Ako pripraviť zoznamy úloh pomocou Eisenhowerovej matice

Svoju produktivitu môžete zvýšiť správnym naplánovaním úloh a minimalizáciou rozptyľovania. Ako však možno určiť priority úloh? Ak si všetko zaradíte do zoznamu úloh, zabezpečíte, že najskôr vykonáte najdôležitejšie úlohy, až potom sekundárne.

Keď budete mať zoznam všetkých svojich úloh, venujte im nejaký čas ich usporiadaním a uprednostnením, aby ste zaistili, že budete robiť správne veci v správnom čase. V tomto článku sa dozviete, ako určiť priority úloh v závislosti od toho, koľko pozornosti vyžadujú, a ako ich pomocou princípu Eisenhower môžete správne vykonať.

Rôzne typy pozornosti

Pred stanovením priorít pre svoje úlohy si uvedomme, aké rôzne typy pozornosti každá úloha vyžaduje.

1. Proaktívna pozornosť: Je to druh pozornosti, ktorú je potrebné zamerať a udržiavať, aby ste splnili najťažšie alebo najkomplexnejšie úlohy. Písanie diplomových prác, zasielanie e-mailov s návrhmi projektov, riešenie akademických problémov, tvorba videí na YouTube sú úlohy, ktoré si vyžadujú najväčšiu pozornosť. Aby ste tieto úlohy zvládli, musíte venovať proaktívnu pozornosť.

2. Aktívna pozornosť: Aktívna pozornosť predstavuje starostlivú pozornosť potrebnú na zvládnutie každodenných opakovaných úloh na strednej úrovni. Väčšina drobnejších každodenných činností, ako je plánovanie stretnutí v kalendári Google, odosielanie čakajúcich e-mailov, odosielanie dôležitých dokumentov kolegom, si vyžaduje aktívnu pozornosť. Aj keď niečo proaktívne nevyrábate, na to, aby ste veci zvládli, stále potrebujete určitú pozornosť.

3. Neaktívna pozornosť: Pre relatívne ľahké úlohy, ktoré môžete automatizovať, je potrebná minimálna pozornosť. Čistenie spamu od pošty, rušenie konceptov e-mailov, odosielanie pozvánok na udalosti do zoznamu vašich kolegov, všetky tieto činnosti si vyžadujú jedno kliknutie. Pre takúto úlohu nepotrebujete náležitú aktívnu pozornosť.

Stanovenie priorít pre úlohy podľa úrovne pozornosti

Prioritou vašich úloh podľa úrovne pozornosti, ktorú si vyžadujú, je vynikajúci spôsob, ako uviesť zoznam svojich každodenných činností.

Všetky úlohy, ktoré si vyžadujú proaktívnu pozornosť, majú pre vás určite veľký význam. Stojí za to venovať týmto úlohám viac času, takže by s nimi mali začať svoj deň. Snažte sa tiež týmto aktivitám venovať najviac sústredené a čerstvé hodiny dňa. Chyť šálku kávy a hodiť slúchadlá vám môže pomôcť zostať proaktívny.

Úlohy vyžadujúce neaktívnu pozornosť sú medzi proaktívnymi a neaktívnymi činnosťami. Tieto hodiny môžete prideliť počas dňa, keď nie ste proaktívny ani neaktívny. Ak musíte zavolať svojmu priateľovi, ráno nemusí byť ten pravý čas na to. Nestrácajte teda aktívne hodiny takýmito aktivitami.

Môžete si naplánovať úlohy, ktoré si vyžadujú iba vašu neaktívnu pozornosť, na hodiny v deň, keď sa dostanete do lenivej zóny. Je to ideálny čas na ich rýchle odstránenie z vašich zoznamov úloh. Týmto spôsobom budete využívať svoje lenivé hodiny pri robení niečoho produktívneho, ako deň pokračuje.

Implementujme vyššie uvedené koncepty do uprednostňujte svoje úlohy v todoist. Preto si pozrite zoznam 6 úloh, ktoré musíte počas dňa urobiť.

Vyššie uvedený zoznam úloh, napísanie scenára a natáčanie videa z YouTube vyžaduje väčšinu vašej pozornosti. Kliknite teda na obe tieto úlohy a nastavte prioritu na jednu.

