5 vecí, ktorým by ste sa mali v programe Excel vyhýbať

Excel je vynikajúci nástroj na spracovanie údajov, ale má svoje obmedzenia. Ak máte príliš komplikované vzorce alebo ak sa vám pri otváraní súboru Excel počítač pokazí, mali by ste zvážiť použitie iného formátu súboru.

Aké sú teda prípady použitia, v ktorých by ste mali zvážiť iný softvér? Tu je niekoľko situácií, kedy by ste mali použiť inú aplikáciu.

1. Rozsiahle databázy

Ak nie ste dobre oboznámení s počítačmi, pravdepodobne si myslíte, že Excel (alebo Tabuľky Google) je jediný spôsob ukladania údajov. Napokon, najnovšie verzie Excelu majú 16 384 stĺpcov a 1 048 576 riadkov, čo predstavuje dohromady 17 179 869 184 buniek.

Aj keď je to veľa informácií, mali by ste si uvedomiť, že váš počítač ich načíta naraz. Ak teda používate veľa buniek, môžete očakávať, že váš počítač pobeží pomaly. Mať sto alebo dokonca tisíc riadkov nebude problém.

Ak však údaje kompilujete niekoľko rokov alebo ak do jedného súboru pridáva informácie viac používateľov, dokonca aj výkonné počítače sa ho budú snažiť načítať. Dôvodom je, že spoločnosť Microsoft načíta všetky údaje pri otvorení súboru.

Aj keď je to užitočné pri analýze krátkodobých údajov, plytvá to výpočtovým výkonom, ak potrebujete analyzovať iba konkrétne informácie. Ak napríklad potrebujete e -mailovú adresu zákazníka, nemusíte načítať všetok zvyšok svojej klientskej databázy.

Dobrou alternatívou na ukladanie údajov je použitie vyhradeného databázového softvéru alebo služby. Ponúkajú rovnaké funkcie ako Excel, napríklad analýzu údajov, ale ešte viac funkcií. Program Microsoft Access môžete používať, ak ste fanúšikom balíka Microsoft Suite. Medzi ďalšie alternatívy patrí LibreOffice Base a ďalšie.

2. Komplexná analýza údajov

Program Microsoft Excel má značný počet dostupných vzorcov. Ponúka najjednoduchší súčet pre komplikované funkcie, ako napr čistá súčasná hodnota (počíta sa s časovou hodnotou peňazí) a predpoveď (používa sa na výpočet budúcich hodnôt).

Ak však zistíte, že vyrábate viacero komplikovaných funkcií, je najvyšší čas zvážiť ďalšie riešenia. Excel je vynikajúci nástroj, ak sú všetky premenné vášho vzorca založené na nespracovaných údajoch. Ak však zistíte, že vaše funkcie sú založené na bunkách, ktoré sú samy o sebe vzorcami, zvážte použitie špeciálneho analytického softvéru.

Ak sa vaše tabuľky opierajú o viacero vzorcov, pridaná vrstva zložitosti znamená, že chyby môžu byť jednoducho neodhalené. A aj keď nájdete chyby, nie je ľahké ich vysledovať, ak sú vaše vzorce tri riadky.

Namiesto toho, aby ste pre komplikované scenáre používali Excel, skúste sa naučiť programovací jazyk ako Python. Je ľahké to pochopiť a existujú niekoľko bezplatných zdrojov, ktoré vám pomôžu začať na to. A ak nemáte záujem študovať programovanie, môžete tiež použiť špecializované nástroje na analýzu údajov ktoré sa používajú oveľa jednoduchšie.

3. Projektový manažment

Pred príchodom špecializovaných nástrojov na správu projektov, ako sú Asana a Trello, mnoho profesionálov používalo program Microsoft Excel. Koniec koncov, je ľahké ho nastaviť. Existujú dokonca aj šablóny, ktoré si môžete stiahnuť, ktoré vám pomôžu začať.

Akonáhle sa však váš tím rozrastie - alebo začnete dostávať ďalšie projekty - veci sa skomplikujú. Pokiaľ nepoužívate online verziu Excelu, váš tím nemôže používať váš súbor na správu projektov súčasne. A keď pridáte ďalšie úlohy a podúlohy, môže sa stať, že v jednom hárku budete mať príliš veľa informácií.

Navyše, keďže k súboru má prístup viac ľudí, existuje väčšia šanca na neúmyselnú zámenu. Môžu nechtiac zmeniť vzorec alebo dokonca vymazať dôležité informácie. Mätúce môže byť aj vytváranie a priradenie závislostí projektu.

Preto je najlepšie zaobstarať si špeciálnu aplikáciu na správu úloh na správu svojho tímu. Účelovo navrhnuté aplikácie vám a vášmu tímu umožnia získať jasný prehľad o všetkom, čo je potrebné urobiť. Môžete dokonca priradiť úlohy konkrétnym členom, aby nič nebolo prehliadané.

A ak máte rozpočet, môžete nájsť bezplatné nástroje na správu projektov online. Teraz môžete mať všetkých na jednej stránke bez toho, aby ste museli minúť cent.

4. Formuláre

Pretože je Excel ľahko dostupný, často sa používa ako formulár. Vyskytlo sa mnoho prípadov, keď udalosti a stretnutia používali na registráciu hostí prenosné počítače a súbory programu Excel.

Použitie Excelu (alebo akejkoľvek tabuľky) ako formulára je pohodlné, pretože organizátori môžu priamo analyzovať svoje údaje. Má to však niekoľko nevýhod.

• Po prvé, nemali by ste žiadnu kontrolu nad vkladaním údajov. Ktokoľvek by mohol zadať nesprávne informácie a vy by ste neboli múdrejší. Neexistuje ani štandardizácia údajov. Niekto môže písať v New Yorku pod štátom, zatiaľ čo iný bude písať NY. Pri analýze údajov je to problematické.
• Za druhé, ak máte viac registračných stránok, mali by ste samostatné súbory údajov, ktoré vyžadujú konsolidáciu. Trvá to dlho a môže to spôsobiť chyby vo vašich údajoch. Mohlo by to tiež viesť k zdvojeniu úsilia, pretože používatelia môžu zadávať svoje údaje dvakrát.
• Po tretie, neexistuje žiadne súkromie údajov. Ak použijete tabuľku, ktokoľvek môže listovať v záznamoch a zhromažďovať údaje. Môžu dokonca zmeniť existujúce informácie, čo skreslí vaše údaje. Ak dôjde k úniku údajov prostredníctvom vašej registrácie v programe Excel, môžete niesť zodpovednosť.
• Nakoniec, ak budete používať Excel na online registráciu, nie je vhodný pre veľké databázy, ako už bolo uvedené.

5. Analýza finančných údajov

Keď na sledovanie finančných údajov používate Excel, je pravdepodobné, že budete musieť prepojiť viacero zdrojov. Týmito zdrojmi môžu byť ďalšie súbory programu Excel, online databázy a dokonca aj finančné webové stránky. Keď ich však pridávate, šance na uvedenie chyby alebo získanie zastaraných informácií sa zvyšujú.

Dokonca došlo aj k incident u J. P. Morgana už v roku 2012, kde vzorec omylom použil pri výpočte rizika čiastkové sumy namiesto ich priemeru. To zase poskytlo výsledok zhruba o dva magnitúdy nižší ako skutočná hodnota a spôsobilo, že banka prišla o 6 miliárd dolárov v obchodovaní.

Aj keď ide o ďalšie problémy, tento nesprávne napísaný vzorec je súčasťou kaskády chýb, ktoré viedli k tejto obrovskej strate.

Používajte vyhradený softvér

Microsoft Excel je vynikajúca tabuľka. Je to skvelé pre malé množiny údajov alebo ak to skúšate ako dôkaz koncepcie. Ak však chcete svoju prácu rozšíriť, mali by ste zvážiť vyhradený softvér.

Používanie softvéru vyvinutého špeciálne pre váš účel vám poskytne lepšiu funkčnosť, bude pracovať rýchlejšie a umožní vám vykonávať úlohy efektívnejšie. Napriek tomu, že nastavenie niektorých z nich bude stáť čas alebo peniaze (alebo oboje), z dlhodobého hľadiska vám ušetrí peniaze.

10 najlepších alternatív programu Excel pre vaše potreby tabuľky

Hľadáte lacnejšiu alternatívu k programu Microsoft Excel? Tieto tabuľkové aplikácie ponúkajú všetko, čo potrebujete, za menej peňazí.

Čítajte ďalej

O autorovi