Ako vytvoriť profesionálne vyzerajúce tabuľky programu Excel

Microsoft Excel je vynikajúci tabuľkový program na všeobecné použitie. Vzhľadom na to, aké ľahké je použitie, sa pri vytváraní komplikovanejších tabuliek pravdepodobne vyskytnú chyby.

Medzi najčastejšie chyby patria zložité vzťahy, skryté informácie, nezrozumiteľné výpočty alebo obyčajné chyby. Aby ste mohli neustále vytvárať a udržiavať dobré súbory programu Microsoft Excel, musíte mať na pamäti niekoľko vecí.

Ako pripraviť dobrú tabuľku?

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je zvoliť organizačný štandard skôr, ako začnete s vývojom tabuľky. Ak pracujete v profesionálnom prostredí, táto organizačná norma nastaví pôdu pre všetkých používateľov, ktorí budú používať alebo pracovať s vašou tabuľkou.

Zdieľaný štandard zlepšuje vašu komunikáciu s tímom a šetrí čas na vývoj.

To znamená, že je nevyhnutné vytvoriť svoju tabuľku s ohľadom na budúcnosť. Musíte byť pripravení, pretože určite narazíte na prípady, o ktorých ste nevedeli, keď ste začali s nastavovaním tabuľky.

Ak budete mať na pamäti budúce zmeny, môžete zvýšiť odolnosť svojho pracovného hárka. To zase znamená, že stratíte menej času vytváraním náhradného listu.

Súvisiace: Ako pracovať s kartami pracovných hárkov v programe Microsoft Excel

Využite výhody viacerých pracovných listov

Možno vás prekvapí, koľko odborníkov robí túto chybu! Microsoft Excel ponúka viac pracovných hárkov a je dôležité naučiť sa ich používať. Najprv by ste mali vložiť rôzne typy údajov do rôznych pracovných hárkov.

Môžete napríklad použiť prvých pár pracovných hárkov pre základné informácie; nasledujúce výpočty sa dajú použiť na výpočty, zatiaľ čo pre výsledky a grafy sa často používa posledný hárok.

To sa samozrejme líši aj podľa typu práce, ktorú robíte, a od toho, čo vám najviac vyhovuje. Nezabudnite, že mať viac tabuliek na jeden hárok môže spôsobiť veľa problémov pri pokuse o ich triedenie, vkladanie alebo formátovanie buniek.

Pri práci s tímom bude mať viac pracovných listov venovaných rôznym častiam práce každému ľahší prehľad o tom, čo sa deje.

Organizácia informačného toku

Informácie by mali prúdiť zľava zhora doprava dole a svoje pracovné listy by ste mali usporiadať podľa tejto štruktúry. Vaša časová os by mala byť konzistentná vo všetkých vašich pracovných hárkoch, pretože tak každému uľahčí pochopenie toho, ako tabuľka funguje.

Ak riadite tok informácií, vyhýbajte sa krížovým krížom, pretože majú tendenciu rozptýliť čitateľov. V tejto súvislosti by ste sa tiež mali vyhnúť akýmkoľvek druhom cyklických odkazov.

Označenie stĺpcov a riadkov

Aj keď vám jednoduchá tabuľka bez štítkov nemusí byť mätúca (ako tvorcu tabuľky), ostatným používateľom sa to môže zdať dosť problematické.

Preto je dôležité, aby ste začali označovať svoje stĺpce a riadky jednoduchými názvami. Uistite sa, že pre rovnaké druhy údajov neustále používate rovnaké názvy.

Čoho sa treba vyvarovať pri písaní vzorcov?

Ak má vaša tabuľka programu Excel veľa vzorcov, môžete urobiť niekoľko vecí, aby vyzerala oveľa profesionálnejšie. Najskôr sa vyhnite opakovaným výpočtom a vzorce počítajte iba raz.

Ak skopírujete vzorec, zvyšujete pravdepodobnosť výskytu chýb. Nehovoriac o tom, že ak zmeníte jeden vzorec, duplikát, ktorý ste vytvorili predtým, sa nezmení. To môže viesť k mnohým mätúcim chybám.

Ak potrebujete znova použiť úplne rovnaký vzorec, je lepšie sa vrátiť späť k prvému prípadu, v ktorom ste vzorec museli použiť.

Okrem toho by ste sa vo vzorcoch mali vyhnúť používaniu pevných čísel. Namiesto toho by ste mali pre pevné hodnoty použiť samostatné vstupné bunky a pri ich použití vo výpočtoch použiť odkazy na túto bunku.

Ďalšie veci, ktorým by ste sa mali vyhnúť pri vytváraní tabuliek

Jednou z najdôležitejších vecí, ktorým sa treba pri používaní programu Microsoft Excel vyhnúť, je možnosť Zlúčiť bunky. To je zriedka dobrý nápad a najčastejšie sa používa iba na zlepšenie estetiky. Zlúčením buniek tabuľky budete mať vyššiu pravdepodobnosť problémov s referenciami a výpočtami.

Jedným z najväčších rizík je odkaz na zlúčenú bunku. Pri odkazovaní na zlúčenú bunku budú všetky bunky súčasťou vašich výpočtov, zatiaľ čo iba jedna z nich bude skutočne správna.

Ďalšou vecou, ​​ktorej by ste sa mali vyhnúť, je skrytie informácií, ako sú riadky, stĺpce a dokonca aj pracovné hárky. Toto iba zvýši pravdepodobnosť, že ostatní používatelia prídu o niečo dôležité pri práci s / na tabuľke.

Nechajte si estetiku na koniec

Možnosti štylizácie programu Excel sú rozsiahle a umožňujú vám mnohými spôsobmi upraviť hodnoty buniek podľa svojich preferencií. Môžete zvoliť rôzne okraje, farby, motívy a ďalšie funkcie.

Nie je nič zlé na tom, že chcete mať konkrétny dizajn tabuľky, ale obyčajne to urobí abstraktné informácie pre diváka.

Ak plánujete úpravu tabuľky, snažte sa, aby bola konzistentná v celom dokumente. Konzistentný a jednoduchý štýl formátovania pomôže čitateľom oveľa ľahšie pochopiť vašu tabuľku!

Okrem toho je tiež dôležité vytvoriť legendu a jasne objasniť zdroje. Oficiálne sa môžete naučiť, ako správne vytvoriť legendu grafu v Exceli Microsoft webovú stránku.

Súvisiace: Ako pridať krivky v programe Excel

Naučte sa, ako vytvoriť svoj dokument Excel profesionálny

Vytváranie a udržiavanie trvalo dobrých súborov Excel nie je také ťažké, ak poznáte základné tipy a triky. Nie je nič zlé na tom, že chcete upravovať svoj dokument Excel, ale styling / estetiku si nechajte na koniec.

Najskôr by ste mali vytvoriť jasnú a stručnú tabuľku od začiatku do konca. Potom môžete do dokumentu programu Excel pridať nejaké doladenie, ale snažte sa, aby to bolo jednoduché a konzistentné vo všetkých pracovných hárkoch!

Ako nájsť a odstrániť kruhové odkazy v programe Excel

Tu je to, čo potrebujete vedieť o cyklických odkazoch v programe Microsoft Excel a o tom, ako s nimi zaobchádzať, keď sa objavia.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi