Produktivita 101: Ako používať metódu Getting Things Done (GTD)

Máte pocit, že vo svojej hlave spracúvate viac úloh a projektov, ale v skutočnosti ich nedokončíte? Keď veľa premýšľate o úlohách, projektoch a cieľoch, je pre vašu myseľ náročné sústrediť sa na produktivitu.

Prostredníctvom systematického riadenia úloh vám program Getting Things Done (GTD) pomáha znižovať psychický stres. Získajte viac informácií o metóde GTD, procesoch a o tom, ako sa organizovať, aby sa úlohy dosiahli efektívne.

Metóda Čo sa pripravuje (GTD)?

Päť krokov, konkrétne Capture, Clarify, Organize, Review a Engage, vytvára systém GTD, vďaka ktorému sú profesionáli alebo nezávislí pracovníci produktívnejší v práci alebo doma.

Do nastavenia metódy GTD a jej nástrojov budete musieť investovať niekoľko produktívnych hodín. Takáto malá investícia energie a času sa vám však vyplatí do konca života, ak ju budete neustále praktizovať.

Keď implementujete systém GTD pre každú profesionálnu alebo osobnú úlohu, začnú sa vám zobrazovať nasledujúce výhody:

1. Ušetríte viac času a budete schopní dosiahnuť správnu rovnováhu medzi osobným a profesionálnym životom.
instagram viewer
2. Vďaka správe úloh budete efektívnejší a produktívnejší. Takto budete nakoniec zbavení psychického stresu.
3. Môžete sa vyhnúť poškodeniu projektu zameraním sa na dôležitejšie úlohy.
4. Stanete sa kreatívnejšími, pretože vaša myseľ nemusí spracovávať zbytočné údaje.

Kedy by ste mali prijať metódu GTD

Systém GTD môžete prakticky použiť na splnenie akýchkoľvek profesionálnych alebo osobných povinností. Freelanceri a profesionáli, ktorí sa starajú o veľa úloh, by mali trénovať GTD, aby zostali produktívni. Skutočné scenáre, ktoré systému GTD najlepšie vyhovujú, sú:

1. Bojíte sa, že by ste mohli zabudnúť na malé, ale zásadné úlohy každého projektu.
2. Nie ste si istí, že budete mať prehľad o všetkých veciach.
3. Vo svojom profesionálnom aj osobnom živote plníte rôzne úlohy.
4. Často sa stretávate s tým, že iniciujete rôzne projekty, ale nedokážete ich dokončiť včas.
5. Pri správe úloh ste nikdy neskúšali prístup Getting Things Done.

Ako funguje metóda GTD

Prvý krok: Zachyťte

David Allen, vývojár metódy GTD, kladie dôraz na zachytávanie úloh a nápadov pri písaní alebo digitálnom ukladaní, aby bola myseľ bez stresu.

Preto musíte okamžite ukladať udalosti, nápady, schôdzky, úlohy, úlohy, čiastkové úlohy, referencie na projekty atď. Do svojej doručenej pošty. Touto doručenou poštou môže byť systém na ukladanie údajov v papierovej podobe alebo aplikácie, ako sú Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote atď.

Doručená pošta je vizuálne znázornenie prvkov, o ktoré sa musíte pravidelne starať v práci alebo doma. Je to prvý krok k pracovnému toku osobného riadenia času založeného na GTD. Tento krok vyžaduje veľa energie a času, pretože musíte prejsť rozsiahlymi myšlienkovými procesmi, aby ste zachytili všetky úlohy a nápady na jednom mieste.

Pomocou funkcie môžete efektívne zachytiť všetky úlohy v doručenej pošte GTD Aplikácie na správu času založené na GTD, ako je Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp atď.

Krok dva: Vyjasnite si

Po vyplnení nápadov a úloh v doručenej pošte GTD musíte tieto neprehľadné prvky previesť do praktických krokov. Postupujte podľa nižšie uvedeného kontrolného zoznamu pre všetky položky v doručenej pošte:

1. Dokončite úlohu okamžite, ak to trvá menej ako dve minúty.
2. Ak to projekt umožňuje, vyhľadajte možnosti delegovania úloh.
3. Do časti komentárov konkrétnej úlohy vložte referenčné položky, ako sú dokumenty, súbory, kontaktné informácie atď.
4. Ak v budúcnosti budete musieť dokončiť úlohu, určte termín.
5. Vymažte všetky prvky, ktoré sú v osobnom alebo profesionálnom kontexte nepodstatné.

