Top 14 tipov na e-mailovú etiketu, ktoré potrebujete vedieť

Či už ste obsahový autor, pracovník marketingu, vývojár alebo pracujúci na voľnej nohe, e-mail je neoddeliteľnou súčasťou nášho moderného sveta.

V skutočnosti ide o najštandardnejšiu formu komunikácie medzi nezávislými pracovníkmi. Z tohto dôvodu je dôležité naučiť sa osvedčené postupy a etiketu pri odosielaní e-mailov, ak chcete prilákať a udržať si klientov.

1. Precvičujte si rýchle odpovede

Pretože podnikanie na voľnej nohe závisí od e-mailovej komunikácie vo veľkom čase, rýchla odpoveď sa stala očakávaným štandardom.

Pokiaľ netrávite čas s rodinou a priateľmi, mali by ste sa vždy snažiť odpovedať na všetky vaše e-maily do hodiny. Ak to nie je možné, odpovedzte v ten istý deň počas pracovnej doby klienta.

2. Objasnite si bod na štarte

Vaši klienti nemusia čítať váš e-mail až do konca, alebo ešte horšie, viackrát, aby pochopili pointu, ktorú sa snažíte dosiahnuť. Ak píšete e-mail, nezabudnite svoju správu jasne uviesť hneď na začiatku - buď v predmete, alebo v tele.

Téma by mala byť krátka a konkrétna. V tele e-mailu zdôraznite svoje najdôležitejšie podrobnosti pomocou odrážok.

Súvisiace: Najobľúbenejší poskytovatelia e-mailov lepšie ako Gmail a Yahoo Mail

3. Skontrolujte gramatiku a pravopis

Váš e-mail je odrazom toho, kto ste. Ukáže to, čo od vás klienti očakávajú, pokiaľ ide o kvalitu práce. Aj tí najskúsenejší odborníci robia preklepy, najmä pri písaní zo smartfónov. Z takýchto chýb však klienti nezískajú dobrý prvý dojem.

Po dokončení písania si prečítajte e-mail nahlas, aby ste zistili gramatické chyby. Môžete tiež použiť online nástroje na ďalšiu pomoc.

4. Nech je to stručné

Ak ste spisovateľ pochádzajúci z literatúry, je ťažké odolať písaniu kvetnatým jazykom. Pre bežného človeka sa však stane iba kódom, ktorý nedokáže dešifrovať!

E-maily vždy udržiavajte krátke a jednoduché. Píšte malými vetami a používajte slová, ktoré každý pozná. Ak musíte oznámiť informácie, ktoré sa nezmestia do niekoľkých odsekov, je lepšie naplánovať si virtuálnu schôdzku alebo telefonický hovor.

5. Odpovedzte na všetky otázky

Tento bod sa môže zdať v rozpore s predchádzajúcim ukazovateľom, v ktorom sme vás požiadali, aby ste e-mail udržali krátky. Preskočenie akejkoľvek otázky vášho klienta kvôli stručnosti bude teda neúctou.

Otázky, ktoré sa pýtajú na každú časť e-mailu, adresujte v samostatných častiach. Klient teda vie, že ste pozorne čítali jeho e-maily. Ak nie ste schopní na otázku okamžite odpovedať, uveďte ju, keď môžete.

6. Postupujte podľa jednoduchého a štandardného formátu

Pri písaní e-mailov klientom používajte pre všetky e-maily jeden formát. Uistite sa, že pre každý e-mail používate rovnakú veľkosť písma, veľkosť písma, farbu písma a štruktúru textu. Ak nemáte štandardný formát, bude jedno vlákno e-mailu vyzerať čudne.

Na obchodnú komunikáciu môžete použiť písma ako Arial, Calibri a Verdana. Pre veľkosť je 12 bezpečných. Používanie farebných písiem sa pre tento druh profesionálnej interakcie neodporúča - zostaňme čiernou farbou.

7. Koniec podpisom

Bez ohľadu na to, aký máte profesionálny stav, vždy je dobré mať e-mailový podpis s kontaktnými údajmi v spodnej časti e-mailov. Toto pomáha ľuďom zapamätať si vás, aby vás mohli v prípade potreby okamžite kontaktovať.

