Pomocou týchto nových funkcií Kalendára Google môžete optimalizovať svoj vzdialený pracovný čas

Keď pracujete na diaľku, správa nikdy nekončiacich prác vám trávi čas a energiu. Na riešenie tejto otázky riadenia času je online k dispozícii množstvo užitočných nástrojov. Google Calendar je však jedným z najpopulárnejších nástrojov na optimalizáciu vášho času a elimináciu jeho plytvania.

Tento článok vám teda predstaví niekoľko skvelých funkcií, trikov a rozšírení, pomocou ktorých môžete svoj vzdialený pracovný čas využiť naplno pomocou Kalendára Google.

Nové funkcie Kalendára Google

Google neustále aktualizuje Google Workspace (predtým G Suite) a do svojich aplikácií pridáva nové funkcie vrátane Kalendára. Poďme si predstaviť niektoré z týchto funkcií a ich výhody.

1. Naplánujte si udalosti kalendára z četu

Pri zasielaní správ kolegom alebo klientom v službe Rozhovor Google môžete naplánovať udalosti Kalendára Google priamo bez toho, aby ste opustili Rozhovor. Táto užitočná funkcia šetrí kopu času a námahy pri zmene záložiek.

Je k dispozícii všetkým používateľom služieb Google bez ohľadu na ich plán pracovného priestoru. Na paneli na písanie rozhovoru sa nachádza a

kalendár ikona. Kliknutím na ňu sa otvorí Kalendár na bočnom paneli (na ploche) s udalosťou. V predvolenom nastavení bude pridávať všetkých členov chatu ako účastníkov, ale zmeny môžete kedykoľvek vykonať.

2. Predbežne naplánujte odpočinkové miestnosti služby Google Meet

Táto funkcia umožňuje vopred nastaviť Google Meet Breakout Rooms prostredníctvom služby Google Calendar. Predbežným naplánovaním odpočinkových miestností môžete maximalizovať čas stretnutia a vyhnúť sa problémom pri vytváraní miestností počas hovoru.

Možnosť nastavenia Meet Breakout Rooms je k dispozícii všetkým používateľom okrem pracovných začiatočníkov Workspace, Fundamentals Education a G Suite Basic Users. Toto článok o plánovaní Google Meet Breakout Rooms vás prevedie tým, ako na to.

3. Zdieľajte svoju dostupnosť ľahko a presne

Diaľková práca vám umožňuje nastaviť si hodiny. Dať vedieť svojim kolegom o svojej neustále sa meniacej dostupnosti sa však stáva výzvou.

Teraz môžete svoju dostupnosť oznámiť svojim spolupracovníkom pomocou dvoch nových možností v Kalendári Google: opakovania záznamov mimo kanceláriu a rozdelenia pracovného času do viacerých segmentov denne. Pri povolení položiek mimo kancelárie si môžete zvoliť, či chcete odmietnuť všetky schôdzky alebo iba novo pridané.

4. Pozrite si návrhy týkajúce sa chatu Google na základe vašich udalostí v kalendári Google

Ak máte v Kalendári Google naplánovanú schôdzku, Chat zobrazí v hornej časti okna odkaz na návrh na čet chaty oddiel. Táto skratka sa objaví 10 minút pred udalosťou a zostane v nej 10 minút po udalosti / schôdzi.

Vďaka tejto funkcii môžete bez problémov zdieľať súbory a sledovať dokumenty. S touto funkciou bolo tiež jednoduchšie aktualizovať účastníkov o akýchkoľvek zmenách času alebo programu. Túto funkciu môže používať každý, s výnimkou používateľov s osobnými účtami.

5. Spoločne si prezerajte osobný a firemný kalendár (Android 11 a novší)

Toto bola možno najpotrebnejšia funkcia v Kalendári Google. Namiesto prepínania medzi osobným a pracovným kalendárom si oba kalendáre prezeráte naraz.

Ak ste nezdieľali svoj osobný kalendár s pracovným účtom, Admin alebo vaši kolegovia neuvidia vaše osobné angažmány. Aj keď túto funkciu môžu využívať všetci používatelia služieb Google, je k dispozícii iba na zariadeniach s Androidom 11 a novším.

Poznámka: Správca aj používatelia by mali túto funkciu zapnúť skôr, ako ju bude môcť ktorýkoľvek používateľ používať.

6. Dostaňte upozornenie, keď sa niekto prihlási na odber vášho kalendára

Prihlásením sa na odber zdieľaného kalendára kolegu môžete zostať informovaný o zmenách, ktoré vykonal vo svojom kalendári.

S cieľom zaistiť transparentnosť spoločnosť Google oznámila, že teraz dostanete e-mail, ak sa niektorý z vašich spolupracovníkov prihlási na odber kalendára. Táto funkcia je k dispozícii všetkým používateľom.

7. Podpora viacerých koncových bodov výmeny v službe Kalendár Google

S uvedením Intertop kalendára môžete synchronizovať svoj pracovný kalendár Google s viacerými koncovými bodmi Microsoft Exchange a navzájom si zobraziť dostupnosť. Táto funkcia funguje pre lokálne servery Exchange a online servery Exchange.

Všetci používatelia z oboch strán si budú môcť navzájom prehliadať kalendáre, napriek tomu môžete každú udalosť skryť tak, že ju označíte ako neviditeľnú.

Táto funkcia je k dispozícii všetkým používateľom služieb Google okrem Workspace Essentials, zákazníkov G-Suite Nonprofits a Enterprise Essentials.

Súvisiace: Nástroje na synchronizáciu programu Microsoft Outlook s kalendárom Google

Ďalšie užitočné funkcie v službe Kalendár Google

Okrem nových funkcií, ktoré sme načrtli vyššie, obsahuje Kalendár Google aj zbierku ďalších funkcií, ktoré uľahčujú prácu na diaľku. Tu je zoznam ďalších funkcií Kalendára Google, ktoré by ste mali využiť pri práci z domu.

1. Naplánujte si schôdzky so zväčšením priamo z Kalendára Google

Rozšírenie prehliadača Zoom Scheduler, vyvinuté samotným programom Zoom, vám umožňuje vopred naplánovať schôdzky Zoom priamo z Kalendára Google.

Pri nastavovaní novej udalosti v Kalendári Google sa zobrazí možnosť vopred nastaviť schôdzku Zoom, rovnako ako volanie cez Google Meet. Zoom zhromaždí všetky informácie z udalosti kalendára a dá vám odkaz na stretnutie. Je to jednoduchá funkcia, ale skutočne šetrí čas.

Stiahnuť ▼: Plánovač zväčšenia pre Chrome | Výhľad | Firefox (Zadarmo)

2. Pošlite si e-mailom program

Či už ste scatterbrain alebo mimoriadne organizovaný človek, radi by ste dostali ranný e-mail s denným programom. Google vám to našťastie dáva možnosť. Zapnutím tejto možnosti v Kalendári Google budete dostávať denný rozvrh do svojej doručenej pošty každý deň o 5:00.

3. Naplánujte si schôdzky pomocou funkcie Nájsť čas

Keď váš tím pracuje na diaľku, hľadanie časového úseku pre schôdzky sa stáva zložitým. Vďaka tejto inteligentnej funkcii Google skontroluje kalendáre účastníkov a zobrazí vám dostupné sloty. Takto môžete rýchlo dohodnúť stretnutia bez obáv o dostupnosť účastníkov.

4. Robte udalosti v kalendári z e-mailu

Dostali ste e-mail s podrobnosťami o udalosti? Pridajte si ho priamo do Kalendára Google kliknutím na trojbodkovú ikonu nad e-mailom a ušetrite tak čas.

5. Na sledovanie kalendárneho času použite Toggl

Pri práci na diaľku je nevyhnutné sledovať, koľko času ste v skutočnosti strávili účasťou na schôdzkach alebo schôdzkach, najmä ak máte zaplatené za hodinu. V takom prípade môžete pomocou Toggl sledovať celkový čas, ktorý ste strávili pri udalostiach z Kalendára Google.

Stiahnuť ▼: Prepnúť na Chrome | Firefox (Zadarmo, predplatné k dispozícii)

Pomocou týchto funkcií môžete pracovať inteligentne

Či už pracujete na diaľku alebo interne, Goggle Calendar je vynikajúci nástroj na spoluprácu so svojím tímom. Tieto nové funkcie ďalej uľahčili prácu na diaľku, čo vám umožní zostať v obraze a sledovať úlohy.

Aj keď všetky triky a rozšírenia spomenuté vyššie môžu zvýšiť vašu produktivitu, nemôžete svoj čas využiť na maximum, kým sa nenaučíte používať klávesové skratky pre Kalendár Google.

Kalendár Google: Každá klávesová skratka, ktorú potrebujete

Spravujte svoj kalendár Google ako profesionál pomocou tohto podvádzacieho listu s možnosťou stiahnutia PDF.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi