5 spôsobov, ako zabrániť zamestnancom v krádeži údajov spoločnosti, keď odchádzajú

Len čo sa zamestnanec rozhodne odísť, existuje len veľmi málo spoločností, ktoré môžu urobiť, aby zostali. Aj keď je bežné, že zamestnanci vyhľadávajú zelenšie pastviny, je dôležité si uvedomiť, že nie každý zamestnanec bude mať dobré úmysly, keď bude čas.

Jedna vec, ktorá sa stáva čoraz častejším problémom spoločností všade na svete, sú ukradnuté údaje od rezignujúcich zamestnancov. Ak vás zaujíma, ako zabrániť krádeži údajov zamestnancov, je treba zvážiť niekoľko vecí.

1. Zdôraznite súhlas s politikami dohľadu a ochrany údajov

Ochrana údajov vašej spoločnosti je postup, ktorý by mal byť prítomný v každej fáze životného cyklu zamestnanca. Všetky potrebné postupy na ochranu spoločnosti by však mali mať vždy korešpondenciu.

Pred začatím práce s vašou spoločnosťou by mali zamestnanci už pochopiť, aké sú očakávania, pokiaľ ide o údaje. Musia tiež pochopiť mieru dohľadu, s ktorým súhlasia, aby ho chránili.

Súvisiace: Ako zaistiť bezpečnosť osobných údajov pred zamestnávateľmi

S ich súhlasom môžu spoločnosti prijať preventívne aj proaktívne opatrenia na identifikáciu prípadov porušenia ochrany údajov.

Spoločnosti by tiež mali motivovať tímy, aby hlásili pochybné správanie a dostávali cestu urobte to bezpečne a anonymne, najmä pokiaľ ide o tímy, ktorých údaje môžu mať vplyv na celok spoločnosti.

2. Zaviesť inštitucionálny manažment znalostí

Pokiaľ ide o úlohy ako predaj, mnoho spoločností bojuje so stratou vzťahov, keď predajca odíde. Mnoho predajcov sa pokúsi preniesť svoje účty so sebou do svojich nových spoločností, čo stratí hodnotu, ktorú vaša spoločnosť investovala do vzťahu.

Krádež stratégií z plánovacích stretnutí má navyše na spoločnosti viac účinkov.

To môže nielen spôsobiť stratu výnosov, ale môže to viesť aj k zníženiu morálky tímu. V rámci kampane cross-funkčné tímy často spolupracujú, aby kontaktovali zákazníkov, budovali ihriská, riadili vzťahy a uzatvárali predaj. Takže keď spoločnosť stratí zákazníkov pre konkurenciu z dôvodu porušenia ochrany údajov, je pre veľa ľudí sklamaním.

Súvisiace: Budujte lepšie vzťahy so zákazníkmi so spoločnosťou Keap

Na ochranu vašej spoločnosti pred stratou cennej siete klientov existujú dve časti rovnice - vytvorenie systému ukladania údajov o inštitucionálnych vedomostiach a decentralizáciu klientskeho vzťahu prostredníctvom automatizácie.

Ak zistíte, že vaše tímy sú príliš ohromené na to, aby mohli pridať ďalší krok do svojho pracovného toku, môžete časť správy údajov zadať outsourcingu do predaja alebo softvéru alebo špecialistom. Už sú k dispozícii rôzne nástroje na sledovanie vzťahov a automatizáciu častí predajného kanálu.

3. Posilniť systémy detekcie vniknutia

Pred tým, ako má zamestnanec dať výpoveď, sa môže objaviť niekoľko zreteľných znakov.

Najskôr by sa mohlo stať, že zamestnanci sú na LinkedIn častejšie alebo prezerajú kariérne portály iných spoločností. Po druhé, možno používajú firemné Wi-Fi na zasielanie žiadostí o zamestnanie prostredníctvom e-mailu.

Ak máte podozrenie, že konkrétne spoločnosti sa pokúšajú pirátiť váš talent v úmysle ukradnúť vaše údaje, pripravte si oznámenie o akejkoľvek korešpondencii s týmito spoločnosťami. Aj keď po týchto špekulatívnych pokusoch nie je potrebné podniknúť žiadne okamžité kroky, bezpečnostné tímy by mali zvýšiť riziko ohrozených zamestnancov.

