Ako ísť bez papiera s online nástrojmi v kanceláriách a domácnostiach

Prílišná závislosť na papieri v kanceláriách poškodzuje životné prostredie. Okrem toho môže byť zabezpečenie citlivých kancelárskych dokumentov problémom. Výsledkom je, že súbory kritické pre odoslanie môžu byť vystavené komukoľvek, vrátane náhodného návštevníka.

Vylúčením papiera z kancelárie sa môžete vyhnúť všetkým takýmto rizikám. Tu je niekoľko online aplikácií a tipov, ktoré môžete použiť na to, aby bola vaša kancelária bezpapierovejšia.

Prejdite z denníka návštevníkov v papierovej forme na online systém správy návštevníkov. Inovatívne a robustné nástroje na správu návštevníkov môžu spravovať celý proces správy návštevníkov kancelárie.

Lobbytrack vám umožní sledovať všetkých návštevníkov pri fotografovaní a tlači odznakov súčasne. Dodáva sa tiež s funkciami, ako je upozornenie hostiteľov, správa núdzovej evakuácie a varovanie bezpečnostného personálu.

Proxyclick je cloudové riešenie, ktoré vám pomôže ovládať tok ľudí. Tento nástroj je možné prispôsobiť a sleduje integrovaný prístup, aby boli recepcie efektívne a citlivé údaje v bezpečí.

2. Účtovné aplikácie

Správa vášho kancelárskeho účtovníctva na papieri môže byť hektická, časovo náročná a tiež mätúca. S pomocou účtovných aplikácií môžete tento proces urobiť bezpapierovým, rýchlym a bez námahy.

Účtovanie mudrcov je účtovná aplikácia, ktorú môžete používať aj bez akéhokoľvek pozadia v účtovníctve. Akonáhle ho prepojíte so svojim bankovým účtom, tok transakcií sa stane bezproblémovým. Prostredníctvom funkcie jednoduchého vykazovania môžete sledovať predaje, nákupy a peňažné toky.

QuickBooks je ďalší online účtovný nástroj, ktorý vám umožní zvládnuť samovymeranie DPH, daní a miezd zamestnancov. QuickBooks POS je rozšírená edícia, ktorá umožňuje majiteľom malých firiem prevádzkovať maloobchodné pulty bez papiera.

3. Aplikácie na správu projektov

Ak plánujete používať papiere vo fáze projektového manažmentu, môže vás to ľahko stáť veľa peňazí. Aby boli všetci členovia tímu na tej istej stránke, musíte vytlačiť viac kópií toho istého súboru. Týmto nástrojom sa však môžete vyhnúť a stať sa ekologickými pomocou nástrojov na správu úloh alebo projektov.

Nástroj riadenia projektu Asana má intuitívne používateľské rozhranie, ktoré môže ktokoľvek použiť na priradenie a sledovanie úloh. Aplikácia vám pomôže so zdieľaním súborov v reálnom čase, komentovaním úloh a generovaním digitálnych správ.

ClickUp je ďalší nástroj na správu projektov, ktorý vám umožňuje integrovať mnoho aplikácií tretích strán. Ponúka tiež zobrazenie pracovného zaťaženia, ktoré vám pomôže sledovať pracovné zaťaženie jednotlivých zdrojov.

Súvisiace: Čo je to ClickUp? Najlepšie funkcie riadenia projektov

Stále mrháte lepiacimi poznámkami na zapisovanie svojich úloh? Mali by ste sa toho zbaviť a zvoliť si aplikácie na zoznam úloh.

Todoist umožňuje organizovaný zoznam všetkých úloh. Umožňuje vám tiež pridať sekcie a čiastkové úlohy na kategorizáciu vašich úloh. Do tejto aplikácie môžete tiež pridať úrovne priority a obľúbené značky.

Any.do vám umožní prístup k zoznamu úloh odkiaľkoľvek a na akomkoľvek zariadení. Tiež vám pripomenie, aby ste v určený čas vykonávali dôležité úlohy.

5. Aplikácie na zapisovanie poznámok

Akonáhle urobíte proces zapisovania poznámok bezpapierový, môžete ušetriť náklady na poznámkové bloky a perá. Pred stretnutím navyše nemusíte tráviť čas hľadaním poznámkového bloku v preplnenom stole.

S aplikáciou na zapisovanie poznámok ako EvernoteVďaka svojej online synchronizácii môžete nechať všetky dôležité informácie dostupné na všetkých zariadeniach. Môžete si tiež prispôsobiť formátovanie poznámok a pridávať do nich obrázky, zvukové súbory a dokumenty podľa vlastného výberu.

Zjednodušené umožňuje pridávať, zobrazovať, upravovať a publikovať poznámky vo formáte Markdown. Vy a váš tím môžete zdieľať akékoľvek poznámky v skupine pre spoluprácu a nápady.

Ak ste sa rozhodli pre bezpapierový papier, malo by vo vašej stratégii existovať vytváranie digitalizovaných kópií vašich existujúcich papierových dokumentov.

Použite Adobe Scan na svojom smartfóne previesť dokument v papierovej forme na súbor PDF. Aplikácia vám tiež pomôže spravovať rozmery súboru, okrem ponúkania funkcií, ako je orezanie, otáčanie, pridávanie poznámok, podpisovanie a úpravy farieb.

ABBYY FineReader PDF je pokročilý skener dokumentov, ktorý podporuje viac ako 190 jazykov a ukladá ich do 12 rôznych formátov súborov. Okrem skenovania tlačeného aj ručne písaného textu vám umožňuje pridávať komentáre a podpisy.

7. Aplikácie na zdieľanie súborov a zabezpečenie

Časy, keď ste museli vytvárať tlačené kópie svojich správ a distribuovať ich medzi príjemcov, sú preč. Pomocou online aplikácií na zdieľanie súborov môžete ukladať súbory v cloude a zdieľať prístup iba s oprávnenými príjemcami.

Box umožňuje ukladať a zdieľať súbory a dokumenty v cloude, pričom dodržiava zásady súladu s odvetvím a zásady ochrany osobných údajov. Vďaka tomu je spolupráca medzi členmi tímu bezproblémová.

Môžete tiež použiť disk Google na bezpečné ukladanie kancelárskych súborov a ich zdieľanie iba s určenými príjemcami. Tento nástroj navyše umožňuje organizovať súbory pomocou rôznych priečinkov.

8. Kalendárové aplikácie

Kalendárové aplikácie sa stali neoddeliteľnou súčasťou profesionálneho života. Všetky druhy podnikania môžu ťažiť z používania aplikácie kalendára, namiesto zaznamenávania schôdzok v papierovom diári.

Calendly je online aplikácia na plánovanie schôdzok, kde si môžete naplánovať schôdze profesionálne a efektívne. S touto aplikáciou môžete automatizovať proces pripomienok a následných opatrení.

Kalendár Google je populárny online kalendár, v ktorom môžete zafarbiť položky kalendára a organizovať tak udalosti v kalendári. Asistenčný návrhový nástroj automaticky vyplní položky, aby ušetril váš čas. V tomto online kalendári môžete ľahko upraviť rozvrh akéhokoľvek online stretnutia.

Súvisiace: Tipy, ako sa vyhnúť prokrastinácii a dodržať termíny

Teraz je načase zbaviť sa vytlačených právnych dokumentov. Presuňte sa do sveta digitálnych dohôd a elektronických podpisov, aby ste ušetrili papier a zvýšili efektivitu práce vášho tímu.

Navrhnúť je online platforma, ktorá vám umožňuje vytvárať, sledovať, odosielať a elektronicky podpisovať všetky druhy zmlúv, návrhov a dohôd. Môžete použiť vopred navrhnuté šablóny návrhov z knižnice obsahu tejto aplikácie.

PandaDoc vám umožňuje zefektívniť správu zmlúv jednoduchým vytváraním, upravovaním a podpisovaním dokumentov. Ponúka služby, ako sú návrhy, cenové ponuky, zmluvy a formuláre - to všetko v digitálnom formáte bez akéhokoľvek papiera.

10. Online faxové aplikácie

Aj keď plánujete odstrániť všetky faxy, nemusí to byť možné, ak klienti trvajú na ich použití. Ešte, online faxové aplikácie vám môže pomôcť pri odstraňovaní papiera z faxu. Tieto aplikácie presmerujú faxy do počítača, smartfónu alebo akéhokoľvek iného zariadenia podľa vášho výberu. Môžete teda tiež automatizovať fax a ušetriť tisíce listov papiera každý rok.

RingCentral je online faxový softvér, ktorý vám umožní spravovať prichádzajúce a odchádzajúce faxy online a zároveň ponúka značné úspory. Môžete tiež použiť HelloSign odosielať a prijímať faxy pri zachovaní dôvernosti a bezpečnosti.

Teraz si vo svojej mysli môžete nakresliť jasný obraz a naplánovať si, že sa v kancelárii alebo doma chystáte ísť bez papiera, nech už pracujete kdekoľvek. Keď sú vám vyššie uvedené online aplikácie k dispozícii, implementácia bezpapierovej politiky na pracovisku netrvá dlho.

Zbavenie sa papiera je jedným z mnohých spôsobov, ako odblokovať pracovný priestor a zvýšiť produktivitu.

10 spôsobov, ako zvýšiť produktivitu tým, že zaneprázdníte svoju pracovnú stanicu

Zistite, ako vám pracovná stanica bez neporiadku pomáha pracovať pozorne a vykonávať úlohy včas.

Čítajte ďalej

O autorovi