Ako písať profesionálne e-maily? 8 jednoduchých pravidiel pre život

Posielame a prijímame e-maily každý deň. Napriek tomu robíme trápne chyby, ktoré nemôžeme celkom „vrátiť späť.“ Takže napísanie efektívneho e-mailu, ktorý podrží akciu vášho čitateľa a nezabúda na výzvy nášho sveta, môže byť zložité.

Z tohto dôvodu sme zostavili niekoľko základných pravidiel, ktoré potrebujete vedieť pri odosielaní e-mailov ľuďom. Podľa týchto jednoduchých pravidiel môžete bez námahy písať lepšie e-maily.

1. Znovu zvážte pozdravy a odhlásenia

"Dúfam, že máte skvelý týždeň!" býval úžasný spôsob, ako založiť e-mail. Už nie! Ak vezmeme do úvahy, aký neistý je život, môže to dopadnúť neopatrne a príliš oddelene.

To isté platí pre odhlásenia ako „S pozdravom“, „Všetko najlepšie“ alebo „Na zdravie“ - ktoré predtým fungovali úplne dobre, ale niekedy môžu znieť ako stiahnuté z reality.

Prečo to teda nenechať jednoduchým a originálnym? Prejdite na odhlásenia, napríklad „Buďte v bezpečí“, „Buďte opatrní“ alebo „S pozdravom“. Čo sa týka pozdravov, dobrým východiskom môžu byť „Dúfam, že je všetko v poriadku“ alebo „Dúfam, že sa vy a vaši blízki udržiavate v bezpečí“.

2. Zahrňte jasný predmet

Toto pravidlo pre e-mail je rovnako staré ako e-mail samotný. Je to tak preto, lebo ľudia sa často rozhodujú, či si otvoria e-mail podľa predmetu správy.

Keďže je všetka naša práca teraz online, je nevyhnutná potreba uprednostňovať dôležité a ignorovať to, čo nie. Ak teda naďalej nechávate riadok s predmetom prázdny, je pravdepodobné, že váš e-mail bude ignorovaný.

Ideálny predmet má menej ako 10 slov. Vyberte si taký, ktorý adresuje vaše obavy a informuje o čom je e-mail. „Návrh na letecký projekt“, „Stretnutie preplánované“ alebo „Rýchle otázky o vašej prezentácii“ sú niektoré dobré príklady predmetu, z ktorého si môžete vybrať.

3. Použite profesionálny podpis

Majte vopred pripravený blok podpisu, ktorý používate na odpovedanie na e-maily na všetkých svojich osobných zariadeniach. Mal by obsahovať vaše meno, názov spoločnosti a vaše kontaktné informácie.

Získate tak dobrú predstavu o tom, kto ste a ako vás v prípade potreby kontaktovať. Pokiaľ ide o písmo a veľkosť vášho profesionálneho podpisu, zabezpečte, aby boli rovnaké ako zvyšok e-mailu.

Tiež zakončujte svoje e-maily s dôverou ale neprekračujte hranice výrokmi ani osobnými údajmi.

4. Ak sa stretávate virtuálne prvýkrát, predstavte sa

Všetci sme sa dostali do situácií, keď sme museli poslať e-mail niekomu, koho sme nestretli. Dostať e-mail od cudzej osoby môže byť zvláštne. A to je povedané na ľahkú váhu.

Nájdite si teda chvíľu času a predstavte sa príjemcovi e-mailu. Kontext je kritický a na prvom dojme stále záleží. Pridajte teda riadok ako: „Ahoj! Toto je Tracy z Multiseon Pvt. Ltd. a posielam e-maily, pretože ste prejavili záujem o kúpu našich elektronických výrobkov “.

Alebo, keď vám niekto bude predstavený e-mailom, môžete mu tiež napísať riadok s oznámením, aké milé je sa s ním stretnúť.

5. Píšte súcitné e-maily

Nemôžeme zdôrazniť dôležitosť tohto. Život je ťažký. Hlavne je to veľmi neisté.

Nestihli termín? Nezúčastnili sa na plánovanom stretnutí Google Meet? Predtým, ako odošlete prísny e-mail, zastavte sa a premyslite si to. Čo ak dôjde k lekárskej pohotovosti?

Preto buďte súcitní a opýtajte sa, či je s nimi všetko v poriadku. E-mail ako „Dnes ste nám chýbali na schôdzke. Už len kontrola, či je všetko v poriadku. “ môže budovať vzťahy, ktoré obstoja v skúške času.

6. Ak je to možné, komprimujte / upravujte veľkosť a pomenujte prílohy

O tomto e-mailovom pravidle veľmi nehovoríme, pretože pri odosielaní veľkých príloh automaticky predpokladáme, že náš príjemca má dostatok miesta. Stiahnutie veľkých súborov trvá viac času a za chvíľu môžu byť otravné.

Preto je vhodné ich komprimovať alebo zmeniť veľkosť. Ak zdieľate príliš veľa súborov naraz, je dobrým zvykom pridať zdvorilú poznámku s informáciou, na čo slúžia prílohy.

Pred odoslaním tiež pomenujte svoje prílohy. Zasielate svoj životopis? Premenujte súbor na Tracy_Mackenzie_CV a začnite pravou nohou.

7. Nepoužívajte e-mail ako ďalšiu aplikáciu na zasielanie okamžitých správ

Dôvod, prečo všetci milujeme okamžité správy, je ten, že sú okamžité.

Ak ich však zmiešate a použijete e-mail ako náhradu za okamžité správy, riskujete, že budete nepríjemní a neprofesionálni.

Preto musíte vedieť, kedy poslať e-mail a kedy na neho nadviazať kontakt s iným. Nie urobte chybu, keď pošlete príliš veľa následných e-mailov pretože môžu pracovať z domu. Nevolajte ani niekoho, kto ho žiada, aby skontroloval e-mail.

Ak je to urgentné, použite iný spôsob komunikácie.

8. Na liečenie používajte humor, ale šetrne

Aj keď mnohí používajú humor na uľahčenie nálady v týchto mimoriadnych časoch, problém s použitím humoru v e-mailoch je, že sa môže vypomstiť.

Ak chcete v e-maile použiť humor, urobte to, iba ak danú osobu dobre poznáte. Ak sa nechcete ocitnúť vo vážnej situácii, nechcete pôsobiť neúctivo alebo hrubo. Okrem toho to, čo znie vtipne, nemusí byť vtipné.

Slovo múdrym: Ak máte pochybnosti, je lepšie to vynechať.

Nastavte si odpovede mimo kancelárie a zlepšite rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom

Pri dnešnom odosielaní e-mailov ľuďom by ste mali pamätať aj na hodiny. S prírastkom životného štýlu typu „pracujte z domu“ sa hranice medzi prácou a našim osobným životom stierali. Odpovede mimo kancelárie uľahčujú pochopenie, keď je niekto k dispozícii na schôdzku alebo odpovedá na e-mail.

Prezrite si nastavenia svojho e-mailového klienta a nakonfigurujte automatické odpovede, keď ste niekde pri stole alebo nie. Napríklad Gmail to nazýva Prázdninový odpovedač, zatiaľ čo Microsoft Outlook používa odpovede mimo kancelárie.

Dúfame, že tieto zlaté pravidlá písania efektívnych e-mailov a správne e-mailové návyky vám pomôžu ušetriť čas a pripraviť správne odpovede.

Vyvarujte sa týchto 6 chýb pre lepšiu e-mailovú a textovú komunikáciu

Zlepšite svoje komunikačné schopnosti predchádzaním chybám, ako je použitie príliš veľa emodži alebo písanie veľkými písmenami.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi