10 tipov, ako zabrániť e-mailom, aby neznižovali vašu produktivitu

Napriek tomu, že je nástrojom produktivity, je e-mail hlavným rozptýlením počas pracovnej doby a bráni vám v vykonávaní dôležitejších úloh. Môžete si dokonca zvyknúť skontrolovať svoje e-maily vždy, keď príde upozornenie.

Takéto praktiky bránia vášmu výkonu a spôsobujú prekážky v ceste k dosiahnutiu vášho cieľa. Ak chcete maximalizovať produktivitu, možno budete chcieť riadiť používanie e-mailov nasledujúcimi prístupmi.

1. Nezačínajte svoj deň s doručenou poštou

Ráno by ste mali zvážiť svoje priority, urobte si zoznam úloh na celý deň a zamerať sa na najdôležitejšiu úlohu bez obáv z požiadaviek iných ľudí. Akokoľvek lákavé je skontrolovať si e-maily ako prvé ráno, odvádza vašu pozornosť.

Súvisiace: Digitálne vs. Zoznam úloh: Čo je lepšie?

Vaša myseľ bude preplnená možnými odpoveďami na e-maily a v dôsledku toho bude trpieť vaša skutočná práca. Odpoveďou na e-maily skoro ráno dávate ľuďom vedieť, že ste už k dispozícii. Deň sa preto musíte začať sústrediť na prácu, nie na e-maily.

2. Doručenú poštu pravidelne vyprázdňujte

Nie je potrebné odpovedať na každý e-mail, ktorý dostanete. Musíte však spracovať každý e-mail, aby bola vaša doručená pošta plná neprečítaných e-mailov. V opačnom prípade nenájdete potrebný e-mail. Doručenú poštu môžete chrániť pred hromadnými neprečítanými správami pomocou týchto metód:

• Urob: Ak e-mail žiada o vykonateľnú úlohu, ktorá bude trvať menej ako dve minúty, urobte to okamžite.
• Delegát: Nejde nevyhnutne o odovzdanie zodpovednosti niekomu inému. Takže môžete úlohu preposlať správnym ľuďom.
• Odložiť: Ak e-mail nepotrebuje urgentnú odpoveď, môžete odpoveď odložiť na lepší čas.
• Odstrániť: E-maily delegované na niekoho iného alebo na nekritické by ste mali okamžite mazať, aby ste predišli zmätku a neprehľadnosti.

3. Zdržte sa odosielania každého e-mailu každému

CCing e-mailov môže byť niekedy nevyhnutný, ale zvyčajne to znamená byť bombardovaný odpoveďami, ktoré s vami nemajú nič spoločné. Počas odosielania e-mailu nepridávajte do poľa CC viac ako dve osoby.

Ak vás vaši kolegovia uvádzajú v e-mailoch, ktoré obsahujú informácie, ktoré nepotrebujete vedieť, môžete tiež dostávať nepotrebné e-maily. V takom prípade by ste mali informovať svoj tím, aby odpovedal individuálne, namiesto toho, aby odpovedal všetkým, pokiaľ nezdieľa nejaké informácie, ktoré by všetci potrebovali vedieť.

4. Kontrola e-mailov v dávkach

Existujú dva typy používateľov e-mailu: Prvý typ závisí od upozornení a e-mail ihneď skontroluje, keď príde. Druhý typ odosielateľa má stanovený čas na hromadnú kontrolu všetkých e-mailov, aby na ne mohli zvyšok dňa zabudnúť.

Musíte byť druhým typom, aby ste svoje úlohy zvládli efektívne. Stanovte si vlastné pravidlá, kedy máte skontrolovať čas.

Jednou z najlepších metód, ako zabrániť e-mailovej schránke vymknúť spod kontroly a ušetriť váš drahocenný čas, je prijať externú pomoc pri skríningu vašich správ. Chytrou možnosťou správy e-mailov je použitie nástrojov ako Sanebox alebo Unroll.me.

Sanebox vám pomáha triediť a odkláňať e-mailové schránky a uvoľniť miesto iba pre dôležité e-maily. Všetky ďalšie e-maily, ktoré sa dostanú na vašu e-mailovú adresu, sa dostanú do koša alebo archívu. S Unrollom. Ja, môžete zrušiť predplatné e-mailov, ktoré nie sú potrebné.

6. Vyberte nový operačný model pre komunikáciu

Zavedením nového modelu komunikácie medzi členmi vášho tímu sa stanete menej závislými na e-mailoch. Napríklad, môžete využiť nástroj na riadenie projektu pre skupinovú komunikáciu alebo dohodnúť krátke stretnutie. Pomocou nástrojov na správu projektu môžete mať pri projekte uvedené všetky potrebné ukazovatele.

Rovnako si môžete naplánovať individuálnu konverzáciu cez telefón, aby ste sa vyhli zdĺhavému e-mailovému vláknu. Na spoluprácu a komunikáciu v reálnom čase môžete využiť služby zasielania správ ako Slack, Kŕdeľ, Yammeratď., aby ste sa v prípade potreby rýchlo spojili so svojím tímom.

Súvisiace: Čo je to rezerva a ako to funguje?

7. Vylepšite svoju e-mailovú etiketu

Ak chcete, aby sa vám darilo robiť viac vecí bez prerušenia, dolaďte svoje e-mailové etikety pomocou nasledujúcich tipov:

• Vždy napíšte jasný predmet, ktorý určuje predmet e-mailov. Príjemca teda e-maily neprehliadne a nemusíte posielať ďalšie e-maily so žiadosťou o odpoveď.
• Nikdy nevynechávajte korektúry vašich e-mailov pred zasiahnutím Pošli tlačidlo. Zaistí sa, že neexistuje šanca na nedorozumenie kvôli preklepom.
• Uistite sa, že váš e-mailový podpis obsahuje vaše kontaktné informácie, napríklad telefónne číslo. Príjemca vás teda môže v prípade potreby kontaktovať priamo.

8. Choďte na oneskorenú odpoveď

Často môžete odpovedať na e-maily hneď po ich doručení. Toto vám však iba vezme koncentráciu z vašej primárnej úlohy. Prestaňte sa ponáhľať s odpoveďou na e-mail. Namiesto toho spravujte svoju doručenú poštu hodinu alebo dokonca viac a odpovedzte podľa svojho plánu.

Ak sa obávate, že vám chýbajú urgentné e-maily, v takom prípade e-maily nedostanete. V prípade núdze dostanete telefonický hovor, nie e-mail.

9. Vyskúšajte metódu „Yesterbox“

Táto metóda, ktorú vytvoril Tony Hsieh, umožňuje odpovedať iba na e-mail, ktorý prišiel včera - pokiaľ nie sú urgentné. Základným pravidlom tejto techniky je spracovanie včerajšej doručenej pošty namiesto dnešnej. Samozrejme si prečítate urgentný e-mail, ktorý vyžaduje okamžitú akciu, ale do tejto kategórie nebude spadať veľa e-mailov.

10. Rozlúčte sa s bulletinmi

Každý e-mail prichádzajúci do vašej doručenej pošty je rovnocenný s jeden okamih rozptýlenia. Veľkú časť e-mailov, ktoré dostanete každý deň, tvoria informačné vestníky. Vo väčšine prípadov si ani nepamätáte, kedy ste sa prihlásili na odber noviniek, a prečo.

Ak chcete mať svoju doručenú poštu čistú a vyhnúť sa zbytočným upozorneniam počas nepárnych hodín, zrušte odber noviniek, ktoré nepotrebujete. Toto odhlásenie môže chvíľu trvať, ale navždy budete zbavení nežiaducich e-mailov. Ak nechcete, aby vám nejaký príspevok unikol, môžete namiesto e-mailu kedykoľvek použiť kanál RSS.

Vaša produktivita je dôležitejšia ako vaše e-maily

Nekonečné hromadenie e-mailov je dosť na to, aby ste boli vystresovaní a rozptýlení. Ak pomocou týchto metód zmeníte svoje e-mailové návyky, môžete zabrániť tomu, aby e-mail rozptýlil a stal sa vysoko produktívnym.

10 spôsobov, ako zvýšiť produktivitu tým, že zbavíte práce svojej stanice

Zistite, ako vám pracovná stanica bez neporiadku pomáha pri pozornej práci a plnení úloh včas.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi

Rozbaliť a prečítať si celý príbeh