Ako ovládať spamové e-maily v Gmaile pomocou šablón a filtrov

Mnoho digitálnych marketingových pracovníkov a majiteľov online firiem musí odpovedať na rovnaký typ e-mailov viackrát denne. Tento proces môže byť ohromujúci a časovo náročný.

V takýchto situáciách môžu byť užitočné šablóny odpovedí. Niekoľko filtrov v Gmaile vám tiež pomôže efektívnejšie využívať spam.

V tomto článku si ukážeme, ako používať šablóny odpovedí a filtre Gmailu na efektívny boj proti spamu.

Čo sú šablóny služby Gmail a ako ich môžete použiť?

Predpísané e-maily môžete uložiť do svojho účtu a namiesto písania od začiatku ich znova používať. S účtom Gmail môžete uložiť 50 rôznych šablón odpovedí súčasne. Vytvorenie niekoľkých všeobecných šablón pre cieľové publikum teda zvyšuje produktivitu e-mailovej komunikácie.

Ak ste si vytvorili oprávnenie v konkrétnom výklenku, môžete dostávať stovky e-mailov od ľudí, ktorí žiadajú o napísanie príspevkov pre hostí. Môžete si vytvoriť šablónu a použiť ju namiesto odpovedania na jednotlivé e-maily jeden po druhom.

Pre vyššie uvedený scenár vytvorme šablónu e-mailu, ktorý ľuďom oznámi, že neprijímate príspevky hostí. Pred vytvorením šablóny odpovede povoľte jej nastavenie v Gmaile.

1. Prihláste sa do svojho účtu Gmail.

2. Ísť do Nastavenia> Zobraziť všetky nastavenia.

3. V Karty Rozšírené, posuňte sa nadol na Šablóny oddiel.

4. Povoliť Šablóny.

5. Kliknite na Uložiť zmeny.

Po povolení nastavení šablón je ďalším krokom vytvorenie a uloženie šablóny odpovede.

Súvisiace: Ako automaticky preposielať SMS na váš e-mail v systéme Android

Ako vytvoriť šablónu odpovede

Podľa nasledujúcich pokynov vytvorte šablónu odpovede.

1. Otvorte si účet Gmail.

2. Kliknite na Zostaviť napísať novú správu.

3. V e-maile vysvetlite svoje pravidlá týkajúce sa neprijímania príspevkov hostí. (Urobte to všeobecne, takže sa týka každého, kto žiada o príspevok hosťa v akejkoľvek nike alebo kategórii).

4. Keď je vaša odpoveď pripravená, kliknite na ikonu tri bodky v pravom dolnom rohu e-mailovej schránky na napísanie správy.

5. Ísť do Šablóny> Uložiť koncept ako šablónu> Uložiť ako novú šablónu.

6. Šablónu uložte po zadaní názvu do vyskakovacieho okna. (Tu vyberte popisný názov, pretože šablóna bude používať rovnaký názov ako predmet e-mailu.)

Tu je príklad, ako potvrdiť, že šablóna bola úspešne vytvorená.

1. Klikni na Zostaviť ešte raz.
2. Vyberte ikonu tri bodky vpravo dole.
3. Ísť do šablóny.

Na tomto mieste nájdete zoznam uložených šablón vo svojom účte Gmail. Šablóna sa skopíruje do vytvoriť e-mail po kliknutí naň.

Ak musíte ručne odpovedať na stovky e-mailov, bude tento proces stále časovo náročný, aj keď ste vytvorili e-mailovú šablónu. Tu sa hodí použitie filtrov na vytváranie automatických odpovedí.

Môžete vytvoriť filter, ktorý vloží e-mailové správy obsahujúce konkrétne slová do priečinka nevyžiadanej pošty, napríklad „príspevok pre hostí“, „spätný odkaz“ a „prijať článok“. Pomocou tohto filtra môžete tiež nastaviť automatické odpovede na tieto spamové e-maily.

Pozrime sa, ako to môžete urobiť.

Použitie šablóny na vytvorenie filtra automatických odpovedí

1. Otvorte ten istý účet Gmail, ktorý má šablónu odpovede.
2. Klikni na ikona ozubeného kolieska nastavenia v pravom hornom rohu.
3. Ísť do Všetky nastavenia> Filtre a blokované adresy.

4. Kliknite na Vytvorte nový filter. (Môžete tiež importovať existujúci filter uložený v systéme vo formáte .xml)

E-maily môžete filtrovať na základe e-mailovej adresy, predmetu a obsahovať alebo vylúčiť určité slová alebo veľkosti. Najvhodnejším kritériom filtrovania pre neprijímanie príspevkov hostí je zahrnutie niekoľkých slov úzko súvisiacich s témou. Pridajme niekoľko slov k Zahrňte slová možnosť pre filter.

5. Po zadaní kritérií kliknite na Vytvorte filter.

Tu sa budete musieť rozhodnúť, čo zamýšľate urobiť s e-mailom obsahujúcim správu, ktorá presne zodpovedá vašim kritériám.

6. Skontrolujte Preskočiť doručenú poštu (archivovať) políčko, aby tieto e-maily nepreplnili vašu doručenú poštu.

7. Skontrolujte tiež Poslať šablónu políčko a vyberte rovnakú šablónu odpovede, Hosťujúci príspevok nie je povolený.

8. Kliknite na Vytvorte filter po začiarknutí políčok.

Teraz sa vo vašom zozname filtrov zobrazí novovytvorený filter. V budúcnosti už e-maily obsahujúce slová „príspevok pre hostí, príspevok pre hostí, spätné odkazy, prijatie článku, písanie pre blog, písanie na web“ už do vašej doručenej pošty neprídu.

Ďalej odošle šablónu odpovede odosielateľovi ako odpoveď na jeho e-mail. Vaša doručená pošta teda nebude preplnená a odosielateľ nebude musieť čakať na vašu odpoveď.

Nalaďte si filter, aby ste nezmeškali dôležitý e-mail

Po nastavení filtra sledujte archivované e-maily, aby ste sa uistili, že sa neodfiltrujú e-maily týkajúce sa firiem.

Možno filtrujete e-mail, ktorý obsahuje slovo „prijať príspevok“, ale môže to byť propagačná ponuka, ktorá vám z dôvodu filtra chýba. Tomuto scenáru sa môžete vyhnúť zahrnutím niekoľkých slov, ako je značka, obchod alebo propagácia, do filtra služby Gmail.

Súvisiace: Ako nastaviť Gmail na vašom iPhone

Ak je to potrebné, vytvorte nezávislé filtre

Ak máte viac webových stránok s rôznymi kontaktnými e-mailmi, môžete exportovať novovytvorený filter odpovedí a potom ich importovať do nového účtu Gmail. Pre tento e-mail však budete musieť osobitne povoliť a vytvoriť šablónu odpovede.

Najlepšou možnosťou na vytváranie filtrov, ak plánujete použiť šablónu odpovede, by bolo ich vytvorenie úplne od začiatku.

Nedajte používateľom vedieť, že odpovede sú automatizované

Vo vašom e-maile neuvádzajte, že ide o automatizovanú odpoveď. Ak sa tomu vyhnete, ľudia nebudú oklamať filter Gmailu preskočením alebo pravopisom nesprávnych cieľových slov, takže ich e-maily sa dostanú namiesto spamu k vám.

Je tiež dobré pravidelne kontrolovať doručenú poštu a odpovedať na e-maily, ktoré by pre vás mohli byť prospešné.

Ovládanie spamu pomocou filtrov v službe Gmail a šablón odpovedí

Pomocou filtra Gmail a všeobecnej šablóny odpovedí môžete odpovedať na spamové e-maily bez toho, aby ste ich museli posúvať. Týmto spôsobom ušetríte čas i energiu. Okrem filtrov v Gmaile by ste mali vyskúšať aj rozšírenia prehliadača Gmail, ktoré zlepšujú vašu e-mailovú komunikáciu.

7 najlepších rozšírení Microsoft Edge, ktoré vám umožnia využívať Gmail naplno

Správne rozšírenie Gmailu pre Microsoft Edge môže vylepšiť vašu komunikáciu. Tu je sedem rozšírení na zvýšenie produktivity vašich doručených.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi

Rozbaliť a prečítať si celý príbeh