Pomocou hromadnej korešpondencie môžete hromadné e-maily a listy prispôsobiť pomocou zástupných znakov. Potrebujete iba databázu kontaktov a šablónu pre e-maily alebo listy k nim.
V tomto článku si ukážeme, ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu programu Microsoft Word pomocou databázy Excel. Kroky sú prevzaté z Microsoft Word a Excel 2016, ale postup je rovnaký pre všetky vydania.
Ako urobiť hromadnú korešpondenciu z Excelu
Hromadná korešpondencia využíva zdroje údajov z databázy a umiestňuje ich na príslušné zástupné symboly na prispôsobenie vašich hromadných e-mailov. Tieto databázy môžu byť čokoľvek z nižšie uvedeného zoznamu:
1. Otvor tvoj Microsoft Excel tabuľkový kalkulátor.
2. Vytvorte manuálny zoznam kontaktov v Slovo pri použití hromadnej korešpondencie.
3. Vyberte si údaje o kontaktoch z aplikácie Microsoft Outlook.
Na výber máte dve sady možností:
- Kontakty v Gmaile v kompatibilnom súbore.
- Microsoft SQL Server.
Najvýhodnejšia je databáza zošitov Microsoft Excel, keď potrebujete hromadnú korešpondenciu v programe Word. Na hromadnú korešpondenciu použijete program Excel na vytvorenie databázy, ktorú bude Word neskôr používať.
Ak nemáte súbor Excel s kontaktnými údajmi, môžete ho použiť vzorový súbor programu Excel na skúšobné účely.
Ak sa chcete vyhnúť nezrovnalostiam v hromadných e-mailoch alebo listoch, musíte upraviť svoj súbor Excel, ako je uvedené nižšie:
- Prvý riadok by mal mať iba hlavičky stĺpcov začínajúce od bunka A1. Word použije tieto hlavičky stĺpcov ako Zlúčiť polia pri použití hromadnej korešpondencie programu Microsoft Word.
- Mali by ste upraviť hlavičky stĺpcov tak, aby sa zhodovali s názvami zástupných znakov, ktoré budete používať v dokumente šablóny e-mailu alebo listu.
- Musíte sa ubezpečiť, že tabuľkový súbor obsahuje kontaktné údaje ako jeden záznam na každý riadok. Napríklad v aktuálnom návode všetky dostupné kontaktné údaje zákazníka James Butt je prístupný medzi bunky A2 a J2.
- Číselné údaje pre všetky kontakty, ako napríklad PSČ, percentá zliav, počet kilometrov, meny atď., By mali byť v príslušnom číselnom formáte.
- Ak chcete vykonať akékoľvek zmeny, vyberte bunku alebo rozsah buniek, ktoré obsahujú numerické údaje.
- V Karta Domov, v rámci Stuha, kliknite na ikonu rozbaľovacia šípka okrem toho Všeobecné.
- Pred prepojením dokumentu Word s hromadnou korešpondenciou s databázovým súborom programu Excel urobte všetky doplnky. Po vykonaní všetkých zmien uložiť súbor programu Excel.
- Súbor databázy Excel vašich kontaktov by sa mal nachádzať v lokálnom úložisku vášho počítača.
- Zaistite, aby sa všetky údaje nachádzali na prvom hárku zošita programu Excel.
Ako robiť hromadnú korešpondenciu v programe Word
Po vytvorení databázy v programe Excel musíte otvoriť šablónu e-mailu alebo listu, ktorý chcete poslať mnohým príjemcom. Postupujte podľa pokynov uvedených nižšie:
1. Na Stuha, klikni na Karta Poštové zásielky.
2. V Spustite skupinu hromadnej korešpondencie, budete musieť kliknúť na Spustiť hromadnú korešpondenciu.
3. Uvidíte šesť typov dokumentov hromadnej korešpondencie. Kliknite na Listy alebo E-mailové správy.
Súvisiace: Ako tlačiť štítky pomocou hromadnej korešpondencie v programoch Microsoft Word a Excel
4. Na Spustiť hromadnú korešpondenciu skupina, kliknite na Vyberte Príjemcovia. Uvidíte možnosti ako Zadať nový zoznam, Použiť existujúci zoznam a Vybrať z kontaktov programu Outlook.
5. Môžete si vybrať ktorúkoľvek z troch vyššie uvedených možností v závislosti od toho, ako chcete prepojiť zoznam kontaktov s listom šablóny. V tejto príručke si vyberieme Použite existujúci zoznam využiť databázy Excel ktoré ste vytvorili alebo stiahli skôr.
6. Na Vyberte zdroj údajov V dialógovom okne vyhľadajte priečinok, kde je k dispozícii súbor databázy Excel. Keď nájdete súbor, vyberte ho a potom kliknite na Otvorené načítať databázu do hromadnej korešpondencie Wordu.
7. Uvidíte Vyberte tabuľku dialógové okno. Zatvorte okno kliknutím Ok bez vykonania akýchkoľvek zmien v dialógovom okne.
8. To je skvelé! Úspešne ste prepojili zdrojové údaje s programom hromadnej korešpondencie Word.
9. Word automaticky priradí hlavičky stĺpcov databázy k položkám zlučovacích polí. Ak chcete zaistiť vhodné zosúladenie, prejdite na Skupina Písanie a vkladanie polí na Karta Poštové zásielky z Stuha a potom kliknite na Zhodné polia.
10. Zhodné polia Zobrazí sa dialógové okno. V ľavom stĺpci uvidíte položky zlučovacieho poľa. Na pravej strane nájdete zodpovedajúce údaje z prepojenej databázy Excel.
11. Rovnaké to bude, ak použijete ďalšie zdrojové údaje, ako sú kontakty programu Outlook alebo exportované kontakty z Gmailu. Posúvaním v zozname sa uistite, že nedochádza k nesúladu. Kliknite na Ok zavrieť.
12. Na liste šablóny umiestnite kurzor pred prvé písmeno a stlačte Zadajte niekoľkokrát, aby ste nad telom písmena vytvorili nejaký priestor.
13. Umiestnite kurzor na hornú časť dokumentu a potom kliknite na Blok adresy v Skupina Písanie a vkladanie polí na Karta Poštové zásielky z Stuha.
14. Na ľavej strane Vložte blok adresy V dialógovom okne môžete zvoliť názov, názov spoločnosti, adresu, krajinu atď., možnosti formátovania. Na pravej strane uvidíte ukážku bloku adresy.
15. Môžete použiť Zhodné polia možnosti na nápravu akéhokoľvek nesúladu vstupných údajov. Kliknite Ok pridať AddressBlock v krokve.
16. Ďalej kliknite na ikonu Pozdravná linka v Písanie a vkladanie polí skupina po AddressBlock, čím dáva riadkovanie.
17. The Vložte pozdravný riadok Zobrazí sa dialógové okno. Zmeny môžete vykonať podľa vlastného želania a potom kliknúť Ok. The GreetingLine v tvare šípok sa objaví v liste.
18. Môžete kliknúť na ikonu Zobraziť ukážku výsledkov príkaz na Stuha ako list vyzerá.
19. Môžete tiež pridať vlastné zlučovacie polia AddressBlock a GreetingLine. Povedzme, že chcete pridať Značka a model vozidla v tele listu.
20. Ak to chcete urobiť, otvorte súbor databázy Excel prepojený s hromadnou korešpondenciou a pridajte súbor Značka a model vozidla hlavička stĺpca. Zadajte podrobnosti o vozidle a uložiť súbor programu Excel.
21. Teraz prejdite na hromadný dokument Word a zopakujte postup kroky štyri, päťa šesť.
22. Teraz vyberte ľubovoľné slovo alebo niekoľko slov v tele písmena a potom kliknite na Vložte zlučovacie pole na Skupina Písanie a vkladanie polí.
23. Na Vložte zlučovacie pole políčko, vyberte Polia databázya potom vyberte Značka a model vozidla. Kliknite na Vložte pridať pole vlastného zlúčenia.
24. Takto môžete pridať toľko variabilných zástupných znakov, koľko chcete prispôsobiť každému odoslanému listu alebo e-mailu. Hromadná korešpondencia v programe Microsoft Word automaticky spojí údaje s menom príjemcov.
25. Na Stuha, kliknite na Dokončiť a zlúčiť príkaz a potom zvoľte Tlač dokumentov alebo Posielajte e-mailové správy. Môžete tiež kliknúť na Úpravy jednotlivých dokumentov na korektúru vašich e-mailov alebo listov pred ich odoslaním.
Na zvýšenie produktivity e-mailov použite hromadnú korešpondenciu
Teraz viete, ako robiť hromadnú korešpondenciu pomocou programov Microsoft Word a Excel. Pomocou hromadnej korešpondencie môžete rýchlejšie odosielať e-maily na mieru a vytvoriť dobrý vzťah so svojimi profesionálnymi alebo osobnými kontaktmi. Používajte Word aj naďalej, aby ste si uľahčili profesionálny a osobný život ako doteraz.
Microsoft Word by nebol nástrojom, ktorý by bol, bez svojich produktívnych funkcií. Tu je niekoľko funkcií, ktoré vám môžu každý deň pomôcť.
Prečítajte si Ďalej
- Produktivita
- E-mailové tipy
- Tipy na tabuľky
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Hromadná korešpondencia
- Tipy pre Microsoft Office
Tamal je spisovateľka na voľnej nohe v MakeUseOf. Po získaní rozsiahlych skúseností v oblasti technológií, financií a obchodu procesy v predchádzajúcom zamestnaní v IT poradenskej spoločnosti, pred 3 rokmi prijal písanie ako povolanie na plný úväzok. Aj keď nepíše o produktivite a najnovších technologických novinkách, rád hrá Splinter Cell a sleduje Netflix / Prime Video.
Prihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu s technickými tipmi, recenziami, bezplatnými elektronickými knihami a exkluzívnymi ponukami!
Ešte jeden krok…!
V e-maile, ktorý sme vám práve poslali, potvrďte svoju e-mailovú adresu.