Ako písať lepšie e-maily: 3 jednoduché tipy

Pochopenie toho, ako písať dobré e-maily, je zásadná zručnosť, najmä pre prácu. Či už vlastníte malú firmu alebo ste samostatne zárobkovo činná osoba, pravdepodobne budete každý deň vybavovať nespočetné množstvo e-mailov.

E-maily môžete používať ako svoj primárny spôsob komunikácie s inými podnikmi a zákazníkmi. Napísať e-mail by sa mohlo zdať ako jednoduchá úloha, ľudia však často trpia nesprávnou komunikáciou.

Tu je niekoľko rád, ktoré vám môžu pomôcť!

1. Buďte presní

Pri e-mailovej komunikácii musíte byť konkrétni, čo hovoríte. Jednoduchý e-mail typu „Potrebujem to urobiť do zajtra.“ nebude stačiť, ak zasielate správy zamestnancovi.

Aj keď by vaši zamestnanci mali rozumieť väčšine toho, čo hovoríte, prečo riskovať nesprávnu komunikáciu, keď namiesto nich môžete byť priamy?

2. Štruktúru e-mailu správne

Optimalizácia predmetu

Všetky aspekty vášho e-mailu, od predmetu správy po telo, by mali byť optimalizované.

Každý deň dostanete nespočetné množstvo e-mailov a niektoré z nich majú tendenciu vyčnievať, že? Spravidla sú to tie s optimalizovaným predmetom. Predmet vášho e-mailu by mal byť relevantný k celkovému predmetu e-mailu.

Ak nespoznávame predmet správy alebo sa javí ako irelevantný, e-mail pred prečítaním jednoducho odstránime. Ak tomu chcete zabrániť, uistite sa, že je váš predmet správne štruktúrovaný.

Telo e-mailu

Začnite svoj e-mail pozdravom. Pri komunikácii s klientmi a obchodnými partnermi je dôležité byť formálny. Je úplne v poriadku používať neformálnu reč, keď je to vhodné, ale vo väčšine prípadov je lepšie používať formálnu reč.

Akú otázku alebo akciu sa snažíte povedať? Po pozdravoch je dobré sa dostať priamo k veci. Neváhajte byť priamy.

Zatvára sa

Koniec vášho e-mailu je to posledné, čo si vaši zákazníci alebo obchodní partneri prečítajú. To môže mať vplyv na to, či vám dajú odpoveď alebo nie.

Pokúste sa ukončiť e-mail, ako by ste skončili v konverzácii. Budete mať väčšiu šancu na pozitívnu odpoveď, ak budete priateľskí, profesionálni a budete mať jasnú výzvu na akciu.

Posiela sa príloha

Ak máte veľkú prílohu, ktorú chcete poslať, nemali by ste to robiť prostredníctvom e-mailu. Namiesto toho nahrajte súbor do služby zdieľania súborov a namiesto toho pošlite odkaz. Vyzerá to oveľa profesionálnejšie.

3. Úpravy a korektúry!

Pri príprave svojho e-mailu sa snažte predstaviť, aby si ho prečítal každý v spoločnosti. Vytváranie e-mailov je rýchle, ale môžu zanechať trvalý dojem, takže pred kliknutím na svoju prácu nezabudnite skontrolovať Pošli.

Existuje veľa bezplatných online nástrojov, ktoré vám pomôžu zabezpečiť, aby bola vaša práca napísaná správne a gramaticky správna. Zahŕňa štruktúru vety, interpunkciu, pravopis atď.

Gramaticky

Gramaticky analyzuje text, ktorý ste napísali, a skontroluje gramatické chyby. Môžete si ho nainštalovať ako rozšírenie prehliadača, a tak k nemu máte prístup bez ohľadu na to, aký web používate.

Grammarly napríklad môže skontrolovať vašu gramatiku pri zadávaní e-mailov v službe Gmail alebo na iných e-mailových weboch.

Grammarly je k dispozícii zadarmo, má však aj prémiovú verziu. Jeho bezplatná verzia odvádza dobrú prácu pri zisťovaní základných a pokročilých gramatických a interpunkčných chýb, ako sú čiarky, zabehnuté vety, aliterácia, fragmenty atď.

Skontroluje tiež pravopisné chyby, plagiát a štýl písania. Prémiová verzia Grammarly dodáva všetkému, čo bezplatná verzia ponúka, ďalší nádych. Prémiová Grammarly je však väčšinou určená pre tých, ktorí plánujú publikovať články.

Súvisiace: Oplatí sa vám Grammarly Premium? Tu je všetko, čo potrebujete vedieť

Hemingway editor

The Hemingway editor je bezplatný online nástroj, ktorý vám pomôže vylepšiť štýl písania. Platforma je ideálna na úpravu krátkych častí, napríklad e-mailov.

Editor Hemingway vás navyše povzbudí, aby ste pri písaní písali jasne a priamo, aj keď píšete dlhé články so zložitými vetami. Tento editor môžete použiť na posúdenie zložitosti a čitateľnosti svojej práce.

Vedeli ste, že Microsoft Word má veľké možnosti kontroly pravopisu? Po otvorení programu Microsoft Word kliknite na Súbor> Možnosti> Korektúry. Môžete zvoliť možnosti automatických opráv a pravopisu, ktoré má Microsoft Word skontrolovať.

Okrem toho spoločnosť Microsoft poskytuje Microsoft Editor, rozšírenie prehľadávača, ktoré vám pomôže skontrolovať gramatické chyby, štýl a ďalšie dokumenty.

Skvelá vec pri úprave vašich e-mailov v programe Microsoft Word je, že úpravy a formátovanie sa skvele prekladajú do niektorých e-mailových aplikácií / webov, ako sú Gmail alebo Outlook.

V súčasnosti budú mať najpopulárnejší poskytovatelia e-mailových služieb integrované možnosti úprav. Mnoho z nich skontroluje aj gramatické chyby. Okrem služieb Gmail, Yahoo a Outlook majú tiež možnosti formátovania e-mailov.

Súvisiace: Najobľúbenejší poskytovatelia e-mailov lepšie ako Gmail a Yahoo Mail

Naučte sa, ako zostaviť dokonalý e-mail

Väčšina z nás trávi značnú časť dňa písaním a čítaním e-mailov. Tieto e-maily môžu byť často pre ostatných mätúce. Tipy uvedené vyššie by vám mali pomôcť pri písaní stručných, jasných a ľahko zrozumiteľných e-mailov.

Vaše e-mailové adresy odrážajú vašu profesionalitu, zmysel pre detail a hodnoty. Nezabudnite preto, ako môžu ostatní interpretovať tón vášho e-mailu.

5 bezplatných e-mailových nástrojov na vyčistenie doručenej pošty a vylepšenie služby Gmail

Chcete z Gmailu vyťažiť maximum? Pomocou týchto bezplatných aplikácií a rozšírení prehľadávača môžete odmietnuť doručenú poštu a vylepšiť svoj e-mail.

Prečítajte si Ďalej

O autorovi

Rozbaliť a prečítať si celý príbeh