Súvisiace: Sprievodca začiatočníkom pri používaní Asany na sledovanie ľubovoľného projektu

Tretí krok: Usporiadajte

Ak chcete usporiadať svoje úlohy, musíte ich uviesť v zozname dočasných úloh na ďalšie spracovanie na základe nasledujúcich položiek:

1. Kalendár: Musíte si zadať schôdzky do svojho kalendára. Môžete začať používať aplikácie kalendára, pretože sú efektívnejšie ako papierové kalendáre.
2. Ďalšie akcie: Úlohy, ktoré sa nehodia pre žiadny projekt, by mali byť v zozname Ďalšie akcie. Môžete mať rôzne kontextovo špecifické zoznamy, ako sú domáce práce, osobné, pracovné, telefonické hovory atď.
3. Projekty: Musíte usporiadať projekty v samostatnom zozname na základe kontextov. Priraďte konkrétne termíny pre každú úlohu projektu a denne kontrolujte zoznam projektov.
4. Čakať na: Ak delegujete niektoré projektové úlohy na iné, mali by ste pre tieto úlohy udržiavať zoznam pripomienok.

Zoznamy úloh a aplikácie na zaznamenávanie poznámok, ako je TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote atď. Vám pomôžu s organizáciou a prezeraním vašich zoznamov úloh.

Krok štvrtý: Zapojte sa

Systematicky odvodíte, čo robiť ďalej v kroku Zapojiť, pomocou nasledujúcich štyroch kritérií:

1. Kontext: Budete mať rôzne úlohy týkajúce sa práce, života a záľub. Sú známe ako kontexty. Pre každý z týchto kontextov musíte vytvoriť samostatné zoznamy úloh.
2. Čas k dispozícii: Ak máte na ceste do cieľa asi 15 minút, pravdepodobne sa môžete zastaviť v obchode s potravinami a nakúpiť si položky, ktoré ste uviedli vo svojom nákupnom zozname.
3. Energia k dispozícii: Naplánujte si zložité úlohy na čas, keď budete energickejší. Jednoduché úlohy nechajte na hodiny s nízkou úrovňou energie.
4. Priorita: V zozname úloh môžete tiež určiť, čo robiť ďalej, v závislosti od priority úloh.

Nástroje na správu úloh, ktoré sa riadia metódou GTD, vám umožnia pridávať vlastné zobrazenia úloh s filtrami. Týmito filtrami môžu byť priorita, dátum splatnosti, postupník, kľúčové slová, dátum vytvorenia atď. Takéto aplikácie tiež automatizujú metódu GTD prostredníctvom zobrazení ako dnešné, nadchádzajúce, ďalšie, kontextov prostredníctvom štítku atď.

Súvisiace: Najlepšie vlastnosti nTask pre bezproblémové riadenie projektu

Piaty krok: Kontrola

Kontrola prvkov GTD, ako sú položky kalendára a zoznamy úloh, udržuje váš systém GTD aktualizovaný. V metóde GTD môžete pre najlepšie výsledky týždenné kontroly. Krok kontroly vám umožní spresniť vaše pracovné postupy riadenia času a určiť ďalšie kroky.

Nástroje na správu úloh krok, ktorý možno používate na získanie potrebných vecí, automatizuje krok kontroly. Aplikácie ako Infinity, Trello, Asana, Todoist atď. Majú zabudované šablóny na kontrolu GTD. Tieto šablóny poskytujú všetky kontrolné body, ktoré musíte absolvovať pre úspešné týždenné preskúmanie vášho pracovného postupu GTD pre akýkoľvek projekt alebo úlohu.

Aplikácie vám tiež umožňujú prispôsobiť tieto šablóny recenzií tak, aby vyhovovali vašim potrebám projektu. Môžete napríklad vytvoriť skôr dvojmesačník než týždenný prehľad. Môžete vytvoriť komentáre alebo čiastkové úlohy, aby ste určili svoje týždenné úvahy a zameranie na budúci týždeň.

Staňte sa produktívnejším so systémom Začíname

Metóda GTD rozdeľuje celý proces správy úloh na päť jednoduchých krokov: Zachytiť, Upresniť, Usporiadať, Skontrolovať a Zapojiť. Systém GTD a nástroje na dokončenie práce vám pomôžu využiť mozgovú kapacitu viac na dokončenie úlohy ako na neproduktívne myšlienky.

Pre zaistenie optimálnej produktivity viete, ako zvoliť najlepšiu aplikáciu na správu úloh a zároveň pravidelne používať metódu GTD.

Sprievodca online správou úloh: 10 tipov na výber správnej aplikácie

Ak si chcete zvoliť aplikáciu na správu úloh, ktorá vám umožní efektívnejšie spravovať vaše projekty, je treba zvážiť niekoľko vecí!

Prečítajte si Ďalej

O autorovi