Či už ide o sťahovanie pochybnej veľkosti súboru, odosielanie súborov PDF prostredníctvom šifrovaných platforiem správ alebo odosielanie neobvykle veľké e-maily na osobné účty, existuje veľa spôsobov, ako zistiť krádež dát a firemnú špionáž preventívne.

4. Vykonajte výstupné rozhovory

Výstupné pohovory sú skvelým spôsobom, ako skontrolovať prípadné varovné signály pre odchádzajúcich zamestnancov a dokonca aj pre tých, ktorí zostanú pozadu. Ak budete mať prehľad o tom, kam bude zamestnanec smerovať ďalej, pomôže vám to zmapovať možný zámer v prípade odcudzenia údajov.

Napríklad zamestnanci, ktorí odchádzajú pracovať pre konkurenciu v podobnej pozícii, budú pravdepodobnejšie ohrození ako tí, ktorí budú pracovať v nepríbuznom priemysle v inej funkcii. Ak sa predpokladá, že zamestnanec je vysoko rizikový, mal by byť sledovaný počas zvyšných niekoľkých týždňov v práci a dokonca aj po nich.

Pokiaľ ide o tých dlhodobých zamestnancov, mnohí si po odstúpení nepamätajú podmienky svojich zmlúv. Medzi tieto príslušné zmluvy patria dohody o dôvernosti, doložky o hospodárskej súťaži a ďalšie podmienky týkajúce sa údajov.

Počas výstupného pohovoru pripomínajte zamestnancom konkrétne podmienky, ktorými sú stále právne viazaní, aj keď s vami už nepracujú.

To by malo zahŕňať zámerné šírenie informácií vlastnených spoločnosťou a tiež nezverejnenie, odstránenie alebo vrátenie údajov patriacich spoločnosti. Je to vynikajúci spôsob, ako odradiť ľudí s možným úmyslom ukradnúť údaje, a slúži ako pripomienka pre všetkých, ktorí jednoducho zabudli na svoje pracovné podmienky.

5. Postupy mimo palubu

Po výstupných pohovoroch je ďalším krokom zabezpečenie údajov počas odletu. Okrem zjavnej žiadosti o vrátenie firemných zariadení a odvolania administratívneho prístupu by bezpečnostné tímy mali robiť aj rutinný rozhovor o postupoch ukladania údajov.

Rozhovory po rezignácii by mali obsahovať otázky týkajúce sa ich postupov v oblasti bezpečnosti osobných údajov. Napríklad práca na verejnej sieti Wi-Fi pri práci na firemných súboroch, otázka, či majú doma nejaké zvyšné tlačené kópie údajov, alebo či požičali svoje zariadenia priateľom alebo členom rodiny.

Aj keď nie je dobré predpokladať, že každý odchádzajúci zamestnanec bude mať v úmysle ukradnúť vaše údaje, dá sa predpokladať, že mnohí z nich budú laxní. Aj keď sú tieto činy neúmyselné, možno ich pripísať odchádzajúcemu zamestnancovi a zbytočne tak ohrozujú údaje vašej spoločnosti.

Zabráňte úniku údajov s odchádzajúcimi zamestnancami

Výučba osvedčených bezpečnostných postupov je investíciou, ktorú sa oplatí urobiť pre každú spoločnosť. Aj keď s vami zamestnanec zostane iba pár mesiacov, zásady a postupy správy údajov môžu zabrániť mnohým možným problémom v danom čase.

Aj keď od začiatku nie je možné vedieť, ktorí zamestnanci sú dôveryhodní, je oveľa lepšie sa hazardu vyhnúť. Napriek tomu, že vás konkurencia neláka alebo neplánujete ukradnúť firemné údaje, stále existujú spôsoby, ako sa dá niečo pokaziť. Niektorí odchádzajúci zamestnanci môžu byť jednoducho leniví a spôsobiť porušenie ochrany údajov.

Či už je to prostredníctvom škodlivého úmyslu alebo čistej nevedomosti, ochrana údajov spoločnosti je úsilie, ktoré stojí za to sledovať. Zamestnanci majú plné právo prejsť na nové spoločnosti a na lepšie prispôsobené úlohy. Údaje o vašej spoločnosti však s nimi nemusia ísť.

Používate svoje vlastné zariadenie na prácu? Tu je postup, ako zabezpečiť obchodné a súkromné ​​údaje

Takto môžete pri práci vytvárať silné politiky BYOD (Bring Your Own Device), aby ste zaistili bezpečnosť informácií.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi