Ako používať maticu 4 kvadrantov Covey pre efektívne riadenie času

Spomedzi všetkých cenných aktív, ktoré vlastníte, je čas zo všetkých najvzácnejší. V dnešnom uponáhľanom svete je nedostatok času najdôležitejším problémom, ktorý ľudia majú. Pri toľkom čase strávenom prácou nie je čas na osobné prenasledovanie.

Je bežné, že sa cítite zavalení povinnosťami a činnosťami. Čím viac pracujete, tým hlbšie sa cítite. Namiesto toho, aby ste sa rozhodli, čo chcete robiť, reagujete na to, čo sa deje okolo vás.

V článku sa vysvetľuje, ako sa môžete pomocou stratégie štyroch kvadrantov spoločnosti Covey zamerať na najdôležitejšie úlohy a byť produktívnejší.

4 kvadranty spoločnosti Covey

Stratégiu riadenia času 4 kvadrantov vytvoril Steven Covey. Je autorom slávnej knihy Sedem zvykov vysoko efektívnych ľudí. Matica Covey pomáha určovať priority úloh na základe času, ktorý je k dispozícii pre optimálnu účinnosť.

Základnou myšlienkou tejto stratégie je rozdeliť vaše aktivity do štyroch kvadrantov v závislosti od ich dôležitosti a naliehavosti. Pred prechodom na samotnú stratégiu si prediskutujme obidva tieto pojmy.

1. Dôležité: Toto sú úlohy alebo ciele, ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou ovplyvnia váš dlhodobý úspech.

2. Naliehavé: Naliehavými úlohami sú úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitý zásah. Nemôžete ich zdržať.

Štyri kvadranty matice riadenia času

Toto sú štyri kvadranty Matice riadenia času:

1. Q1: Naliehavé a dôležité.

2. Q2: Nie súrne, ale dôležité.

3. Q3: Naliehavé, ale nie dôležité.

4. Q4: Nie súrne a nie dôležité.

Ak svoje úlohy rozdelíte do štyroch kvadrantov, môžete rozlišovať medzi úlohami, ktoré nakoniec znamenajú skutočný rozdiel. Nasleduje stručný prehľad toho, čo každý kvadrant obsahuje.

Q1: Naliehavé a dôležité:

V matici riadenia času spoločnosti Covey sa tento kvadrant nachádza vľavo hore. Problémy a krízy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť, patria do kvadrantu. Ich zanedbanie z dlhodobého hľadiska môže byť pre vás problematické.

Príprava prezentácie na dôležité stretnutie, ktoré sa začne po krátkej dobe, je typom úlohy, ktorá patrí do kvadrantovej. Je to urgentné, pretože na to nemáte veľa času a je to dôležité, pretože si to musíte pripraviť pred začiatkom stretnutia.

Naliehavé a dôležité sú úlohy týkajúce sa termínov, školských úloh, každodenného odosielania e-mailov a podobných aktivít s priamym dopadom.

Otázka 2: Nie je to urgentné, ale dôležité:

V matici riadenia času spoločnosti Covey je tento kvadrant vpravo hore. V tomto kvadrante nájdete úlohy, ktoré sa priamo týkajú vašich dlhodobých cieľov. Vyžaduje si to vašu dôkladnú pozornosť; nie je to však urgentné, pretože na splnenie tejto úlohy nie je časovo obmedzený čas.

Ak máte dlhodobý cieľ získať si reputáciu v kancelárii alebo triede, nemusí to byť také urgentné; je to však stále dôležité. Rozvoj vzťahov, dlhodobé plánovanie, osobný rozvoj, zlepšovanie zdravia a súvisiace činnosti patria do tohto kvadrantu.

Q3: Naliehavé, ale nie dôležité:

Tento kvadrant sa nachádza v ľavom dolnom rohu matice riadenia času Covey. Všetky tieto činnosti sa vám môžu javiť ako urgentné, ale môžete ich z pracovného toku odstrániť, pretože pre vás majú minimálny význam.

Povedzme, že pracujete na dôležitom projekte a zavolá vám kolega so žiadosťou o pripojenie sa k schôdzke. Ak je schôdzka neplánovaná bez programu, môžete ju vynechať. Pretože to celkovo nebude mať žiadny pozitívny vplyv na váš život.

Inými slovami, všetky činnosti plytvajúce časom spadajú do tohto kvadrantu. Nezáleží na tom, či ide o nedôležité hovory alebo odosielanie e-mailov, ktoré nepridávajú žiadnu hodnotu.

Otázka 4: Nie je to urgentné a nie dôležité:

V matici riadenia času Covey je tento kvadrant vpravo dole. Všetky činnosti, ktoré zaberajú čas bez toho, aby priniesli akúkoľvek hodnotu, spadajú do tohto kvadrantu. Môžete ušetriť drahocenný čas tým, že sa týmto prácam vyhnete a budete ich venovať hodnotnejším činnostiam.

Úlohy, ktoré robíte iba pre zábavu, ako napríklad sledovanie televízie, hodiny surfovania po webe, ohováranie ľudí, nie sú pre vás ani urgentné, ani dôležité.

Súvisiace: Spôsoby, ako nadviazať na svoje ciele v oblasti riadenia času

Výhody sledovania Matice riadenia času spoločnosti Covey:

1. Zvýšenie produktivity: Sledovanie matice riadenia času mení spôsob, akým narábate s úlohami, a pomáha vám lepšie ich uprednostňovať. Ak zmenšíte čas, ktorý venujete úlohám, môžete výrazne zvýšiť svoju produktivitu.

2. Rovnováha medzi pracovným a súkromným životom: Dobrým plánovaním sa môžete efektívne zbaviť svojej hektickej rutiny. Týmto spôsobom môžete tráviť viac času so svojimi priateľmi a rodinou.

3. Prenasledovanie cieľov: Presmerovaním svojej pozornosti na dôležité úlohy môžete urýchliť proces prenasledovania cieľov.

4. Vyhýba sa rozpakom: Rozpoznaním urgentných úloh ich môžete odlíšiť od menej urgentných, aby ste lepšie dodržali termíny. Takto sa môžete vyhnúť rozpakom a zachrániť si reputáciu.

Dôležitosť umiestňovania úloh do pravého kvadrantu:

Aj keď tejto stratégii porozumiete, zostáva nevyhnutné priradiť úlohy správnym kvadrantom. Najlepšie by bolo, keby ste pred zaradením do ľubovoľného kvadrantu určili dôležitosť a naliehavosť úlohy. Nezabudnite stráviť dobrý čas usporiadaním svojich úloh v rôznych kvadrantoch, aby ste uľahčili ich bezproblémové vykonávanie.

Súvisiace: Tipy na zvýšenie produktivity, ktoré poskytujú obrovské výsledky

Dobré pochopenie matice riadenia času je predpokladom jej správneho vykonania. Nechajte túto stratégiu zapracovať na svojich každodenných úlohách a uvidíte, či to má nejaký rozdiel. Riadením času a umiestnením na správnom mieste môžete výrazne zvýšiť svoju produktivitu.

Buďte viac organizovaní so stratégiou riadenia času spoločnosti Covey

Coveyho štvorkvadrantová matica je jedným z najdôležitejších a najslávnejších modelov vo svete time managementu. Správne dodržiavanie tejto stratégie vám pomôže zvýšiť produktivitu a zostať aktívnejší.

Perfektná organizácia a správne stanovenie priorít úloh vám umožní dosiahnuť viac za kratší čas. Môžete tiež určiť, ktoré úlohy si vyžadujú viac pozornosti, a podľa toho ich prideliť.

Čas z aktivít s nižšou hodnotou však môžete zmeniť na aktivity s vyššou hodnotou, aj keď je tento čas nenahraditeľný. Ak sa stále snažíte zorganizovať svoj deň, môžete vyhľadať ďalšie stratégie riadenia času, ako je pravidlo 80/20, aby ste zo seba urobili organizovanejšiu osobu.

Použite pravidlo 80/20 Time Management na stanovenie priorít pre svoje úlohy

Ako maximalizujete svoj čas? Ak už stanovujete priority, delegujete právomoci a stále sa snažíte dosiahnuť všetko, mali by ste vyskúšať pravidlo 80/20, známe tiež ako Paretov princíp.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi