Sprievodca online správou úloh: 10 tipov na výber správnej aplikácie

Počas nového normálu sa počet online a offline aplikácií na správu projektov viacnásobne zvýšil. V dnešnej dobe existujú stovky aplikácií, ktoré vám môžu pomôcť efektívne riadiť obchodný projekt a zároveň riadiť tím spolupracovníkov.

Ak máte záujem o kúpu softvéru na správu úloh, mali by ste zistiť, či je aplikácia dostatočne flexibilná a škálovateľná na splnenie vašich cieľov. Čítajte ďalej a dozviete sa, ako zvoliť správneho správcu úloh online.

Čo je softvér na správu úloh online?

Obchodný projekt zahŕňa viac závislých alebo nezávislých úloh. Každý člen tímu je zodpovedný za jednu alebo viac úloh. Viaceré úlohy zahŕňajú veľa dátumov začatia a ukončenia, časový rozpočet, rozpočet nákladov, pridelenie zdrojov, upomienky, správy, dokumenty atď.

Keď sofistikovaný počítačový softvér spravuje všetky tieto aspekty projektu, je známy ako softvér na správu úloh. Nástup pandémie presvedčil tisíce spoločností, aby sa rozhodli pre prácu na diaľku. Výsledkom je, že aplikácie na správu úloh sú teraz online a hostené na cloudových serveroch.

Súvisiace: Výhody a nevýhody používania programu Microsoft Excel ako nástroja na správu projektov

Štandardné vlastnosti aplikácií na správu úloh online

Keď sa zvýšil dopyt po online aplikáciách na sledovanie úloh, mnoho firiem v oblasti IT služieb a vývoja softvéru ponúka všestranné aplikácie na správu projektov. Väčšina z týchto aplikácií však prichádza so sadou štandardných funkcií nevyhnutných pre základné riadenie projektu. Ide o tieto funkcie:

1. Vypracovať prehliadač zoznamov úloh

Väčšina online aplikácií na správu úloh obsahuje obrazovku na zobrazenie úloh. Tu vidíte všetky úlohy a čiastkové úlohy všetkých prebiehajúcich alebo dokončených projektov.

2. Rada Kanban

Pokročilá online aplikácia pre správu úloh bude obsahovať dosku Kanban Kanban pre efektívne riadenie projektu na individuálnej alebo organizačnej úrovni. Aplikácie digitálne vizualizujú dosky Kanban, ktoré zobrazujú stĺpce pre Čaká sa, Prebiehaa Dokončené stavy úloh a karty ako skutočné úlohy.

3. Ganttov diagram

Ganttov diagram je hlavnou funkciou riadenia projektu v každej online aplikácii na sledovanie úloh. Ganttov diagram ukazuje priebeh projektu metódou skladaného vodorovného stĺpcového grafu. Môže tiež vizualizovať závislosti úloh, čas strávený a aktuálny stav úloh.

4. Upozornenie na e-mail alebo správy

Aplikácie online na správu projektov tiež zdôrazňujú udržanie všetkých v rovnováhe tým, že ponúkajú aktualizácie stavu a aktivít projektu v reálnom čase. Kedykoľvek aplikácia zistí akékoľvek zmeny v zozname úloh, okamžite upozorní pridelený zdroj a vlastníka projektu.

5. Sledovanie času

Online aplikácie na správu úloh majú automatický časomeračský program na sledovanie hodín produktivity, využívania zdrojov, rozpočtu projektu, fakturačných hodín atď. Vlastníci projektu môžu prijímať rozhodnutia v reálnom čase sledovaním výkonnosti projektu v oblasti využitia času.

Súvisiace: Najlepšie alternatívy aplikácie na sledovanie času Toggl

Väčšina online aplikácií na správu úloh má možnosti označovania a filtrovania úloh. Vlastník projektu môže nastaviť konkrétne značky, napríklad prioritnú prácu, zodpovedné oddelenie, konkrétne zručnosti, termín dodania, fáza vývoja atď. Členovia tímu môžu ľahko filtrovať úlohy na základe týchto značiek a nájsť tak správnu úlohu.

7. Tímová alebo klientská komunikácia

Štandardné online aplikácie na správu úloh začali ponúkať sekciu pre internú a externú komunikáciu. Tieto aplikácie zahŕňajú moduly ako videokonferencie, hlasové hovory a textové správy.

8. Vytváranie správ, ukladanie súborov a zdieľanie

Aplikácie na správu úloh tiež ponúkajú možnosti vytvárania správ na vizualizáciu výkonu projektu, rozpočtu zdrojov, zdrojov s nízkou výkonnosťou, problémov s úlohami, úzkych miest projektu atď.

Môžete tiež exportovať prehľady ako tabuľky alebo PDF a poslať ich e-mailom tímu alebo klientovi. Tieto aplikácie tiež umožňujú spolupracovníkom projektu ukladať a bezpečne zdieľať kritické súbory súvisiace s projektom.

Súvisiace: Najlepšie vlastnosti nTask pre bezproblémové riadenie projektu

Tipy na výber najlepšej aplikácie na správu úloh

Softvér na správu úloh môže zvýšiť celkovú produktivitu a ročný príjem pre podniky akejkoľvek veľkosti. Nezávislí pracovníci, jednotliví podnikatelia a malé podniky však musia zvoliť najlepšiu aplikáciu na správu úloh, ktorá úlohu zjednoduší a nepridá ďalšie pracovné zaťaženie.

Okrem vyššie uvedených štandardných funkcií budete musieť hľadať aj funkcie s pridanou hodnotou. Tu sú najlepšie tipy, ktoré vám pomôžu pri kúpe perfektnej online aplikácie Správca úloh:

Na úrovni tímu alebo projektu by mohlo dôjsť ku konfliktu záujmov medzi spolupracovníkmi. Aplikácia by mala umožňovať centrálne riadenie pre vlastníka projektu a miestne ovládanie pre rovesníkov. Správca projektu by mal mať právomoc prispôsobiť prístup k nástroju v závislosti od kapacity spolupracovníka.

2. Kontrola súkromia a dôvernosti

Vo väčšine projektov na voľnej nohe alebo na podnikovej úrovni je výzvou udržiavať osobné informácie a duševné vlastníctvo v tajnosti. Mali by ste hľadať softvér na správu úloh, ktorý rieši problémy s ochranou osobných údajov.

3. Zabezpečenie cloudovej platformy

Najlepšia aplikácia na správu úloh by mala šifrovať všetky odchádzajúce a prichádzajúce údaje podľa najnovších bezpečnostných protokolov internetovej komunikácie. Šifrovanie by malo fungovať aj vtedy, keď je aplikácia v pokoji. Musíte hľadať bezpečnostné funkcie, ako napríklad:

• Systém správy identít a prístupu (IAM).
• Aplikácia je v súlade s GDPR, DSGVO a SOC2.
• 256-bitové šifrovanie SSL podľa normy Advanced Encryption Standard (AES).

4. Priradenie úlohy a oznámenie

Efektívny online sledovač úloh by mal členom tímu umožňovať priradiť úlohy k ich segmentom z centrálneho zoznamu úloh. Funkcie, ako napríklad projektový manažér, ktorý priraďuje úlohu konkrétnemu zdroju v závislosti od súboru schopností, dodajú nástroju pridanú hodnotu.

Keď vlastník projektu zadáva úlohy alebo keď si zdroj nárokuje úlohy, mal by to oznámiť zodpovedným osobám.

5. Synchronizácia s osobným kalendárom

Pretože trend vzdialenej práce rastie, dôrazne sa odporúča, aby sa vaša online aplikácia na sledovanie úloh synchronizovala s vašim osobným kalendárom. Ak vidíte všetky osobné a profesionálne denné úlohy na jednej obrazovke, budete pri poskytovaní vysokej produktivity efektívnejší.

6. Integrácia aplikácií tretích strán

Najlepšia aplikácia na správu úloh by mala umožňovať ľahkú integráciu s inými aplikáciami, ako sú napríklad grafické aplikácie návrh, tabuľkový procesor, textový procesor, e-mailový klient, správy, videokonferencie, digitálne tabuľa a pod. Integrácia s profesionálnymi aplikáciami vám umožňuje nájsť všetky zdroje súvisiace s projektom na jednom mieste.

7. Kompatibilita viacerých zariadení

Vyhľadajte online nástroj na sledovanie úloh, ktorý vám umožní prihlásiť sa z ľubovoľného zariadenia, napríklad Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS atď. Získate vyššiu hodnotu za peniaze, ak vám aplikácia umožní uložiť pokrok na jednom zariadení a začať plynulo pracovať z iného zariadenia.

8. Analýza založená na AI

Niektoré aplikácie na správu úloh majú aj vstavanú AI, ktorá generuje vysokoúrovňové analýzy minulých projektov. Získaním poznatkov z týchto správ môžete efektívnejšie plánovať budúce projekty s menším rozpočtom.

9. Prístup k zákazníckej podpore

Väčšina aplikácií dnes ponúka zákaznícku podporu prostredníctvom chatu, e-mailu a telefónu. Pri nákupe online aplikácie na sledovanie úloh zistite, či vývojár poskytuje adekvátne služby všeobecnej a technickej podpory.

10. Štruktúra cien

Hľadajte online aplikáciu na správu úloh, ktorá ponúka flexibilnú cenovú štruktúru. Ak ste začínajúcim tímom, získajte vstupný plán rozpočtu a zväčšujte svoje projekty a zdroje.

Je pre vás vhodná aplikácia na správu úloh online?

Hľadanie najlepšej online aplikácie na správu úloh by vám mohlo vyčerpať veľa hodín produktivity. Podľa vyššie uvedených tipov môžete získať dokonalý softvér na správu úloh pre svoje podnikanie a nestratiť drahocenný čas.

ClickUp vs. Asana: Čo je lepšie pre riadenie projektu?

Existuje mnoho možností pre softvér na správu projektov, tu je niekoľko rád, ktoré vám pomôžu pri výbere medzi Asana a ClickUp.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi