Software pre plánovanie udalostí: 5 aplikácií na efektívnu správu vašich udalostí

Organizácia úspešnej akcie je obohacujúca a stresujúca povinnosť. Potrebujete špeciálne schopnosti na vypracovanie rozpočtu, ktorý zohľadňuje nepredvídateľné okolnosti, nájdenie jedného alebo viacerých vhodných miest, propagáciu akcie atď.

Ale okrem vynikajúcej pozornosti k detailu, organizačných schopností a šikovného networkingu, spoliehanie sa na softvér na plánovanie udalostí bude veľkým prínosom pre zefektívnenie procesu správy a úsporu čas.

Ako si vybrať ideálnu aplikáciu na plánovanie udalostí

Existuje mnoho aplikácií na plánovanie udalostí, z ktorých každá ponúka špecifické funkcie. Najlepší softvér na správu udalostí je však ten, ktorý vyhovuje vašim potrebám, pretože rôzne udalosti vyžadujú rôzne funkcie.

Budete teda musieť načrtnúť svoje potreby pre nadchádzajúcu udalosť, aby ste vedeli, ako si vybrať ideálny softvér. Tu je niekoľko otázok, ktoré vás prevedú touto úlohou:

• Aký typ podujatia organizujete, osobne, virtuálne alebo hybridne? Pomôže vám to vybrať aplikáciu, ktorá podporuje typ udalosti.
instagram viewer
• Je to uzavretá alebo otvorená udalosť? Ak ide o uzavretú akciu, možno budete potrebovať iba softvér, ktorý vám pomôže odoslať pozvánky konkrétnym hosťom. V opačnom prípade by ste na propagáciu udalosti potrebovali aplikáciu so vstavanými marketingovými nástrojmi.
• Má softvér pre plánovanie udalostí mobilnú verziu? Softvér na plánovanie udalostí vhodný pre mobilné zariadenia vám umožní získať prístup ku všetkým vašim informáciám na cestách. Aplikáciu môžete použiť aj na zdieľanie informácií týkajúcich sa udalostí so svojimi účastníkmi.
• Musíte vypočítať veľa zásob stravovania? Na to, aby ste mali všetky svoje informácie na jednom mieste, môžete použiť aplikáciu so vstavanou kalkulačkou plánovania udalostí.
• Čo potrebujete na akciu? Tu môžete napísať všetky potrebné nástroje vrátane oznamovacích systémov, systémov predaja lístkov, nástrojov na registráciu dochádzky atď.
• Potrebujete spolupracovať s inými organizátormi alebo účastníkmi akcie? Ak áno, mali by ste si vybrať aplikáciu, ktorá umožňuje komunikáciu.

Tieto otázky by vám mali pomôcť zúžiť zoznam aplikácií na plánovanie udalostí. Možno však budete musieť zmiešať rôzne aplikácie v závislosti od veľkosti udalosti alebo ak nenájdete aplikáciu, ktorá spĺňa všetky vaše potreby. Vzhľadom na to by ste mali zvážiť tieto riešenia plánovania udalostí:

O Eventbrite je všeobecne známe, že je jedným z nich najlepšie nástroje na vyhľadávanie udalostí okolo vás, ale v súprave nástrojov - Eventbrite Organizer - má aj aplikáciu na správu udalostí.

Či už plánujete malé stretnutie alebo veľkú párty, na Eventbrite Organizer sa môžete spoľahnúť váš nástroj na jednom mieste na vytváranie udalostí, správu predaja udalostí a sledovanie návštevnosti naživo smartphone.

Eventbrite môžete použiť aj na reklamu svojej akcie online a zdieľanie dôležitých informácií so svojimi pozvanými.

Stiahnuť ▼: Organizátor Eventbrite pre Android | iOS (zadarmo, vlastné ceny)

Pri plánovaní akcie je zapojených toľko pohyblivých častí. Preto musíte mať jedno centrálne miesto, aby ste boli organizovaní a sledovali dokončené aj nedokončené úlohy.

monday.com je účinný nástroj, ktorý môžete použiť na prenesenie všetkých spustených projektov na rovnakú platformu. Aj keď je to predovšetkým nástroj projektového riadenia, Obsahuje tiež funkcie plánovania udalostí a vstavané šablóny, ktoré môžete vy a ďalší spolupracovníci použiť na plánovanie rozpočtu alebo organizáciu časových harmonogramov.

Môžete použiť Môj týždeň funkcia na vytváranie a priraďovanie úloh iným členom tímu, pričom na sledovanie a meranie vášho pokroku používa svoj hlavný panel. Na komunikáciu s členmi tímu v aplikácii môžete použiť aj web monday.com, takže sa nebudete musieť stratiť v kope e -mailových schránok. Vyskúšaj Výkonné organizačné nástroje monday.com na podporu vašej tímovej spolupráce.

Stiahnuť ▼: monday.com pre Android | iOS (bezplatná, dostupná prémiová verzia)

3. Vreckový plánovač

Jednou z kritických schopností plánovača udalostí je schopnosť navrhnúť presné rozpočty, ktoré zohľadňujú neplánované situácie. To znamená, že budete musieť osloviť matematika vo vás.

Vykonávanie všetkých týchto ručných výpočtov však môže byť časovo náročné a často sa musíte vysporiadať s obmedzenými plánmi. Pocket Planner je efektívna a ľahko použiteľná aplikácia, ktorá vám môže pomôcť urobiť presné odhady vašich udalostí. Mať všetky výpočty na jednom mieste vám tiež pomôže ušetriť čas.

Stiahnuť ▼: Vreckový plánovač pre iOS (zadarmo)

Social Tables je praktický nástroj špecializujúci sa na vytváranie diagramov udalostí, ktorý vám pomôže vizualizovať miesto konania, usporiadať sedenie a spolupracovať s návštevníkmi.

Môžete si vytvoriť svoj architektonický plán alebo na začiatok použiť jednu z jeho 3D šablón. Stačí si vybrať typ udalosti, vybrať šablónu zodpovedajúcu štýlu a upraviť podľa svojich potrieb.

Tento softvér môžete použiť na navrhnutie rozloženia priestoru pre udalosti pridaním všetkých druhov vopred pripravených objektov vrátane projektorov, pódií, tabuliek atď. Prostredníctvom softvéru môžete tiež zdieľať rozloženie s inými spolupracovníkmi.

Ak dávate prednosť platforme na správu udalostí typu všetko v jednom, aby ste sa vyhli žonglovaniu s viacerými špecializovanými nástrojmi, s Whova neurobíte chybu. Jedná sa o multifunkčný softvér, ktorý vám umožňuje spravovať virtuálne, osobné alebo hybridné udalosti pomocou rovnakého systému.

Medzi niektoré z jeho kľúčových funkcií patrí registrácia na podujatie, správa konferencií, marketing udalostí, tvorba webových stránok, registrácia účastníkov, zapojenie účastníkov, vytváranie sietí atď.

Prostredníctvom aplikácie môžete s účastníkmi tiež zdieľať informácie, ako je program podujatia a iná logistika (spôsob parkovania a mapy). Okrem toho môžu návštevníci využívať svoje sieťové funkcie na zdieľanie fotografií z udalosti, výmenu kontaktov skenovaním vizitiek alebo si dokonca navzájom odosielať správy prostredníctvom aplikácie.

Stiahnuť ▼: Pre koho Android | iOS (bezplatné demo, vlastné ceny)

Spravujte svoje udalosti s dôverou

Teraz sa môžete zbaviť časovo náročného kutilského prístupu a spoliehať sa na tieto nástroje na správu udalostí, ktoré vám uľahčia proces plánovania, zefektívnia operácie a pomôžu vám zorganizovať úspešnejšie akcie.

Ale vzhľadom na to, že žiadne dve akcie nie sú rovnaké, je kľúčové identifikovať vaše potreby a vybrať si najvhodnejší softvér, ktorý zvýši úroveň každého prvku vašej akcie. Neváhajte a vyberte softvér, ktorý vám pomôže zapamätať si vašu budúcu udalosť.

6 vlastných plánovačov, ktoré môžete ľahko vytvoriť pomocou Disku Google

Prečo nevynechať svoju aplikáciu pre plánovač Disku Google? Tieto online plánovače vyrobené pomocou nástrojov Google dokazujú ich všestrannosť.

Čítajte ďalej

O autorovi