňuje zobrazovať obrázky súborov vo vašich položkách.

Súvisiace: Ako môžete použiť predstavu? Vynikajúce šablóny, ktoré vás inšpirujú

6. Zobrazenie časovej osi

Aj keď majú zobrazenia kalendára a časovej osi určité podobnosti, zobrazenie časovej osi ponúka viac možností na prezeranie vecí v čase, čo je ideálne pre riadenie projektu.

Časové osi pojmu vám umožňujú zobraziť vaše projekty podľa hodín, dní, štvrtín alebo rokov. Môžete ľahko pridať väčšiu dĺžku projektu tak, že ho jednoducho pridržíte na konci a potiahnete doľava alebo doprava.

Časové osi majú tiež zabudovanú tabuľku so zoznamom položiek vo vašej databáze. Rovnako ako štandardná tabuľka môžete každej položke pridať rôzne vlastnosti. Zoznam zobrazíte kliknutím na ikonu >> symbol vedľa mesiaca nad časovou osou.

Ako používať zobrazenia pojmov databázy

To, čo odlišuje databázy Notion od iných online databáz, je samozrejme to, že môžete vidieť rovnakú databázu Notion z mnohých rôznych pohľadov.

Ak na správu projektu používate program Notion, hlavným zobrazením vášho projektu môže byť nástenné zobrazenie.

Možno však budete musieť vidieť zreteľnejšie, keď budete musieť začať s každým projektom, takže by bolo užitočné zobraziť rovnakú databázu v zobrazení kalendára alebo časovej osi.

V niektorých prípadoch možno budete chcieť vidieť všetky obrázky na jednom mieste, takže sa vám bude hodiť zobrazenie galérie.

Ak chcete zobraziť tú istú databázu z iného zobrazenia, kliknite na text úplne zľava v hornej časti aktuálneho zobrazenia („+ Pridať zobrazenie“). Potom vyberte ďalšie požadované zobrazenie a pomenujte ho.

Medzi viacerými zobrazeniami môžete prepínať výberom ich názvu v ľavom hornom rohu stránky, ktorý zobrazí rozbaľovaciu ponuku so všetkými vytvorenými zobrazeniami.

Na zjednodušenie úloh používajte pojmy databázové pohľady

Zobrazenie databázy pojmov môže byť užitočné, ak začínate s projektovým riadením a snažíte sa usporiadať svoje úlohy. Teraz, keď viete o zobrazeniach databázy Notion, otvorte vo svojom počítači program Notion a uvidíte, aké produktívne veci môžete dosiahnuť.

26 dôvodov, prečo používať pojem pre svoje potreby produktivity

Notion je vynikajúca pracovná aplikácia typu „všetko v jednom“. Tu je veľa dôvodov, prečo by ste to mali vyskúšať.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi