9 bežných chýb v projektovom manažmente (a čo robiť namiesto toho)

V projekte sa aj malé chyby môžu stať nákladnými pre vašu kariéru. Môže to tiež vykoľajiť projekt a nepriaznivo ovplyvniť váš výkon, okrem toho, že to vašu organizáciu bude stáť veľa peňazí.

Tu uvádzame niekoľko častých chýb projektového riadenia, ktorým by ste sa mali za každú cenu vyhnúť.

1. Nedodržiavanie správnej metódy

Úspešný projekt vyžaduje vhodnú stratégiu podľa požiadaviek projektu a schopností členov tímu. Ak chcete prispieť k úspechu projektu, musíte nájsť najlepšiu metodiku riadenia projektu, aby ste udržali členov sústredených a zaangažovaných.

Pred vypracovaním stratégie môžete vyhodnotiť silné a slabé stránky členov vášho tímu pomocou SWOT analýzy. Nástroje SWOT vám umožňujú zvoliť si cieľ projektu a zadať údaje o silných a slabých stránkach, príležitostiach a hrozbách.

2. Neúčinná komunikácia

Nedostatok efektívnej komunikácie je jednou z hlavných úskalí projektového riadenia, s ktorými sa môžete stretnúť. Počas nedorozumenia si členovia tímu navzájom vyčítajú; ale je to nakoniec projekt, ktorý je brzdený.

Aby ste sa vyhli takýmto problémom, vždy majte jasnú komunikáciu medzi členmi projektu. Ak budete mať všetci prehľad, bude užitočné zabrániť nesprávnej komunikácii. Nezabudnite informovať ostatné zainteresované strany o akýchkoľvek zmenách v rozhodnutiach.

Ak chcete komunikovať v reálnom čase, vyberte si aplikácie ako Slack, ktoré zaznamenávajú celú konverzáciu. Google Jamboard je silnou voľbou pre audio-video komunikáciu medzi členmi tímu zapojenými do riadenia projektu.

Súvisiace: Čo je to rezerva a ako to funguje?

3. Nepoužívanie softvéru na správu projektov

Na inteligentné riadenie projektov by ste mali využiť maximum z automatizácie a programovaných nástrojov. Úspešné organizácie implementujú jednu alebo viac aplikácií na zefektívnenie riadenia projektu.

Nástroje na riadenie projektu zlepšujú efektívnosť zdrojov a sledovanie pokroku bez ohľadu na veľkosť a typ projektu. Môžeš použiť ProofHub plánovať a realizovať projekty prostredníctvom dosiek Kanban, Ganttových diagramov, online korektúry a funkcií dynamického výkazníctva.

Môžete tiež vyskúšať ClickUp na správu projektov alebo úloh s využitím funkcií, ako je závislosť od úloh, opakujúce sa úlohy, agilné zobrazenie na doske a priraďovanie komentárov ako úloh. Umožní vám tiež vybrať šablónu vhodnú pre váš projekt a automaticky pridá možné úlohy.

4. Nedostatok informácií od členov tímu

Jednou z hlavných príčin neúspechu projektu je nedostatočná podpora členov tímu. Môže sa to stať, keď projektový manažér neposlúcha tím. Prípadne, ak sa tím nestará o to, aby poukázal na prínos projektu, môžu to mať negatívne dopady.

Pred a počas projektu by mal mať tím viac stretnutí s manažérom. Pomôže im to pochopiť dôležitosť projektu a prediskutovať jeho stratégiu a pracovný tok.

Ak nie je možné osobné stretnutie, tímy sa môžu pripojiť k virtuálnemu stretnutiu prostredníctvom Priblížiť kde sa môžu zúčastniť hlasovania a diskutovať o projekte pomocou funkcie tabuľa. Google Meet tiež ponúka online zariadenie na schôdzky s funkciami, ako sú automatické titulky naživo a ďalšie ovládacie prvky pre hostiteľa schôdzky.

5. Nedostatok kvalifikovaných zdrojov

Výber neskúsených a neefektívnych zdrojov môže ohroziť celý projekt. Členov projektu si často vyberáte na základe ich dostupnosti, nie na základe ich schopností a skúseností s príslušnými projektmi.

Z tohto dôvodu je nevyhnutné múdro vyberať členov tímu, ktorí môžu v určenom časovom rámci viesť projekt k úspešnému koncu. Ak vaša organizácia nemá dostatok pracovných síl potrebný pre konkrétny projekt, kedykoľvek môžete outsourcovať efektívnych a ostrieľaných ľudí Prepracované alebo Fiverr.

6. Súčasná práca na viacerých projektoch

Práca na mnohých projektoch naraz vás môže mýtiť a negatívne ovplyvniť kvalitu a efektívnosť vašej práce. Ak sa chcete vyhnúť prekážkam, delegujte všetky ostatné úlohy pri práci na veľkom projekte. Ak musíte spravovať viac ako jeden projekt súčasne, na správu úloh používajte aplikácie kalendár a zoznam úloh.

Google Calendar je všestranná aplikácia pre kalendár, ktorú by ste mali použiť, keď sa podieľate na viacerých projektoch. Umožňuje vám plánovať udalosti kalendára z e-mailov a chatov, zdieľať vašu dostupnosť a prezerať si osobné alebo obchodné udalosti na jednom mieste.

Todoist môžete tiež použiť na centralizáciu všetkých úloh a ich správne usporiadanie. Existuje bezproblémová cesta k synchronizujte Kalendár Google s Todoistom aplikácia

7. Nepraktický odhad a riadenie času

Ako projektový manažér ste povinní udržiavať všetkých na dobrej ceste. A za to niekedy môžete klientovi ponúknuť nereálnu časovú os a zaťažiť členov tímu nadčasmi. V inom scenári vedie vaša zhovievavosť k tímu k oneskoreniu projektu. Oba sú škodlivé pre váš projekt a pre vzťahy medzi klientmi a organizáciami.

Používanie efektívnych nástrojov na sledovanie času ako Time Doctor vám pomôže sledovať produktivitu zamestnancov a čas, ktorý každá úloha zaberie. Ak váš projekt zahŕňa fakturáciu na základe pracovnej doby, môžete použiť Včasné za vytvorenie dôkladného pracovného záznamu pre fakturáciu.

8. Mikromanažment tímu

Ako projektový manažér by ste nemali mikromanažovať členov svojho tímu. Ľudia v tíme by mohli tento zvyk považovať za prejav nedôvery. Môže to negatívne ovplyvniť pracovné prostredie. Tým, že svojmu tímu ponúknete určitú slobodu, inšpirujete ho k usilovnej práci a vytváraniu pozitívneho prostredia.

Môžeš použiť Asana stanoviť si ciele na začiatku projektu a dostať upozornenie, keď tím splní určitú úlohu. Tímová práca je ďalšia aplikácia na správu úloh, ktorá umožňuje priradiť úlohy iným a sledovať šírku pásma a kapacitu tímu pre delegovanie úloh, aby sa zabránilo vyhoreniu.

9. Neschopnosť riadiť rozsah projektu

Zmena rozsahu projektu v polovici jeho fungovania povedie k nesprávnemu prideleniu nákladov a času a zároveň bude ohrozený úspech projektu. Aj malá zmena môže oddialiť celú operáciu.

Ak sa chcete vyhnúť týmto problémom, majte od začiatku zložito definovaný rozsah. Aby ste sa ubezpečili o správnom riadení výstupov projektu, pozorne sledujte postup projektu. Sponzorov tiež pravidelne informujte v prípade akejkoľvek zmeny rozsahu.

S Wrike, môžete spravovať pracovný tok projektu, ktorý obsahuje veľa úloh a čiastkových úloh. Jeho pracovné plány a funkcie správy zdrojov vám pomôžu pri bezproblémovom riadení rozsahu projektu.

NTask je ďalší nástroj riadenia projektu ktorá vás informuje o priebehu projektu a využití rozpočtu, aby ste mohli predpokladať akúkoľvek zmenu rozsahu projektu.

Vyvarujte sa bežných chýb v úspešnom riadení projektu

Správne plánovanie, bdelosť a transparentná komunikácia zabezpečujú ľahké riadenie projektu. Vyskúšajte tieto tipy, aby ste sa vyhli niektorým častým chybám v riadení projektu a dokončili projekty včas.

5 najlepších bezplatných Ganttovho diagramu pre správu projektov

Ganttove diagramy vám umožňujú plánovať úlohy na deň a vizualizovať priebeh projektu. Vyskúšajte týchto 5 bezplatných aplikácií!

Prečítajte si Ďalej

O autorovi