Pridanie osobného podpisu na koniec e-mailu je jednoduché a iba vďaka nemu budete vyzerať profesionálne. Do podpisu uveďte svoje kontaktné údaje.

Súvisiace: Ako pridať e-mailový podpis do Microsoft Office 365

8. Použite šablónu e-mailu mimo kancelárie

Môžete ísť na dovolenku, ale na voľnej nohe sa uistite, že to vaši klienti vedia. Okrem ich osobného upozornenia prostredníctvom e-mailu bude skvelé mať k dispozícii respondenta mimo kancelárie.

Pri práci s viacerými klientmi musíte dodržať termíny. Rovnako tak musia vaši klienti vedieť, kedy môžu očakávať vašu odpoveď.

9. Vždy následná kontrola

Ak ste očakávali odpoveď, je nevyhnutné nadviazať kontakt s vašimi klientmi, ale nedočkali ste sa. V následnom e-maile môžete skopírovať všetky relevantné informácie a znova pripojiť všetky dôležité súbory, ktoré klientovi pomôžu ľahko vyhľadať potrebné informácie.

10. Používajte správny jazyk

Pri komunikácii so svojimi klientmi používajte štandardný profesionálny jazyk. Pri takýchto formálnych rozhovoroch nepoužívajte emotikony. E-mail začnite zdvorilým pozdravom a priamo oslovte klientov ich menami.

Nepoužívajte VŠETKY PÍSMENÁ ani skratky ako ASAP alebo RSVP. Tiež je lepšie nepoužívať krátku formu mena klienta.

11. Neodpovedajte rozrušene alebo nahnevane

Bez ohľadu na to, ako dlho ste v podnikanie na voľnej nohe, sa budete cítiť frustrovaní a nahnevaní svojou prácou. Ak vás niektoré e-maily od klientov rozčúlia, prirodzeným inštinktom by bolo odpovedať okamžite.

Keď sa však necháte unášať emóciami, vždy sa zdržte odpovedania. Zostaňte profesionálni a po upokojení napíšte leštenú odpoveď.

12. Komunikujte pomocou iných metód

Keď budete rásť na voľnej nohe, budete vedieť, kedy máte diskusiu prepnúť do režimu offline. Pri zdieľaní niektorých časovo citlivých informácií sa nespoliehajte iba na e-maily. Vždy ho spárujte s akoukoľvek formou komunikácie v reálnom čase, ako je telefónny hovor alebo správa Slack.

13. Nepokúšajte sa nájsť priateľov

Ste tu, aby ste s klientom nadviazali obchodný vzťah, nie aby ste sa s nimi spriatelili. Vždy je bezpečné nebyť s klientom vtipný alebo chytrý. Držte sa informácií a zámeru svojej správy. Nie je kam sa ponáhľať ukázať im vašu osobnosť, kým budete mať profesionálny vzťah.

14. Nepreskakujte odpovede

Ak budete neskoro odpovedať na e-mail alebo ho úplne preskočíte, môže vás to stáť projekt. Ak je vaša doručená pošta plná e-mailov s predajom a nepotrebných bulletinov, môžu vám prichádzať dôležité e-maily od klienta.

E-maily od existujúcich klientov môžete označiť ako obľúbené, aby ste ich mali v doručenej pošte. Ak chcete mať rýchly prístup ku všetkým e-mailom súvisiacim s prácou, udržujte svoje e-maily upratané.

Inteligentné e-mailové etikety urobia na vašich klientov dojem

Aby bolo možné efektívne riadiť podnikanie, je odosielanie e-mailov nevyhnutnou súčasťou procesu. Vyskúšajte tieto rýchle hacky, aby ste vytvorili profesionálny e-mail a prezentovali sa inteligentnejším a lepším spôsobom pre potenciálnych aj existujúcich klientov.

5 najlepších funkcií Cloze pre bezproblémové riadenie podniku

Ak sa vo vašom podnikaní nachádzajú živnostníci alebo konzultanti, zvážte použitie Cloze na zlepšenie riadenia.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi