Sedem najužitočnejších vzorcov programu Excel na správu zásob

Ak začínate s vlastným maloobchodom, musíte mať spôsob, ako sledovať svoj inventár. V dnešnej dobe to už nebude krájať iba pero a papier. Plnohodnotný softvér na správu zásob však môže byť drahý.

Vedeli ste však, že pomocou Excelu si môžete vytvoriť svoj vlastný?

Tu je sedem vzorcov, ktoré vám pomôžu vytvoriť tabuľku správy inventára. Spravujte svoju firmu lepšie bez toho, aby ste míňali peniaze za špeciálne aplikácie.

1. SUM

Ak existuje jeden vzorec, ktorý použijete počas celého svojho života, potom by to bolo SUM. Táto funkcia vám umožňuje pridávať hodnoty bez toho, aby ste vybrali každú bunku zvlášť.

Pomocou tohto príkazu a následným výberom rozsahu buniek, ktoré chcete pridať, môžete ušetriť čas.

Vzorec: = SUMA (číslo1; [číslo2], ...)

• ČÍSLO 1: Toto je prvá hodnota pre pridanie. Môže to byť akékoľvek číslo, bunka alebo dokonca množina buniek (nazýva sa to rozsah).
• NUMBER2-255 (voliteľné): Toto sú nasledujúce hodnoty, ktoré funkcia pridá. Opäť to môže byť akékoľvek číslo, bunka alebo rozsah. Sem môžete umiestniť až 255 hodnôt.

2. SUMIF

Tento vzorec dodáva funkcii súčtu jednu vrstvu zložitosti. Príkaz SUMIF môžete použiť, ak chcete odfiltrovať bunky, ktoré chcete pridať.

Napríklad, ak chcete zistiť iba súčet zásob predaných od konkrétneho dodávateľa, môžete použiť SUMIF. Ak sa chystáte ďalej zúžiť svoj filter na konkrétny produkt, môžete použiť SUMIFS.

Túto funkciu môžete napríklad použiť, ak chcete filtrovať dodávateľa aj typ produktu. SUMIFS vám v zásade umožňuje filtrovať hodnoty pomocou dvoch alebo viacerých premenných.

Vzorec: = SUMIF (rozsah, kritériá, [sum_range])

• ROZSAH: Toto sú bunky, ktoré Excel skontroluje, aby zistil, či pridá príslušné hodnoty.
• KRITÉRIÁ: Toto je hodnota alebo vzorec, ktorý program Excel porovná s bunkami v rozsahu RANGE.
• SUM_RANGE (voliteľné): Toto sú bunky, ktoré sa spoja. Ak je pole prázdne, použijú sa namiesto neho bunky v rozsahu RANGE.

Na obrázku nižšie uvidíte, že sa pripočítava iba suma, ktorá sa má zaplatiť spoločnosti Abacus Technologies.

3. SUMIFY

Vzorec: = SUMIFS (rozsah_súčtu, rozsah_kritérií1, kritériá1, [rozsah_kritérií2, kritériá20, ...)

• SUM_RANGE: Toto sú bunky, ktoré sa majú pridať.
• CRITERIA_RANGE1: Toto sú bunky, ktoré bude Excel testovať. Ak sú tu hodnoty pravdivé na základe kritéria CRITERIA1, pridajú sa zodpovedajúce bunky SUM_RANGE.
• KRITÉRIÁ1: Toto definuje CRITERIA_RANGE1. Môže to byť číslo, funkcia alebo akákoľvek iná hodnota.
• CRITERIA_RANGE2, KRITÉRIÁ2,... (voliteľné): Toto sú ďalšie rozsahy buniek a kritériá na ďalšie filtrovanie SUMIFOV. Môžete mať až 127 ďalších párov rozsahov a kritérií.

V príklade uvedenom nižšie sa spočítajú iba sumy, ktoré sa majú zaplatiť značke Jupiter od výrobcu spoločnosti Abacus Technologies.

Ak sa vám zdá, že sa tieto vzorce trochu komplikujú, tu je niekoľko tipy, ktoré vám pomôžu rýchlo sa naučiť program Excel.

4. VYHĽADAŤ

Táto funkcia má dve možnosti: VEKTOR a POLE. Na vyhľadanie údajov v konkrétnych stĺpcoch je najlepšia možnosť Vektor.

Možnosť Pole naopak vyhľadáva hodnoty vo viacerých riadkoch a stĺpcoch. Od tej doby ho nahradili VLOOKUP a HLOOKUP, ale zostáva kompatibilný so staršími tabuľkami.

Vzorec: = LOOKUP (lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

• LOOKUP_VALUE: Toto je hodnota, ktorú Excel nájde vo vašom LOOKUP_VECTOR.
• LOOKUP_VECTOR: Toto je rozsah, v ktorom program Excel nájde vašu LOOKUP_VALUE. Musí to byť iba jeden riadok alebo stĺpec a hodnoty tu uvedené by mali byť vzostupne.
• RESULT_VECTOR (voliteľné): Toto je rozsah, v ktorom program Excel nájde zodpovedajúcu hodnotu, ktorá sa má vrátiť. Toto je založené na výsledkoch LOOKUP_VECTOR.

V ukážke nižšie používateľ pozná názov položky, ale kód SKU mu nie je známy. Na získanie kódu SKU použili vzorec LOOKUP.

5. VLOOKUP

Funkcia VLOOKUP je užitočná pre údaje usporiadané do stĺpcov. Excel vyhľadá hodnotu, ktorú priradíte v prvom stĺpci zvoleného rozsahu. Potom sa bude počítať medzi stĺpcami na základe počtu, ktorý zadáte, a vráti príslušnú hodnotu.

Vzorec: = VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Toto je hodnota, ktorú bude Excel hľadať v prvom stĺpci tabuľky.
• TABLE_ARRAY: Toto je rozsah buniek, kde bude funkcia fungovať. Excel použije LOOKUP_VALUE a nájdite ho v prvom stĺpci tabuľky TABLE_ARRAY. Potom spočíta počet buniek na základe nasledujúcej premennej a vráti výsledok.
• COL_INDEX_NUMBER: Toto je počet stĺpcov, ktoré Excel započíta na vrátenie výsledku.
• RANGE_LOOKUP (voliteľné): Môže to byť iba TRUE alebo FALSE. Ak napíšete PRAVDA, vráti približné zhody (a váš prvý stĺpec by mal byť vzostupne). Ak zvolíte FALSE, vráti iba presné zhody.

V nižšie uvedenej vzorke používateľ vyhľadal cenu konkrétneho SKU. Pretože cena je pod 5. stĺpcom, hodnota pod COL_INDEX_NUMBER je nastavená na 5.

6. HLOOKUP

Funkcia HLOOKUP je takmer rovnaká ako funkcia VLOOKUP, avšak údaje tu musia byť usporiadané podľa riadkov.

Vzorec: = HLOOKUP (lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• LOOKUP_VALUE: Toto je hodnota, ktorú bude Excel hľadať v prvom riadku tabuľky.
• TABLE_ARRAY: Toto je rozsah buniek, kde bude funkcia fungovať. Excel použije LOOKUP_VALUE a nájdite ho v prvom stĺpci tabuľky TABLE_ARRAY. Potom spočíta počet buniek na základe nasledujúcej premennej a vráti výsledok.
• ROW_INDEX_NUMBER: Toto je počet riadkov, ktoré program Excel spočíta, aby vrátil výsledok.
• RANGE_LOOKUP (voliteľné): Môže to byť iba TRUE alebo FALSE. Ak napíšete PRAVDA, vráti približné zhody (a váš prvý stĺpec by mal byť vzostupne). Ak zvolíte FALSE, vráti iba presné zhody.

Ako je uvedené nižšie, vzorec HLOOKUP sa používa na získanie dostupnej zásoby SKU. Pretože číslo riadku pre dostupný inventár je 9, ROW_INDEX_NUMBER znie 9.

7. XLOOKUP

Funkcia XLOOKUP je vývoj vzorcov VLOOKUP a HLOOKUP. Umožňuje vám vrátiť viac výsledkov a môžete ich použiť na vyhľadanie podľa stĺpca alebo riadku. Toto však funguje iba s verziami programu Microsoft 365 pre program Excel.

Vzorec: = XLOOKUP (lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

• LOOKUP_VALUE: Rovnako ako vyššie uvedené vzorce, aj toto odkazuje na hodnotu, ktorú program Excel nájde.
• LOOKUP_ARRAY: Toto je rozsah buniek, ktoré Excel prečesá, aby našiel LOOKUP_VALUE zadáš. Môže sa nachádzať kdekoľvek v tabuľke, ale musí to byť iba jeden riadok alebo stĺpec. V opačnom prípade váš vzorec vráti chybu.
• RETURN_ARRAY: Toto sú výsledky, ktoré program Excel zobrazí, keď vo vašom LOOKUP_ARRAY nájde hodnotu LOOKUP_VALUE. To musí odrážať tvar vášho LOOKUP_ARRAY. Napríklad ak je stĺpec LOOKUP_ARRAY, stĺpcom by mal byť aj RETURN_ARRAY. Ak ale vyberiete viac riadkov alebo stĺpcov, funkcia RETURN_ARRAY vráti početné výsledky.
• IF_NOT_FOUND (voliteľné): Vzorec zobrazí text, ktorý sem napíšete, ak nenájde hľadanú hodnotu. Ak nebude vyplnené, bude predvolene nastavený na # N / A.
• MATCH_MODE (voliteľné): Môže byť iba -1, 0, 1 alebo 2. -1, 0 a 1 vráti presnú zhodu. Ak sa nenájde žiadna, -1 zobrazí nasledujúcu menšiu hodnotu, 0 vráti # N / A a 1 zobrazí najbližšiu väčšiu hodnotu. Ak zostane prázdne, bude predvolene nastavený na 0.
• SEARCH_MODE (voliteľné): Môže byť iba 1, -1, 2 alebo -2. 1 spustí vyhľadávanie od prvej položky vo vašom LOOKUP_ARRAY, zatiaľ čo -1 začne od poslednej. 2 vykoná binárne vyhľadávanie, ktoré vyžaduje, aby bol váš LOOKUP_ARRAY vzostupne. -2 robí to isté, ale váš zoznam musí byť v zostupnom poradí. 1 aj -1 sú vhodné pre užšie zoznamy, ale ak máte veľa údajov, ktoré môžete triediť, zvážte použitie 2 alebo -2.

V nasledujúcom príklade vidíte, ako môžete jednoduchým zadaním názvu položky vytiahnuť úplné informácie o jednej položke. Tiež sa neobmedzujete iba na výber prvého stĺpca alebo riadku tabuľky - môžete si vybrať ktorúkoľvek množinu údajov, ktorú chcete prehliadnuť.

V programe Excel je oveľa viac, ako by ste mohli čakať

Tu je niekoľko vzorcov, ktoré vám môžu pomôcť pri správe inventára. Ak chcete používať Excel v iných aspektoch vášho života, tieto vzorce vám môžu pomôcť problémy v reálnom živote.

Vedieť, ako používať tieto funkcie a trochu formátovať, môže váš systém riadenia zásob prekonať.

3 šialené vzorce programu Microsoft Excel, ktoré sú mimoriadne užitočné

Tieto vzorce programu Microsoft Excel môžu zvýšiť produktivitu vašej tabuľky a urobiť veci trochu zábavnejšími.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi

Rozbaliť a prečítať si celý príbeh