Ako plánovať schôdzky a úlohy pomocou kalendára

Plánovanie schôdzky môže byť ťažkopádnym procesom. Možno budete musieť tráviť príliš veľa času a energie komunikáciou tam a späť, aby ste si našli vhodný čas na stretnutie.

Našťastie intuitívny digitálny nástroj nahrádza tento neefektívny proces plánovania jednoduchou metódou citlivou na čas. Tento nástroj sa nazýva Kalendárne.

V tomto článku vás prevedieme Calendly, ako to funguje a ako ho čo najlepšie využiť.

Ako funguje kalendár?

Ak viete, ako naplánovať schôdzku v programe Microsoft Outlook, Calendly funguje rovnakým spôsobom. Okrem Outlooku pracuje Calendly aj s Google Calendar a Apple iCloud Calendar.

Pri synchronizácii osobných a pracovných kalendárov môžete vytvárať typy udalostí. Môžete mať napríklad typ „15-minútová schôdzka“ a „30-minútová schôdzka“.

Odtiaľ môžete odoslať odkaz na rezerváciu klientom, spolupracovníkom alebo priateľom. Títo ľudia si môžu vybrať jeden z typov udalostí, ktorý ste predtým vytvorili, a potom zvoliť čas, ktorý s vami bude. Nerobte si starosti - nebudú mať prístup k udalostiam vo vašom kalendári.

Toto je rýchly prehľad toho, ako Calendly funguje. Poďme teraz do podrobností.

Ako pridať kalendáre do kalendára

Pred nastavením typov udalostí sa uistite, či sú vaše kalendáre synchronizované.

Po vytvorení profilu kliknite na ikonu Účet vedľa vášho profilového obrázka v pravom hornom rohu webovej stránky spoločnosti Calendly. V rozbaľovacej ponuke zvoľte možnosť Pripojenia kalendára.

Na stránke Pripojenia kalendára jednoducho kliknite + Pridať účet kalendára a potom Pripojte sa vedľa typu kalendára, ktorý chcete pridať. Bezplatný plán bohužiaľ umožňuje synchronizáciu iba jedného Kalendára.

Nezabudnite tiež skontrolovať konfiguračnú časť. Tu môžete nastaviť, ktoré kalendáre bude Calendly kontrolovať, aby nedochádzalo ku konfliktom udalostí. Tiež pod Konfigurácia, môžete si zvoliť, v ktorom zo svojich kalendárov sa nové udalosti zobrazia.

Ako vytvárať typy udalostí v kalendári

To vám teraz umožňuje vytvárať nové typy udalostí, ktoré si ľudia môžu rezervovať. Začnite výberom jedného z nich + Nový typ udalosti alebo + Vytvoriť>Typ udalosti na svojej domovskej stránke Calendly.

Uvidíte dve možnosti pre typy stretnutí: Jeden na jedného a Skupina. Pretože väčšina bude pravdepodobne používať Calendly na osobné stretnutia, k tomu tu pôjdeme. Vyberte Vytvoriť vedľa Jeden na jedného.

Ďalej musíte poskytnúť nasledujúce podrobnosti: názov, popis, farbu a konkrétnu adresu URL udalosti.

Pri výbere miesta stretnutia môžete zvoliť odkaz Zoom alebo Google Meet, telefonický hovor alebo požiadať o udalosť na konkrétnom mieste.

Môžete pridať toľko možností umiestnenia, koľko potrebujete. Ak si vyberiete telefónny hovor, môžete si zvoliť, či vy alebo účastník začnete hovor. Po dokončení týchto krokov kliknite na ikonu Ďalšie.

Na tejto stránke môžete naplánovať splnenie očakávaní, napríklad to, ako vopred si účastníci môžu rezervovať miesto, doba trvania schôdzku, časy, kedy ste k dispozícii, a akýkoľvek čas potrebný na vyrovnanie pred alebo po schôdzke na dochádzanie alebo zabalenie veci hore.