1. Kliknite na tri bodky pred každou úlohou.

2. Nastaviť prioritou k červenej vlajke.

Uvidíte, že všetky úlohy s prioritou jedna sa presunú nad všetky ostatné úlohy.

Počas stretnutia so šéfom a telefonovania s priateľom nemusíte byť iniciatívni. Nemôžete však robiť oboje, keď ste leniví a letargickí. Nastavte tieto úlohy ako svoju druhú prioritu výberom oranžovej vlajky z nastavení priority.

Posielanie e-mailových pozvánok kolegom a prenos údajov do MS-Excel sú dve úlohy, ktoré si vyžadujú vašu neaktívnu pozornosť. Takže ich nastavte na svoj strom priorít výberom modrej vlajky z nastavení priorít.

Takto môžete uprednostniť úlohy vo svojom zozname úloh rozhodnutím, čo bude proaktívne, neaktívne a aktívne. Iba dosiahnutie náležitej pozornosti, ktorá zodpovedá každej úlohe, vyžaduje splnenie vašich cieľov v oblasti efektívnosti.

Po stanovení priorít vašich každodenných úloh a porozumení pozornosti, ktorú si každá vyžaduje, je čas zapadnúť do skutočného pracovného dňa. Eisenhowerova metóda je známa metóda, ktorá učí, ako zvládnuť rôzne typy bežných úloh.

Súvisiace: Najlepšie úlohy, ktoré sa dajú zamerať na úlohy

Ukladanie úloh do vášho denného harmonogramu pomocou Eisenhower Matrix

Podľa Eisenhowera môžete všetky úlohy rozdeliť do štyroch rôznych kategórií podľa toho, aké dôležité a urgentné sú. Potom to urobíte okamžite, delegujete to, odložíte alebo úplne vyhodíte.

V krátkosti si predstavíme každú z týchto kategórií:

1. Urob to: Týka sa to dokončenia úlohy, ktorej sa nemôžete vyhnúť. Tým, že poznáte jeho dôležitosť a časovú citlivosť, ho okamžite dokončíte.
2. Delegujte to: Úlohu odovzdáte niekomu inému a on sa o ňu postará.
3. Odložiť: Chcete to však urobiť sami, neskôr v priebehu dňa. Toto sú úlohy, ktoré si môžete odložiť a podľa toho si naplánovať.
4. Dump It: Odkazuje na vyhodenie tých úloh, ktoré vám nestoja za čas, a tieto úlohy nie sú ničím iným ako rozptýlením.

Tu je ukážka toho, ako sa Eisenhowerova metóda uplatňuje na úlohy v dnešnej dobe.

Natočenie videa z YouTube je prvá úloha, takže by ste mali urob to najskôr je to vaša priorita. Vašou ďalšou prioritou je napísanie scenára, čo môžete delegovať tvojmu spisovateľovi. Podobne môžete delegovať úlohu prenosu údajov do programu Excel.

Stretnutie so šéfom a volanie priateľom sa môže oneskoriť, takže odložiť tieto dve úlohy. A nakoniec, ak máte nedostatok času, môžete skládka posielanie e-mailových pozvánok a robte ich neskôr.

Toto je najjednoduchší a najefektívnejší spôsob, ako správne zvládnuť svoju pracovnú rutinu. Inak môžete byť veľmi zaneprázdnení plnením úloh v nesprávnom čase neefektívne, okrem toho, že ste produktívni.

Súvisiace: Todoist Shortcuts Cheat Sheet for Task Management

Získajte viac zo svojich zoznamov úloh

Či už ste ranný človek alebo nočná sova, odfiltrujte svoje najefektívnejšie hodiny a pridelte ich na vykonávanie úloh vyžadujúcich proaktívnu pozornosť. Vašou prioritou by nemalo byť, aby vás neaktívne a aktívne úlohy neodvádzali od proaktívnych.

Začnite používať aplikácie na zvýšenie produktivity, ktoré vám pomôžu dosiahnuť lepší výkon v tlakových situáciách a zostať disciplinovaní.

Ako pracovať pod tlakom: 8 aplikácií na zvýšenie produktivity, ktoré pomáhajú

Čas a tlak vás môžu zvýšiť produktivitu. Pridajte tieto užitočné aplikácie na zvýšenie produktivity do svojho pracovného toku, aby ste dosiahli pozitívne výsledky!

Prečítajte si Ďalej

O autorovi