Ak potrebujete nastaviť, koľko z tohto konkrétneho typu udalosti je možné rezervovať za deň, môžete tak urobiť pod Ďalšie pravidlá pre vašu sekciu dostupnosti.

Nakoniec po opätovnom výbere možnosti Ďalej skontrolujte, či je vaša udalosť nastavená na Ona ste pripravení pracovať.

Môžete upraviť viac nastavení udalostí, napríklad otázku, na ktorú musí pozvaný odpovedať pri rezervácii stretnutia, ako budú upozornení, čo sa zobrazí na stránke potvrdenia rezervácie alebo v podrobnostiach platby (iba funkcia Calendly Pro) pred návratom na váš účet domovská stránka.

Súvisiace: Spôsoby, ako vytvoriť Kalendár Google ako stolný kalendár systému Windows

Odkaz na aplikáciu Calendly môžete zdieľať dvoma spôsobmi. Prvým spôsobom je zdieľať vašu adresu URL aplikácie Calendly, ktorá sa zobrazuje pod vašim profilovým obrázkom a menom na domovskej stránke, kde si účastníci môžu u vás rezervovať akýkoľvek typ udalosti.

Akonáhle kliknú na váš odkaz, presmeruje účastníkov na podobnú stránku ako je uvedené vyššie. Ľudia si budú môcť zvoliť, aký typ podujatia chcú, a tiež svoj dostupný čas.

Druhou možnosťou je zdieľať s účastníkom odkaz na iba jeden typ udalosti. Za týmto účelom skopírujte odkaz alebo vyberte zdieľam na konkrétnom type udalosti na domovskej stránke služby Calendly.

Bez ohľadu na to, ktorú možnosť vyberiete, môžete svoj odkaz Calendly skopírovať a vložiť do e-mailu, textovej správy alebo webovej stránky (pod zdieľam možnosť) a zdieľajte ich s ľuďmi, aby si s vami mohli naplánovať schôdzku.

Ako si rezervovať udalosť pomocou služby Calendly

Vyššie je uvedené, ako vyzerá konkrétna stránka typu udalosti pre vašich účastníkov. Šedé dni sú buď po poslednom dátume, alebo keď nie ste k dispozícii.

Osoba bude môcť vidieť vašu dostupnosť výberom modro zvýrazneného dňa a výberom času. Po potvrdení času Calendly vyzve osobu, aby zadala svoje údaje (meno, e-mail, miesto atď.).

Potom účastník dostane e-mail s pozvánkou do kalendára a udalosť sa zobrazí v jeho aj vo vašom kalendári.

Súvisiace: Nástroje na synchronizáciu programu Microsoft Outlook s kalendárom Google

S programom Calendly je ľahké naplánovať stretnutia efektívnejšie. Stačí sa naučiť základný proces.

Aplikácia Calendly je zadarmo, ale existujú alternatívne možnosti predplatného, ​​ktoré umožňujú viac typov udalostí, pripojenie k viacerým kalendárom, spracovanie platieb od hostí a ďalšie. Môžete sa odhlásiť Cena Calendy je tu.

Mali by ste používať kalendár?

Možno sa teda pýtate, či chcete alebo nemáte použiť Calendly. No, ak neustále narážate na plánovanie zlomov, tak určite. Len čo nastavíte typy udalostí, Calendly vám môže ušetriť nespočetné množstvo hodín otravného časového plánovania.

Ak však schôdzky neplánujete často, môže vám Calendly brániť v produktivite. Okrem toho nastavenie typov udalostí Calendly nie je najlepším využitím vášho času, keď zriedka plánujete schôdzky.

Napriek tomu je Calendly iba jedným z nástrojov digitálneho plánovania na trhu. Ak Calendly nespĺňa vaše potreby, môžete zvážiť ďalšie možnosti.

6 najlepších nástrojov a aplikácií na plánovanie schôdzky

Aplikácia na plánovanie uľahčuje organizovanie stretnutí. Tu sú najlepšie plánovače schôdzky, pomocou ktorých sa môžete rozhodnúť, kedy sa stretnete.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi